Управление отелем в стиле «Румба. Управление отелем в стиле «Румба Отрасль Различные предприятия туристического и гостиничного бизнеса

Отрасль Различные предприятия туристического и гостиничного бизнеса

Румба 8: Управление отелем / Информационный выпуск №11775 / Страница о продукте на сайте разработчика

ОПИСАНИЕ

Конфигурация "Румба 8: Управление отелем" предназначена для автоматизации гостиниц, пансионатов, домов отдыха. В конфигурации реализованы рабочие места портье (администратора), менеджера отдела бронирования, супервайзера службы номерного фонда, менеджера службы бронирования конференц-залов, сотрудника планово-экономической службы.

Основные функциональные возможности:
- Учет загрузки номерного фонда
- Бронирование индивидуальное и групповое
- Взаиморасчеты с контрагентами
- Взаиморасчеты с гостями
- Работа с группами
- Бронирование ресурсов - конференц-залы, сауны и т.п.
- Размещение гостей
- Ведение журнала регистрации иностранных граждан
- Управление тарифами по дням недели, по сезонам
- Управление скидками. Накопительные скидки
- Управление квотами номеров
- Управление горничными, формирование задания на уборку, планирование и контроль выполнения работ
- Модуль он-лайн интернет бронирования
- Модуль Управления Распределенными Информационными Базами для построения распределенной мультигостиничной базы
- Учет в одной базе данных любого количества гостиниц и корпусов
- Многоязычный интерфейс пользователя (русский/английский)
- Печать документов из программы на разных языках
- Учет от имени нескольких юридических лиц
- Возможность работы с разными валютами
- Подробный аудит действий пользователей системы

В поставку включены интерфейсы со смежными системами:
- Тарификаторы телефонных разговоров
- Системы электронных замков
- Интеграция с фронт-офисом ресторана
- Выгрузка данных для УФМС, ОВИР и МВД.
- Обмен данными с "1С:Бухгалтерия 8", и "1С:Бухгалтерия 7.7".

Поддерживается работа с ККМ "Штрих-М", "Атол", "ККС:Спарк", "Datecs".

В конфигурации реализовано более 90 отчетов, в том числе оперативные отчеты по загрузке, по взаиморасчетам, регламентированные и аналитические.

ПАРАМЕТРЫ

Конфигурация "Румба 8: Управление отелем" является оригинальной, для работы требуется наличие установленной платформы "1С:Предприятие 8.1".

Конфигурация имеет закрытые участки кода и защищена ключом аппаратной защиты Guardant.

Основные функции Служба размещения Бронирование номеров По типам номеров и номерам Размещение гостей Выполнение всех требований УФМС Бронирование ресурсов Конференц-залы, сауны, … Взаиморасчеты с гостями По лицевым счетам Взаиморасчеты с контрагентами По договорам Служба эксплуатации номеров Планирование работ горничных Интерфейсы С 1С:Бухгалтерией 8, 1С:Бухгалтерией 7.7 С платежными системами Отчетность Возможна настройка отчетов пользователем без программирования

Номерной фонд Служба размещения Занятые/свободные номера Блокировки номеров Ремонт, Аренда и т.д. Свойства номеров Вид из окон, оборудование в номерах и т.д. Характеристики номеров площадь, кол-во комнат и т.д. Бронь/Групповая бронь Формирование подтверждения брони Счета-требования по брони Отправка форм подтверждений и счетов по Функции работы с большими группами (~300 человек) Распределение номеров перед заездом Бронирование по квотам агентов Бронирование по сетке-календарю заездов

Номерной фонд Остаток свободных номеров Показывает данные на любой заданный период Если данные менялись по часам, то можно увидеть час, когда номер появляется в продаже Можно распечатать или сохранить в Excel Каждую цифру можно проверить вызвав «расшифровывающий» отчет

Бронь Индивидуальная Групповая Бронь на конкретный номер Бронь по типу номера Отдельно плательщик, отдельно агент Расчет комиссионных агента Перенаправление начислений Возможность указать свободную цену Печать и отправка по подтверждения и счета на оплату непосредственно из программы Управление квотами контрагентов и агентов Снятие номеров в квоте с продажи Начисление договорной стоимости по всем номерам в квоте

Бронь История изменений документа Отслеживается изменение всех реквизитов (было стало) Есть возможность откатить состояние документа на любую точку в прошлом (если есть права доступа) Автоматическое формирование счетов- требований на оплату Внесение предоплаты по брони в кассу Печать подтверждения на русском/английском

Взаиморасчеты с гостями Лицевые счета Начисление Автоматическое по брони и размещениям Ручное Ручное на выбранных гостей из группы (групповое начисление) Оплата Различными способами оплаты Возможность внести депозит как по брони так и по размещению Возврат Перенос депозитов между лицевыми счетами Разделение/Объединение счетов Печать счетов по форме 3-Г

Оплата услуг в лицевом счете Возможно оформлять оплату на произвольную сумму (меньше или больше баланса по лицевому счету) Возможно оформлять оплату на одном рабочем месте по различным ККМ и различным способам оплаты. Состав доступных пользователю ККМ и способов оплаты настраивается в правах доступа

Взаиморасчеты с контрагентами Акты (счета-фактуры) Акты формируют бухгалтерскую реализацию услуг и «переносят» ответственность за получение оплаты по лицевому счету с портье на бухгалтерию Акты могут формироваться вручную или автоматически процедурой закрытия дня Параметры закрытия дня определяются учетной политикой организации и могут быть разными для различных юридических лиц гостиницы Возможна печать счетов-фактур непосредственно из программы При этом номер счета-фактуры резервируется в 1С:Бухгалтерии для сохранения непрерывной нумерации счетов-фактур Оплата Реализован удобный механизм разнесения поступивших на расчетный счет платежей между счетами, договорами и номерами групп контрагента Возможна оплата «безналичных» услуг через кассу портье По контрагенту ведется два баланса Бухгалтерский баланс Оперативный баланс, который дополнительно учитывает проживающих в настоящий момент гостей Действующую бронь будущих периодов от этого контрагента

Служба эксплуатации номеров Управление статусами номеров автоматическое изменение статуса номера при выселении (грязный) Настраиваемый в зависимости от технологии уборки принятой в гостинице бизнес-процесс смены статусов номера занят чистый занят грязный чистый занят грязный на уборке на инспекции чистый … Изменение статуса номера набором кода на телефоне в номере Специальная форма мониторинга текущего положения горничных Формирование задания на уборку по этажам или секциям номерного фонда Планирование работ горничных Ведение графика работы горничных Ведение норм выполнения работ в номерах (по площади, времени, нормативы расхода номенклатуры) По состоянию гостиницы автоматическое создание плана работы горничных – выездная, текущая уборка, смена белья и т.д. Возможность использовать различные схемы автоматического распределения горничных по работам Функция проверки состава работ и «подсвечивание» изменений в плане

Интерфейсы Фискальные регистраторы Поддерживаются все сертифицированные для сферы услуг в России Штрих-М; Атол; ККС; Искра Платежные системы Возможно оформление платежей пластиковыми картами (VISA, Master Card, и т.д.) непосредственно из программы без использования отдельных банковских терминалов Атол: Драйвер платежных систем Тарификация телефонных разговоров, платного телевидения, интернета Настраиваемый загрузчик для внешних тарификаторов Загрузчик из тарификатора WinTariff 1С:Бухгалтерия Использование только типовых документов Подключение к программе непосредственно из 1С:Бухгалтерии 8.1 и 7.7 Электронные замки Norweq Onity Salto Cisa Timelox Adel

Отчеты Оперативные Аудиторские Аналитические Регламентированные Росстат – 1 - Квартальная краткая Росстат Годовая Росстат - Сведения о кол- ве иностранных граждан по целям визита – Квартальная Журнал регистрации иностранных граждан Настраиваемые Система сохранения пользовательских настроек Настройка Внешнего вида Состава, заголовков и ширины колонок Группировок Сортировки Условное форматирование 39 41 Отличия от 7.7 Интерфейс Ушел в прошлое интерфейс «как у бухгалтера» Программа может работать на touch экранах стандартных POS систем Скорость работы Время отклика меньше 10 секунд гарантируется для 90% операций в гостиницах на 500 номеров при условии хранения в базе данных не менее 2-х лет истории Скорость формирования отчетов Максимальное время формирование любого отчета за любой период

Отличия от 7.7 Примеры скорости выполнения отчетов для базы гостиницы на 250 номеров, 2 года истории ОтчетВремя 7.7 (сек) Время 8.0 (сек) Остатки свободных номеров по дням (на 4 недели) 294 Отчет «Гости по документу» за 1 день по всем контрагентам 953 Должники942

РУМБА 8, Управление отелем - программа разработана на платформе 1С: Предприятие 8 и предназначена для использования в службах размещения, бронирования, эксплуатации гостиниц, пансионатов и домов отдыха. Решение позволяет вести учет в разрезе нескольких юридических лиц. Программа позволяет в одной БД вести сквозной учет по нескольким гостиницам или нескольким корпусам одной гостиницы.

Детальное описание функциональных модулей программы

Номерной Фонд

Возможность вести учет в разрезе нескольких гостиниц в одной базе. Тарифы, типы номеров, номерной фонд задаются для каждой гостиницы. Ограничения персонала на доступ к данным только одной выбранной гостиницы. Возможность получать интегральные отчеты по всем гостиницам.
Произвольная группировка номеров с глубиной вложенности до 4, например, Гостиница/Корпус/Этаж;
Ведение справочника типов номеров. Произвольная группировка типов номеров с глубиной вложенности до 2;
Ведение справочника вспомогательных помещений (саун, спортивных залов и т.д.)
Поддержка блоков совмещенных номеров;
Управление периодом эксплуатации номера. Возможность вводить номера в эксплуатацию на дату и выводить номера из эксплуатации на дату. Корректное отражение периода «жизни» номеров в отчетах;
Ведение истории изменения типов номеров и числа мест в номере. Корректное отражение истории изменения типа номера в отчетах;
Аудит изменений параметров номеров персоналом;
Ведение справочника видов размещения гостей в номерах;

Бронирование

Количественное бронирование по типам номеров (без выбора номера комнаты);
Бронирование номеров или мест в номерах;
Бронирование вспомогательных помещений;
Групповое бронирование с возможностью в одной брони указывать произвольное число гостей и различные планируемые параметры проживания гостей (сроки проживания, тарифы, способы разделения оплаты между контрагентом и гостем);
Расчет стоимости брони по тарифам с учетом указанных правил разделения оплаты между гостями и контрагентом, тарифных планов, автоматических и ручных скидок/наценок;
Формирование счетов (требований) на оплату брони с автоматическим расчетом состава и стоимости услуг;
Контроль возможности принять бронь по остатку свободных номеров/мест. Отображение остатка свободных номеров/мест по дням периода планируемого проживания. Отображение остатка от числа запланированных заездов для выбранного контрагента;
Отображение знака взаиморасчетов с контрагентом при бронировании;
Контроль над оплатой брони;
Отображение статуса оплаты счетов по брони (оплачено/не оплачено/частично оплачено)
Поддержка перебронирования номеров и контроль над перебронированием;
Автоматический поиск заявителя в базе гостей при бронировании в процессе ввода ФИО;
Автоматический поиск похожего контрагента по ИНН в базе контрагентов в момент регистрации нового контрагента;
Ведение справочника произвольных статусов брони;
Поиск брони по:
- ФИО заявителя/заезжающего
- Контрагенту
- Дате планируемого заезда
- Номеру брони
- Статусу брони
- Имени контактного лица заявителя
- Полнотекстовый поиск по базе данных, нечеткий поиск
Регистрация при бронировании дополнительных услуг, которые должны быть оказаны гостям при заезде;
Загрузка Интернет заявок/резервирований. Рассылка уведомлений о статусе Интернет брони (принята/отклонена);
Перенаправление начислений между счетами гостей, заявителя;
Регистрация депозитов по брони;
Печать подтверждения бронирования, выбор языка печати;
Отправка подтверждений по эл. почте;

Размещение

Размещение гостей «с улицы»;
Размещение гостей по брони;
Размещение гостей по договорам с контрагентами;
Возможность создания групповых лицевых счетов;
Возможность разбить групповую бронь на произвольное количество групповых и персональных лицевых счетов;
Продление гостей;
Переселение гостей;
Операции с группами;
Возможность автоматического контроля условий разделения оплаты между контрагентом и гостем. Автоматическое изменение способа разделения оплаты при продлении гостя на срок позже установленного в брони или при раннем заезде.
Расчет стоимости проживания гостя в реальном времени в процессе редактирования параметров проживания гостя.
Оперативная справка о наличии свободных номеров/мест с ценами;
Подбор подходящих номеров по планируемому периоду проживания, типу номера, качествам номера, например виду из окна, наличию кондиционера, полу и гражданству соседей и т.д. Автоматическая фильтрация номеров на уборке, ремонте;
Двухуровневый аудит изменений параметров размещений персоналом:
- Изменений реквизитов размещения;
- Возможность восстановления значений на любую дату в прошлом.
- Логирование изменений по типам событий;
Автоматический поиск гостей в БД при вводе данных в карточке гостя;
Автоматический поиск гостей при сохранении в БД по паспортным данным;
Регистрация места рождения и места жительства гостей с возможностью использования Классификатора Адресов РФ;
Регистрация миграционных карт и виз для иностранцев, печать уведомления о регистрации иностранных граждан;
Ведение журнала регистрации иностранных граждан;
Ведение справочника типов гостей. Типизация гостей при поселении или бронировании;
Ведение «черного списка» гостей;
Возможность блокирования операций с гостем в черном списке;
Поиск задолженности гостя по предыдущим проживаниям. Автоматический перенос задолженности в новый лицевой счет;
Поиск лицевых счетов гостей по фамилии, номеру комнаты или по пластиковой магнитной карте;

Тарифы и Тарифные планы

Многовалютный учет;
Поддержка механизмов оплаты по курсу оказания услуги или по курсу оплаты услуги;
Ведение цен на услуги в любой валюте;
Механизм регистрации цен в программе при помощи приказов об изменении цен, действующих с указанных даты и времени. Хранение истории изменения цен на услуги;
Механизм создания тарифных планов, позволяющий автоматически изменять стоимость услуг в зависимости от времени, дня недели, сезона и т.д.
Поддержка различных алгоритмов расчета стоимости проживания, в том числе тарифов почасовых гостиниц и помесячных тарифов.
Возможность создания своих алгоритмов расчета
Для авторизованных пользователей возможность указывать произвольные скидки/наценки;
Для авторизованных пользователей возможность указывать свободную цену проживания.
Аудит начисленных скидок наценок;

Дополнительные услуги

Начисление произвольных дополнительных услуг на лицевые счета гостей;
Начисление услуг в любой валюте с фиксацией курса валюты оказания услуги;

Услуги сторонним посетителям

Регистрация и оплата произвольных услуг посетителям гостиницы;
Формирование актов на дополнительные услуги сторонним посетителям;

Касса

Подключение большинства разрешенных для использования в гостиницах Фискальных Регистраторов. Работа с драйверами ККМ:
- Драйвер ФР от компании Штрих-М;
- Общий драйвер ККМ от компании Атол;
- Универсальный драйвер ККМ от компании ККС;
Журнал закрытия кассовых смен;
Журнал внесений/выплат денег в/из денежного ящика ККМ;
Несколько печатных форм X и Z отчетов;
Контроль на соответствие возвратов кассовому законодательству РФ;
Разделение оплаты между произвольным числом счетов, актов об оказании услуг;
Поддержка любых способов оплаты в актах и счетах, в том числе оплат по кредитным картам;
Возможность сворачивать скидки/наценки при печати счетов гостям;
Возможность сворачивать дополнительные услуги в услугу «проживание» при печати счетов гостям;
Выбор плательщика при оформлении счетов по групповым лицевым счетам, в том числе и из числа не проживающих по этому лицевому счету гостей, или выбор любого контрагента;
Выбор гостя из числа гостей группового лицевого счета, который будет указан в печатной форме счета. Свертка услуг остальных гостей в услуги выбранного гостя;
Возможность печати многоязычных счетов;
Переводы названий услуг, типов номеров, тарифов, названия гостиницы и т.д., всего что выводится на печать, на разных языках;
Выбор языка печати;
Задания языка печати по гостю или контрагенту

Депозиты (залоги)

Внесение депозита на лицевой счет гостя;
Внесение депозита на бронь;
Возможность разделения депозита на основные услуги и дополнительные;
Возможность проведения депозитов по ККМ;

Телефонные переговоры

Подключение к программе тарификаторов телефонных разговоров (модуль подключения тарификатора WinTariff 32 входит в стоимость основной поставки)
Ручная регистрация стоимости телефонных разговоров на номер комнаты;
Контроль разговоров в период, когда номер был свободен;
Статистика по телефонным разговорам;
Статистика по оплате телефонных разговоров;
Поддержка использования одного телефона в номере, заселенном гостями с разными лицевыми счетами;

Взаиморасчеты с контрагентами

Ведение сквозных взаиморасчетов с контрагентами в разрезе договоров, групп;
Формирование актов об оказании услуг по лицевому счету или группе лицевых счетов;
Регистрация поступления денег от контрагентов по любому способу оплаты;
Механизм автоматического зачета авансовых платежей по актам по алгоритму FIFO ;
Поддержка различных алгоритмов автоматического разделения услуг между счетами контрагентов и гостей:
Поддержка ручного разнесения услуг между контрагентом и гостями;

Свойства номеров

Произвольный набор свойств номеров;
Свойство номера учитывается при подборе свободного номера;
Отчет по свойствам номеров за выбранный период

Ремонт и уборка

Постановка/снятие номеров на ремонт, в том числе с возможностью автоматического снятия номера с ремонта в установленные дату и время;
При выезде гостя номер автоматически встает на уборку;
Номера на уборке учитываются при подборе свободных номеров;
Статистика по уборке номеров;
Отчет, рассчитывающий необходимое число уборок номеров, замен белья по истории загрузки номеров. Используется для сверки фактического расхода моющих средств, белья и т.д. с нормами.
Планирование и контроль работ горничных

Напоминания

Напоминания по расписанию;
Напоминания по номеру комнаты;
Напоминания по лицевому счету, брони, размещению, гостю, контрагенту;

Планирование работы горничных

Ведение справочников работ горничных и нормативов на эти работы;
Планирование и ведение графика работы горничных;
Печать заданий на уборку номеров;
Ведение протокола работ горничных;

Регламентные процедуры

Загрузка курсов валют из сети Интернет;
Автоматическое снятие просроченной брони;
Выгрузка данных Выгрузка данных иностранных гостей в УФМС РФ
Закрытие периода
Возможность выполнения произвольных процедур по расписанию

Обмен данными с внешними системами

Выгрузка документов в «1С:Бухгалтерию». Выгружаются Счета, Акты, Счета-фактуры, ПКО;
Выгрузка данных по иностранным гостям для передачи в УФМС;
Загрузка данных из Фронт-офиса ресторана о заказах гостей, закрытых на номер комнаты;
Загрузка данных из Фронт-офиса ресторана о заказах гостей, закрытых на карту;
Выгрузка карт идентификации гостей в Фронт-офис ресторана;
Загрузка данных о телефонных разговорах из внешнего тарификатора;

Отчеты по загрузке

Справка о наличии мест;
Загрузка Номерного фонда в разрезе по номерам/корпусам/гостиницам/типам номеров;
Планируемый заезд;
Планируемый выезд;
Фактический заезд;
Фактический выезд;
Незаезд;
Состояние НФ на дату и время;
Занятые номера;
Свободные номера;

Отчеты по гостям

История проживания гостей;
История занятости номеров;

Отчеты по взаиморасчетам

Должники;
Краткий/детальный баланс по взаиморасчетам с контрагентами;

Аналитические отчеты

Сводка по продажам номеров в разрезе:
- Гостиница
- Номер/Группа номеров
- Тип номера
- Тариф
- Тип клиента
- Код маркетинга
- Источник;
- Фирмы
- Услуги
Сводка по продажам услуг, в разрезе:
- Гостиница
- Услуга
- Тип клиента
- Код маркетинга
- Источник;
- Фирмы
Сводка по продажам по географии клиентов, в разрезе:
- Гостиница
- Страна
- Регион
- Город
- Возраст
- Код маркетинга
- Источник;
- Цель визита
- Фирмы
- Услуги
Сводка по продажам контрагентов, в разрезе:
- Гостиница
- Тип клиента
- Клиент
- Договор
- Тип гостя
- Тариф
- Фирмы
- Услуги
Сводные показатели работы гостиницы (в том числе и нарастающим итогом)

Регламентированные отчеты

ОВИР. Печать журнала регистрации иностранных граждан
ОВИР. Сводка о количестве иностранных граждан
Госкомстат. Сведения о работе гостиницы форма №1 - краткая
Госкомстат. Сведения об экспорте/импорте услуг во внешнеэкономической деятельности по форме №8 - ВЭС (услуги)
Госкомстат. Отчет о количестве иностранных граждан, посетивших Россию, и о количестве мест для их размещения (форма№2-инт)
Госкомстат. Отчет о количестве гостей по странам прибытия и срокам проживания

Контроль над действиями персонала

Подробный лог всех действий пользователя в БД;
Регистрация корректировок по операциям создания/изменения/удаления записей в основных справочниках и документах. Сохраняется информация о дате, времени, авторе изменений, значениях до и после изменений;
Возможность восстановления к предыдущим значениям;
Отчет по подозрительным действиям персонала.

Возможно, будет полезно почитать: