Hogyan állítsunk össze helyesen egy nyolcas sátrat. Hogyan hajtsunk sátrat nyolcas alakba (diagram)? Hogyan szereljünk össze és távolítsunk el sátorbuszt, autót, vonatot és más „földöntúli szépséget”

Adótanácsadó

Úgy döntött, munkahelyet vált, és egy másik szervezetnél főkönyvelő lesz. Miután sikeresen teljesítette a jelöltek kiválasztását erre a pozícióra, hivatalos munkaviszonyt köt a munkáltatóval. Milyen jellemzői vannak a munkaügyi kapcsolatok nyilvántartásának a főkönyvelő számára?

Munkaügyi kapcsolatok nyilvántartása

A felvétel a munkaszerződés aláírásával történik. Minden szervezetnek joga van szerződést kötni a főkönyvelővel legfeljebb öt évre (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 59. cikke, a továbbiakban: az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve). Határozott idejű munkaszerződés köthető a munkáltató vagy a munkavállaló kezdeményezésére. A gyakorlatban van olyan munkáltató, aki csak egy évre szeretne főkönyvelőt felvenni, és az éves mérleg benyújtása után dönti el, meghosszabbítja-e a szerződését vagy sem.

De előfordulhat, hogy maguk a főkönyvelők valamilyen oknál fogva határozott idejű munkaszerződést akarnak kötni, például annak érdekében, hogy az újbóli megkötéssel megváltoztassák annak bérezési feltételeit.

A munkáltatónak joga van főkönyvelőt kinevezni a munkavégzési minőségének biztosítása érdekében. A próbaidő hossza legfeljebb hat hónap lehet. Emlékeztetni kell arra, hogy a betegség vagy a munkából egyéb okokból való távollét időszakai nem tartoznak bele a próbaidőbe (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 70. cikke).

Ha a munkavállaló nem felel meg a vizsgán, akkor joga van végkielégítés nélkül, a szakszervezet beleegyezése nélkül elbocsátani (ha van ilyen a vállalkozásnál). Erről azonban a munkavállalót legkésőbb három nappal korábban írásban tájékoztatni kell.

A próbaidő alatt a munkavállaló maga is bármikor felmondhat, erről szintén három nappal korábban értesíti a vállalkozás vezetőségét. A főkönyvelő munkaszerződése pénzügyi felelősséget írhat elő ben teljes méretben

A főkönyvelő elbocsátható, ha döntése a vállalkozás vagyonában kárt okozott, vagy üzleti titkot közölt. Az üzleti titoknak nem minősülő információk listáját az Orosz Föderáció kormányának 1991. december 5-i N 35 rendelete hagyta jóvá. E listának megfelelően az alapító okiratokban szereplő információk, a vállalkozás fizetőképességére vonatkozó dokumentumok, Például a mérlegben és a beszámolóban nem üzleti titok a nyereség és veszteség, valamint az adóbevallásban.

A főkönyvelőt elbocsáthatják, ha a vállalkozás tulajdonában megváltozik. Az új adminisztráció ezt a vállalkozás új tulajdonosra való átadásától számított három hónapon belül megteheti. Egy időben új tulajdonos köteles a főkönyvelőnek legalább három havi átlagkereset összegű térítést fizetni.

A szerződéskötéskor lehetőség szerint érdeklődjön korábbi kollégája távozásának okáról. Kiderülhet, hogy a munkáltató ragaszkodik ahhoz a taktikához, hogy főkönyvelőt vesz fel hat hónap próbaidővel, és ígéretet tesz a fizetésemelésre annak befejezésekor.

Ebben az időszakban 2 mérleget nyújtanak be, az újonnan érkezők erőfeszítéseket tesznek, megértik a szervezet tevékenységének sajátosságait, sőt az előző könyvelő hibáit is, majd egyszerűen elbocsátják őket, megtakarítva a jövőbeli fizetéseken. Ne feledje, hogy a kódex szerint a munkáltató köteles írásban felmondani a felmondást, részletesen kifejtve, hogy pontosan minek nem volt elégedett a jelölttel kapcsolatban.

Tehát a szerződés megtörtént, és annak főbb rendelkezései megegyeztek. Ideje intézkedni. Vegyük észre, hogy a jogszabály sehol nem írja elő az ügyek egyik főkönyvelőtől a másikhoz való átadásának menetét. Egyes osztályok korábban szabályozták ezt az eljárást. Elég megnevezni az Orosz Föderáció Állami Vámbizottságának 1992. február 21-én kelt N 11-13/575 levelét „Az ügyek elfogadásának és benyújtásának eljárásáról a számviteli és ellenőrzési vezető vagy főkönyvelő-vezető megváltoztatásakor vámintézmény osztálya Orosz Föderáció

", és "A Szovjetunió Egészségügyi Minisztériumának rendszerének intézményei, vállalkozásai és szervezetei által jóváhagyott ügyek elfogadására és benyújtására vonatkozó utasítások (főkönyvelői jogokkal rendelkező vezető könyvelők), központosított számviteli osztályok (számviteli osztályok), intézményei, vállalkozásai és szervezetei" a Szovjetunió Egészségügyi Minisztériuma 1979. május 28-án N 25-12/38.

Rendelet a főkönyvelő kinevezéséről

A hivatalba lépéskor fontos tájékozódni: van-e olyan személy, akitől át kellene vennie az ügyeket, és ez hogyan hajlik arra, hogy az új főkönyvelőhöz adja át az ügyeket? Nem titok, hogy az ügyek átadása a kilépő könyvelő és a munkáltató kapcsolatától, valamint a kilépő könyvelő tisztességétől függ.

Előfordulhat, hogy az előd egyszerűen becsapja az ajtót és elmegy anélkül, hogy bármit is magyarázna, vagy az újonnan érkezőt arra használja fel, hogy visszafizesse az előző vezetés elleni sérelmeit. Gyakran egyszerűen nincs kitől üzletet elfogadni, mert az előbbi főkönyvelő

már kirúgták. Ebben az esetben kiderülhet, hogy az ügyek a szervezet vezetőjéhez vagy a főkönyvelő-helyetteshez kerülnek. Mindenkinek magának kell eldöntenie, hogy kell-e túlzott kezdeményezést mutatnia és aláírnia egy saját készítésű átvételi igazolást, vagy sem. Hiszen az előző munkavállaló távollétében nem történik munkaátadás.

Ha szerencséd van és elődje dolgozik, a vezető köteles Megbízást (utasítást) kiadni a szervezet új főkönyvelőjének kinevezéséről. Ugyanakkor két főkönyvelő ténylegesen rövid ideig dolgozik. Ezért a gyakorlatban az újonnan érkezőt más munkakörbe vesznek fel, majd kinevezik vezetőnek, vagy éppen ellenkezőleg, lehetőséget találnak arra, hogy az előző főkönyvelő munkáját bérkiesés nélkül kifizessék.

Jobb a sorrendben megadni:
a főkönyvelői feladatokat ellátó személy vezetékneve, neve és apaneve;
információ a feladat ellátásának jellegéről - ideiglenes vagy állandó;
az az időszak, amely alatt az ügyek fogadását és átadását megszervezik. A munkavállaló elbocsátásának időtartama az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve szerint nem haladhatja meg a két hetet. Ezért az előző alkalmazott elbocsátásának időpontjától függően meghatározzák azt az időszakot, amely alatt az ügyek átkerülnek.
az ügyek átvételével és átadásával foglalkozó bizottság személyi összetétele (ha meg van szervezve).

A megbízáshoz csatolható a bizottság munkájának szabályzata (ütemezése).

A rendelet meghatározza azt az időtartamot, amelyen belül a főkönyvelők mindegyike az aktuális ügyeket intézi és a számviteli osztály munkáját irányítja, aláírja az összes fizetési bizonylatot (számlák, számlák, készpénzes utalványok, csekkek, fizetési utalványok és egyéb elsődleges dokumentumok), valamint megállapítja. a szervezet bankkártyáinak cseréjének eljárása .

Aláírásváltás történhet például a pénztárgép ellenőrzésének befejezése vagy az ügyátadási átvételi igazolás aláírása után.

Tekintettel arra, hogy a főkönyvelő, mint tisztviselő, számos bizottság tagja (befektetett eszközök, készletek leírása stb.), ne felejtse el jelezni az összetételükben bekövetkezett változásokat.

Mi a felelős a főkönyvelőnek?

Az újonnan jelentkező főkönyvelő abban érdekelt, hogy szigorúan körülhatárolja a felelősséget saját és elődje tetteiért.

A szervezet vezetője felelős a szervezetben a számvitel megszervezéséért, a jogszabályi előírások betartásáért a gazdasági ügyletek lebonyolítása során. Ezt az 1996. november 21-i 129-FZ szövetségi törvény „A számvitelről, valamint a számviteli és pénzügyi beszámolási szabályokról az Orosz Föderációban” állapítja meg.

Soroljuk fel a főkönyvelő főbb felelősségi pontjait. Ezek elemzése után mindenkinek magának kell eldöntenie: milyen sorrendben veszi a dolgokat, mire fordít különös figyelmet.

Felelősség merülhet fel a munkajog keretein belül, amelyet már említettünk, az Orosz Föderáció adótörvénykönyve, büntetőtörvénykönyve és közigazgatási szabálysértési törvénykönyve (az Orosz Föderáció COAP) keretében.

Az Orosz Föderáció Büntetőtörvénykönyve (199. cikk) értelmében a könyvelőt büntetésben kell részesíteni abban az esetben, ha az adócsalás „a számviteli bizonylatokban szándékosan elferdített bevételi vagy kiadási adatokat vagy bármilyen más módon szerepeltet” nagy léptékben (100 000 feletti összeg). rubel). Ebben az esetben a főkönyvelőt legfeljebb öt évre megfoszthatják az ilyen tisztség betöltésére való jogától, vagy négy hónaptól hat évig terjedő időtartamra letartóztathatják. Szintén büntetendő a megtévesztéssel (165. cikk), hatalmi visszaéléssel (201. cikk), gondatlansággal (293. cikk) és okirat-hamisítással (327. cikk) történő károkozás.

De ez egyelőre nem fenyegeti az új főkönyvelőt.

Az Orosz Föderáció közigazgatási kódexének számos cikke értelmében a főkönyvelőt számos jogsértésért pénzbírsággal sújthatják, beleértve:

a készpénzzel való munkavégzés és a készpénzes tranzakciók lebonyolítási rendjének (15.1. cikk) megsértése a minimálbér 40-50-szeresétől,

Az adóhatóságnál vagy az állami költségvetésen kívüli alap szervénél 5-től 10 minimálbérig terjedő nyilvántartásba vétel iránti kérelem benyújtásának határidejének megszegése, valamint e hatósági nyilvántartásba vétel nélküli tevékenység (15.3. cikk) 20-tól 30 minimálbérig terjedő összegig,

A banknál vagy más hitelintézetnél történő számlanyitásról és -zárolásról szóló információk benyújtásának határidejének megsértése (15.4. cikk) 10-től 20 minimálbérig,

az adóbevallás benyújtási határidejének megsértése (15.5. cikk) 3-5 minimálbér,

A bemutatás rendjének megsértése statisztikai információkat(13.19. cikk) 30-ról 50 minimálbérre,

Az adóellenőrzéshez szükséges adatok megadásának elmulasztása (15.6. cikk) 3-5 minimálbér,

A számviteli és a pénzügyi kimutatások bemutatásának szabályainak durva megsértése, amely az elhatárolt adók összegének vagy a pénzügyi kimutatások bármely cikkének (sorának) legalább 10%-os torzítását jelenti (15.11. pont) 20-ról 30 minimálbérre,

A nyilvántartások vezetésére, a devizaműveletekről szóló jelentések elkészítésére és benyújtására vonatkozó megállapított eljárás be nem tartása, a számviteli és jelentési dokumentumok tárolási időtartamának megsértése 50 és 100 minimálbér között (az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 15.25. cikke). ).

Ebből kifolyólag az ügyek átvételekor kiemelt figyelmet kell fordítani a készpénz- és elszámolási bizonylatokra, az adó- és egyéb hatóságok felé történő bejelentések, információk elérhetőségére és benyújtásának határidejére.

A főkönyvelő különösen a következő esetekben felelős:

Helytelen könyvelés, amely számviteli hibákat és a pénzügyi kimutatások torzulását eredményezi;

A hatályos jogszabályoknak ellentmondó ügyletekről szóló dokumentumok végrehajtásra történő átvétele, lebonyolítása, a pénzügyi-gazdasági tevékenységre vonatkozó szabályok és előírások megsértése;

Folyó- és egyéb bankszámlákkal kapcsolatos tranzakciók idő előtti és hibás egyeztetése, elszámolások adósokkal és hitelezőkkel;

A hiányok, követelések és tartozások és egyéb veszteségek mérlegből történő leírására, a pénzmaradványok vétkes felektől történő idő előtti beszedésére vonatkozó eljárás megsértése;

Megbízhatatlan beszámoló készítése, a negyedéves és éves beszámoló benyújtási határidejének megsértése miatt.

Ezzel kapcsolatban az ügyek átvétele és átadása során fontos ellenőrizni az iratok rendelkezésre állását és lebonyolítását. Ezen kívül figyelmet kell fordítani a számviteli feltárt hiányosságok tükrözésére, valamint a szervezet beszállítóival és vevőivel való elszámolások egyeztetésére.

Számviteli dokumentumok

Milyen időszakra kell ellenőrizni a dokumentumok rendelkezésre állását?

Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 87. cikke szerint adófelügyeletek jogosult három naptári éven keresztül ellenőrizni az adózó tevékenységét. Ha ez idő alatt a szervezetet már ellenőrizték, a leendő főkönyvelőnek tanulmányoznia kell az ellenőrzési jelentést. Ebben az esetben a könyvelő csak a könyvvizsgálói jelentést követően tudja ellenőrizni azt a dokumentációt, amely a tevékenységben keletkezett.

Ha nem volt könyvvizsgálat, akkor emlékezni kell arra, hogy a „Számvitelről szóló törvény” értelmében az elsődleges számviteli bizonylatokat, a számviteli nyilvántartásokat és a pénzügyi kimutatásokat legalább öt évig meg kell őrizni (17. cikk), és ezért rendelkezésre kell állniuk. időszak.

A kilépő főkönyvelővel egyeztetett időpontban az elmúlt időszak összes könyvelési folyamatát le kell zárni.
Ez azt jelenti, hogy az elmúlt időszakra vonatkozó összes könyvelési tételt el kell végezni, az egyes tételek alapjául szolgáló elsődleges bizonylatokat ki kell tölteni,

munkamérleget, számviteli és adóbevallási nyomtatványokat alakítottak ki.

Átadásra készülnek a nyilvántartási könyvek, nyilvántartások: értékpapírok, meghatalmazások, pénztárösszesítő leolvasások és pénztáros-kezelő nélkül működő pénztárgépek ellenőrző pultjai, pénztárkönyv; beérkezett és kiállított számlák elszámolása, vásárlások és eladások, banki csekkkönyvek nyilvántartása stb.

A számviteli bizonylatokat a vállalkozásnál kialakított ügynómenklatúra szerinti ügyekben kell benyújtani. Az ügyek nómenklatúrája a vállalkozásnál létrehozott ügyek és nyilvántartási naplók (könyvek) címsorai (nevei) listája, feltüntetve azok tárolási idejét.

Egyes könyvelők megkövetelik, hogy az összes lapot számozzák és leírják. De el kell ismernie, hogy egy másik intézményben ez az eljárás az ügyátadás teljes időtartamát igénybe veheti. Ezenkívül a dokumentum hiánya nem menti fel a felelősség alól a jövőben.

Ha kiderül, hogy a szükséges folyóiratok (könyvek) egy része hiányzik, erről az átvételi okiratban megfelelő bejegyzés készül, és a napló (könyv) az ügyek átvételének napjától indul.

Az összes számviteli és adónyilvántartás ellenőrzése 3 éves időtartamra rövid távú irreális. Az ügyek átadása főszabály szerint a számviteli osztály által benyújtott legutolsó mérleg alapján történik.

A gyakorlatban a tranzakciókat szelektíven, vagy például folyamatosan ellenőrzik bármely szakaszon egy kiválasztott időszakra vonatkozóan. Egy hónapos, negyedéves számlánál kiválaszthatja a legnagyobb forgalmú időszakot, és folyamatosan ellenőrizheti a tranzakciók elszámolásában való tükröződését.

Ellenőrzik a számviteli követelményeknek való megfelelést (a „Szervezet számviteli politikája” PBU 1/98 számviteli szabályzat 7. szakasza, amelyet az Oroszországi Pénzügyminisztérium 1998. december 9-i 60n számú rendelete hagyott jóvá). Felhívjuk a figyelmet a tranzakciók számviteli nyilvántartásokban történő rögzítésének alapjául szolgáló elsődleges dokumentumok végrehajtásának helyességére és a meghatalmazott személyek aláírásának meglétére.

Szükség esetén ezen személyek aláírási jogát a vonatkozó létesítő okiratok, meghatalmazások vagy végzések igazolják.

A számlaforgalmi ívek, rendelési naplók, forgalmi egyenlegek és a főkönyv adatait számviteli és adóbevallással igazoljuk.

Alaposan ellenőrizni kell adóbevallás minden befizetett adóért. Az elsődleges adók ebben az esetben a jövedelemadó és az áfa.

A bejelentésnél nem csak az űrlapok kitöltésének helyességére kell figyelni, hanem a dokumentum átvételének jelzésére, a benyújtás határidejére és az összes szükséges aláírás meglétére is.

Az ellenőrzés során feltárt jogsértéseket, hibákat, pontatlanságokat az ügyek átvételi és átadási okirata jelzi. A számviteli igazolásokat általában a kilépő főkönyvelő vagy ideiglenes főkönyvelője írja alá. A számviteli nyilvántartások javítása mind az új, mind a korábbi főkönyvelőre hárulhat.

Leltár

Szükséges-e leltárt végezni főkönyvelő váltáskor?

Ne felejtsük el, hogy a végrehajtás kötelező eseteit az 1996. november 21-i N 129-FZ „A számvitelről” szövetségi törvény 2. szakasza határozza meg. Ugyanezeket a rendelkezéseket tartalmazza az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériuma 1995. június 13-i N 49 „A vagyon- és pénzügyi kötelezettségek nyilvántartására vonatkozó módszertani utasítások jóváhagyásáról” szóló rendeletének 1.5. pontja, az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériuma rendeletének 27. pontja. Az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériuma 1998. július 29-i N 34n „Az Orosz Föderáció számviteli és pénzügyi beszámolási szabályzatának jóváhagyásáról” és az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériuma 2001. december 28-i rendeletének 22. pontja N. 119n "A készletek elszámolására vonatkozó irányelvek jóváhagyásáról."

A leltár elkészítése kötelező:

· ingatlan bérleti, visszaváltási, értékesítési célú átruházása során, valamint állami vagy önkormányzati egységes vállalkozás átalakítása során;

· az éves pénzügyi kimutatások elkészítése előtt;

· pénzügyi változáskor felelős személyek;

· ha lopás, visszaélés vagy anyagi károkozás tényei derülnek ki;

· természeti katasztrófa, tűz vagy egyéb rendkívüli körülmények okozta vészhelyzet esetén;

· a szervezet átszervezése vagy felszámolása során;

· az Orosz Föderáció jogszabályai által előírt egyéb esetekben.

Ha Ön az éves beszámoló készítésének előestéjén fogad el eseteket, és a kötelező leltározás időpontja a vállalkozás számviteli politikájában meg van határozva, de a leltározás még nem történt meg, jogában áll felvetni a leltár lefolytatásának kérdését. az ügyek átvételekor kötelező vagyon- és kötelezettségleltár.

Ha az Ön által átvett vállalkozásnál a főkönyvelő a pénzügyi felelős, és ez a Ptk. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 243. §-a alapján, és a munkaszerződésben ki kell kötni, leltárra is szükség van.

Amikor a főkönyvelő egyesíti a pénztáros pozíciót, a készpénz leltárát végzik. Az ellenőrzés eredménye alapján külön pénztárgép-ellenőrzési jegyzőkönyv készül, amelyet mind a számviteli aktákat benyújtó és átvevő, mind a pénztáros és az adminisztrációs képviselő aláír. Ez az aktus az ügyek átvételi és kézbesítési okiratának melléklete.

Ha nincs előírva anyagi felelősség, és kevés idő áll rendelkezésre az ügyek átadására, átvételére, nem lenne baj a legfrissebb, a vállalkozásnál végzett leltár eredményét megnézni. Mindenesetre meg kell jegyezni az ügyek előzetes átadásáról szóló aktusban

az előző leltár dátumát és eredményeit, valamint a munka megkezdésekor beszélje meg vezetőjével a leltárt is.

A gyakorlatban a könyvelők leltárt készítenek a pénzügyekről (megnézik a pénzmaradványokat, folyószámlákat, kintlévőségeket és kötelezettségeket), mások a tárgyi eszközök és készletek leltárát is megkövetelik. A leltározás során feltárt eltérések az ingatlan tényleges rendelkezésre állása és a számviteli adatok között a számviteli számlákon a számviteli szabályzatban előírt módon jelennek meg.

Ügyek átvételi és átadási aktusa

Az ügyek átvétele, átadása eredményeként átvételi okirat készül. A törvény tartalmazza, hogy az ügyátadás mely időpontban történt.

Az átvételi igazolás legegyszerűbb formája a főkönyvelő által elfogadott esetek leltározása.

Ez azonban véleményünk szerint nem elég a főkönyvelő további munkájához.

1. De ez a távozó munkavállalónak is előnyös. Az újonnan érkezők az esetek átadása során sok mindent egyszerűen csak füllel észlelnek. Az első mérleg összeállításakor pedig információhiány miatt nehéz helyzetbe kerül. Ezért ésszerűbb a számlaegyenlegekre vonatkozó információkat bontásban feltüntetni a törvényben. Ekkor az újonnan érkező minden szükséges információt begyűjthet a jelentésből, és nem zavarja a távozó alkalmazottat vagy vezetőt. Mindenki ismeri a cselekmény formáját, bármelyiket lehet alapul venni. De az időkényszer és az érzelmek miatt nehéz lehet értelmes részt összeállítani. Hozzávetőleges listát adunk azokról a kérdésekről (szakaszokról), amelyeket az ügyek átvételi igazolása tartalmazhat.

A szervezet konkrét feltételeitől és tevékenységi körétől függően finomítható, bővíthető vagy csökkenthető.

Általános jellemzők

számvitel és a számviteli munka megszervezése

Információ a munka megszervezéséről a számviteli osztályon. Személyzet, annak létszáma, fluktuációja és okai. A munkavállalók közötti felelősség megoszlása, munkaköri leírások rendelkezésre állása. Az alkalmazottak képzettsége és annak javítására irányuló munka.

A számvitel általános jellemzői. Rendszer és forma (emlékjegy, naplójegy, számítógép). A szintetikus és analitikus számviteli regiszterek állapota, az adatok eltérései.

2. Számviteli állapot készpénz.

Pénztárgép. Pénztáros rendelkezésre állása és a vele kötött teljes anyagi felelősségre vonatkozó érvényes szerződés. A készpénz és pénzbeli bizonylatok (postai bélyegek, állami illetékek, váltók, fizetett repülőjegyek stb.) tárolásának és elszámolásának feltételei. A pénztárkönyvi bejegyzések állapotát, a pénztári pénztár- és pénzbizonylatok egyenlegét, a számviteli nyilvántartásnak való megfelelését külön könyvvizsgálói jegyzőkönyv rögzíti, amelyet az ügyek átvételi és átadási aktusához csatolunk.

A szervezet összes készpénzszámlájának listája, feltüntetve számukat és bankfiókjukat. Pénztáregyenlegek számlánként a számviteli adatokkal egyeztetett banki kivonatok szerint. Az adóhatósági értesítések elérhetősége a nyitott számlákkal kapcsolatban.

A csekkkönyvek elérhetősége, a fel nem használt csekkek száma.

3. Az elszámolási tranzakciók elszámolásának állapota

Bankszámlakivonatok, szerződések és egyéb elszámolási dokumentumok elérhetősége.

Ügyféllel történt elszámolások leltárja, kölcsönös elszámolások egyeztetési aktusainak elérhetősége, az eltérések kiegyenlítésének időpontja.

Kárigénylési munka lebonyolítása. A kintlévőségek és kötelezettségek valósága.

Lejárt és rossz kintlévőségek megléte, az ezért felelős személyek megjelölésével.

4. Az adóhatóságokkal való elszámolások egyeztetéséről szóló aktusok, valamint a költségvetéssel szembeni adó- és díjtartozások rendelkezésre állása.

Bankhitelek, adósságállás lejárat szerint.

5. Az amortizálható ingatlanok (befektetett eszközök és immateriális javak) elszámolásának helyzete

A számviteli nyilvántartások és a pénzügyileg felelős személyek nyilvántartásai közötti egyeztetési aktusok (egyeztetési kimutatások, természetes egyenlegek eltávolítása) elérhetősége, az utolsó egyeztetés dátuma. Az anyagi javak utolsó leltárának dátuma, eredményei. A vizsgálati és felmérési aktusok, a hiányokról, lopásokról a nyomozó hatóságoknak átadott és át nem adott anyagok elszámolásában való tükrözése.

6. Az anyagok analitikus könyvelésének állapota, az anyagi javak mozgásával kapcsolatos bejövő és kimenő dokumentumok elérhetősége.

Alkalmazottas települések helyzete Tájékoztatás a létszámról, elérhetőségről munkaszerződések

7. . Bérfizetési hátralék. A személyre szabott könyvelés állapota, a személyi jövedelemadó és az egységes szociális adó adókártyáinak rendelkezésre állása.

Jelentés

8. A havi mérleg készítésére vonatkozó követelmények betartása, a beszámolók, adóbevallások és beszámolók benyújtásának meghatározott határideje, ezen kimutatások megbízhatósága. Az alapítók döntései a beszámoló jóváhagyásáról és az osztalékfizetésről. Adónyilvántartások elérhetősége.

Dokumentumtárolás

A szigorú bejelentőlapok és a számviteli bizonylatok archívumának megfelelő tárolásának és nyilvántartásának biztosítása. Ügyleltárak elérhetősége, a dokumentumok iktatása és számozása. Az iratok lefoglalásának vagy megsemmisítésének szakszerű végrehajtása a tárolási idő lejárta miatt.

9. Tanúsítvány a pecsétek, bélyegzők stb. elérhetőségéről és biztonságáról.

A számviteli és elsődleges bizonylatok listája a leltár szerint

A továbbított becslések listája, címjegyzékek, létszámtáblázatok, szerződések, megállapodások, kötelezettségek, elsődleges dokumentumok mappái és nyilvántartásai stb.

10. Hiányoznak az elsődleges számviteli nyilvántartások vagy dokumentumok.

Ellenőrzött számlák egyenlege.

11. Az ellenőrzött számlákon lévő egyenlegeket és azok visszafejtését megerősítik. A készpénzes elszámolási számlákon (készpénz, bank, szállítókkal és vevőkkel, alkalmazottakkal történő elszámolások), valamint egyéb ingatlanszámlákon célszerű egyenleget visszaigazolni.

Aláírások

Főkönyvelők, ügyek átadás-átvétele, bizottsági tagok vagy adminisztráció képviselője.

Az átvételi igazolás két példányban készül, melyből: az elsőt jóváhagyásra benyújtják az intézményvezetőnek, a második az átadó ügynél marad. Ha az ügyeket valamely szervezet fióktelepe vagy képviselete adja át, az aktust három példányban kell elkészíteni, amelyek közül az egyiket az anyaszervezethez kell benyújtani.

A főkönyvelő változásról az adóhatóságot értesíteni kell. Általában megkövetelik a P14001-es nyomtatvány, az időpontfoglalási rendelés és az útlevél adatait (fénymásolat) benyújtását.

Az új cég működési stílusától függően a rendszeres partnerek és részlegek értesítést kapnak.

A törvény nem szabályozza az ügyek átvételét és átadását. Minden munkáltató saját belátása szerint, a gyakorlatban kialakult eljárásrend figyelembevételével végzi 2018-ban. A cikk leírja, hogyan kell elkészíteni az ügyek átvételéről és átadásáról szóló okiratot.

A cikkből megtudhatja:

Az ügyek átvételi és átadási okiratának elkészítése és végrehajtása

Célszerű egy elődtől fogadni az üzletet, aki elmagyarázza, milyen körülmények között készültek a személyi dokumentumok, és segít a főkönyvelőnek történő ügyek átadásáról szóló okirat elkészítésében. De sokszor az első munkanapon a titkárnő egyedül marad egy rakás papír előtt, mert az előző alkalmazott már felmondott. Valaki úgy dönt, hogy könyvvizsgálattal kezdi. Valaki pánikszerűen kijavítja a hibákat az első talált dokumentumokban, majd felelősséget vállal mások hiányosságaiért. Elmondjuk, hogyan kell megfelelően kezelni a dolgokat az első munkanapon, ha senki sem tudja átadni azokat.

Mit kell tenni először

Az első munkanapon gyűjtsön össze minden meglévő mappát és dokumentumokat a tárgyévi személyzetről.

Készítsen okiratot a HR nyilvántartások átadásáról az első munkanapján (minta lent).

Az ügyek igazgató általi átvételi és átadási okiratában tüntesse fel az iratok megnevezését, időtartamát, mennyiségét, valamint az iratok hiányára, sérülésére vonatkozó információkat. A tartalommal és a dizájnnal kapcsolatban megírhatja észrevételeit.

A leltár elkészítésekor ügyeljen arra, hogy a dokumentumok helyesen vannak-e elkészítve, és tartalmazzák-e a munkajog által előírt információkat. Ügyeljen arra, hogy ellenőrizze a Munka Törvénykönyve és más törvények által megállapított összes kötelező helyi átvételi és átadási aktus meglétét.

A személyzeti dokumentáció ellenőrzése és a hibák kijavítása

A fent említetteknek megfelelően ellenőrizze, hogy a HR osztály rendelkezik-e a szükséges dokumentumokkal. Először is ezek a belső munkaügyi szabályzatok (továbbiakban IR), munkaszerződések, szabadságolási ütemezések, személyzeti utasítások stb. Annak érdekében, hogy ne járjon a fejében dokumentumok listája, használja ellenőrzőlistánkat (minta lentebb).

Tekintse át a főkönyvelő ügyeinek helyi átvételi és átadási aktusait, valamint egy mintát, amely közvetlenül kapcsolódik az alkalmazottak munkatevékenységéhez. Tartalmaznia kell az alkalmazottak aláírását, amely jelzi, hogy elolvasta a tartalmat. dokumentum (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 22. cikke).

Készítsen leltárt nemcsak a papír, hanem az elektronikus dokumentumokról is, ha a cég bevezette az elektronikus dokumentumkezelést. Tudja meg, hogy a vállalat alkalmaz-e távmunkásokat. Tanulmányozza a velük kötött szerződéseket. Meg kell határozniuk a munka távoli jellegét (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 312.1. cikke). Ha elektronikus dokumentumokat cserél ki távoli alkalmazottakkal, ügyeljen arra, hogy erős, minősített elektronikus aláírás legyen a helyén.

Mire kell figyelni az aktus elkészítésekor

Hibák a dokumentumokban

Ha hibákat talál, vagy szükségesnek találja dokumentum , jegyezze fel ezt az ügyintézést elfogadó aktusban a vezetőváltáskor. Nem szabad az előző dátum vagy az első alkalmazott felvételének időpontja alapján dokumentumokat készíteni és jóváhagyni. Ezzel adatokat hamisít. A dokumentumok áttekintése során az elbocsátott munkavállalók aláírását nem gyűjtheti össze, a jelenlegi dolgozók pedig visszamenőleg megtagadhatják a dokumentum aláírását. Ezért készítsen új dokumentumokat és minden korrekciót a régiben az aktuális dátummal. Ugyanakkor tüntesse fel a munkakezdés, az áthelyezések stb. valós dátumait.

PÉLDA

A cég 2017. január 13-án kezdte meg tevékenységét, és ettől a naptól 10 főt vett fel. Mindannyian folytatják a munkát. A foglalkoztatási eljárás során 2018. február 3-án a HR-es átvette az eseteket, és megállapította, hogy a munkavállalókkal nem kötöttek munkaszerződést. A személyzeti tiszt összeállította azokat, és feltüntette a megkötés aktuális dátumát - 2018. február 3. De a szövegben megállapodás tükrözte a munkavállalók tényleges munkakezdésének dátumát - 2017. január 13.

Dokumentumok nyilvántartása és tárolása. Nézze meg, hogyan szokás dokumentumokat regisztrálni egy cégnél. Ha ez elektronikusan történik, szánjon időt a papíralapú naplók létrehozására, és ügyeljen arra, hogy az alkalmazottak aláírására szolgáló oszlopot helyezzen el. A munkaügyi felügyelőség ellenőrzésekor a napló segít igazolni, hogy az okmány valóban létezik, nem visszamenőlegesen állították össze, és átadták a munkavállalónak. Hiszen a személyzeti tiszt az év elejétől sorban vezeti a nyilvántartási naplókat, összefűzi és számozza.

A személyzeti dokumentáció tárolásának megértéséhez ellenőrizze a fájlok nómenklatúráját. Ha hiányzik, ez azt jelzi, hogy a tárolórendszert nem gondolták át és nem szervezték megfelelően. Ezért, miután elfogadta az eseteket, feltétlenül készítsen egy listát az esetekről, és gondoskodjon az összes személyzeti dokumentum biztonságáról, hogy megvédje azokat az elvesztéstől és sérüléstől. Ezenkívül ezt a követelményt törvény írja elő (2004. október 22-i 125-FZ törvény).

Hogyan kell elfogadni a munkakönyveket

Először ellenőrizze, hogy adott-e olyan utasítást, amellyel a vezető kinevezi Önt a munkanyilvántartások vezetésére. Ha ez nem történt meg, készítsen egy megbízást és írja alá a szervezet vezetőjével. Tedd ezt akkor is, ha a munkaköri leírásában szerepel a munkalapokkal való munkavégzés kötelezettsége. Ezután kezdje el elfogadni a dolgozók munkalapját.

Nézd meg, hol vezetik a munkakönyveket. Tűzálló széfnek kell lennie. Ellenőrizze a könyvek számát a szervezet alkalmazottainak listájával, és nézze meg azt is, hogy az aktuális dátumra minden szükséges bejegyzés megtörtént-e. Kényelmes, ha az elvégzett munkát a személyes iratok átvételéről és átadásáról szóló külön aktusban formálják (minta lent). Kérjük, adja meg teljes nevét. a munkafüzet tulajdonosát, sorozatát és számát, valamint a hiányra, sérülésre, tartalomra és kialakításra vonatkozó észrevételeit dokumentum .

Ellenőrizze a számviteli könyvet a munkafüzetek és a bennük lévő betétek mozgásáról. Rögzíti azokat a munkakönyveket, amelyeket először adtak ki a szervezetben, vagy amelyeket az alkalmazottaktól kaptak a felvételkor. A könyvnek kemény fedelűnek, számozottnak és befűzöttnek, a szervezet vezetőjének aláírásával hitelesítettnek és viaszpecséttel lezártnak vagy pecsétesnek kell lennie.

Az ügyek, beosztások átvételéről és átadásáról okiratot kell készíteni, ha például távozik egy osztályvezető, aki olyan dokumentumokkal, dolgokkal foglalkozik, amelyek eltűnése nagy gondot okoz a szervezetnek. Ezek lehetnek pecsétek, alkalmazotti munkakönyvek, bizalmas dokumentumok stb. Ha az ügyeket közönséges alkalmazottak között kell átadni, akkor egyénileg döntenek arról, hogy készítsenek-e törvényt vagy sem.

Az ügyek átvételének és átadásának megszervezésére a szervezetek külön megrendelésre jutalékot hoznak létre (minta lent). A bizottság az ügyek átadásáról szóló okiratot készít a munkavállaló elbocsátásakor. Ennek szigorú formája dokumentum nem, itt van az egyik tervezési lehetőség (minta lent). A bizottság tagjai nemcsak átadják az ügyeket egy másik alkalmazottnak, hanem tanúi is lesznek annak, hogy ő elfogadta azokat, és felelősséggel tartozik értük. Ha egy alkalmazott megbetegszik, általában a helyettese veszi át az irányítást.

Minta. Rendelet a bizottság létrehozásáról és az ügyek átvételének és átadásának rendjének megállapításáról

Minta. Ügyek, iratok, tárgyi javak átvételi és átadási aktusa

Ha aggódik a kérdés etikai oldala miatt, akkor nem kell aggódnia: nem hatol be egy másik személy személyes terébe, és nem nyúl személyes dolgokhoz. A számítógép, íróasztal, iratszekrény, széf nem a beteg munkavállaló, hanem a munkáltató tulajdona, és a munkáltató telephelyén található.

Mindig vegye fontolóra annak lehetőségét, hogy valamelyik alkalmazottja nem jön holnap dolgozni. Készítsen több másolatot a széf kulcsairól – azokat meghatározott alkalmazottaknak kell megőrizniük. Nem engedhetjük meg azt a helyzetet, hogy egy szervezet elveszti a pecsétjét, mert széfben van, és csak egy embernek van kulcsa hozzá, és csak egy ember hordja magával, és mától ez a munkavállaló szabadságon van vagy beteg.

Az intézményben a személyi iratkezelésért felelős munkatárs változása a gyakorlatban mindig együtt jár a munkafüzetek és egyéb, a személyi állományra vonatkozó dokumentumok - megbízások, személyi akták stb. - átadásával. Felhívjuk figyelmét, hogy az ilyen eljárás lefolytatásának kötelezettsége törvény nem állapította meg. Sőt, egyes személyzeti tisztek az elbocsátáskor egyszerűen megtagadják a dokumentum-átvételi igazolás aláírását. Mindeközben a személyi dokumentumok átadásának nyilvántartása mindenekelőtt azért szükséges, hogy semmi se vesszen el, másodsorban pedig a dokumentumok hibáinak és pontatlanságainak gyors azonosítása, kiküszöbölése vagy kijavítása érdekében. A cikkben elmondjuk, hogyan kell végrehajtani egy ilyen eljárást, mikor, szükséges-e jutalék létrehozása, és hogyan kell formalizálni a személyi dokumentumok átadását.

A munkáltató gyakran szembesül azzal a problémával, hogy megszervezze a személyzeti osztályon tárolt iratok és a folyamatban lévő dokumentumok átadását egy új alkalmazottnak, akit felvesznek a személyzeti osztályra, és ezt követően a személyi dokumentációért felel. Természetesen az ideális megoldás egy új alkalmazott felvétele az előző személyzeti tiszt elbocsátása előtt. A gyakorlatban azonban ez aligha lehetséges - az újonnan érkező csak az előző alkalmazott elbocsátása után kezdheti meg a munkát, ellenkező esetben a személyzeti és pénzügyi fegyelem sérülhet.

Tehát a személyi dokumentumok átadásának eljárását a személyi nyilvántartások vezetéséért felelős személy megváltoztatásakor nem szabályozzák jogi aktusok. Ennek ellenére a gyakorlatban bizonyos szabályok születtek a végrehajtására vonatkozóan. Ez az eljárás különösen több szakaszra osztható:

— jutalék létrehozása;

— a dokumentumok elérhetőségének, tartalmának, lebonyolításának, nyilvántartásának és tárolásának ellenőrzése;

— az ügyek átvételéről és átadásáról szóló okiratok elkészítése.

Jutalék létrehozása

Mondjuk rögtön, hogy egy ilyen jutalék nem kötelező, de kívánatos. Létrehozásához végzést adnak ki, amely többek között jóváhagyja a személyzeti dokumentáció átvételére és átadására vonatkozó bizottság összetételét a HR osztály alkalmazottjának elbocsátása (vagy más munkakörbe való áthelyezése) miatt. ). A bizottság összetételét az intézményvezető vagy helyettese, a főkönyvelő vagy könyvelő alkotja. bérek, munkavédelmi mérnök, dokumentációtámogató szakember, ügyvéd, stb. A lényeg, hogy az ügyek átadása a korábbi és az új személyzeti iratkezelésért felelős munkatársak részvételével történjen.

Ugyanebben a sorrendben kell meghatározni a bizottság hatáskörét.

Dokumentáció ellenőrzése

A dokumentáció-ellenőrzés céljai az ügyátadás során, hogy a főbb dokumentumkezelési alrendszerek működésének elemzésével (létrehozás, átadás, üzemi tárolás, megsemmisítés, stb.) a személyi dokumentumáramlási rendszerben meglévő problématerületek azonosítása és optimalizálási lehetőségek keresése. .). Ez azt jelenti, hogy ebben a szakaszban átfogó értékelést kell végezni a személyi dokumentáció áramlási rendszeréről, annak meglévő eljárásairól, szabványairól és technológiáiról a személyzeti dokumentáció létrehozására. Ezenkívül ellenőrzést végeznek az összetétel teljességének, a végrehajtás helyességének és a hatályos jogszabályoknak való megfelelés érdekében.

Figyel!Nemcsak a személyi nyilvántartások „papír” részét kell ellenőrizni, hanem a személyzeti dokumentáció készítéséhez használt szoftvert is.

Nagyon jó, ha az intézmény rendelkezik a személyi nyilvántartás vezetését szabályozó utasításokkal vagy egyéb helyi szabályozással: akkor kiderül, hogy a szervezetben hogyan szerveződik az iratkezelés, hol lehetnek problémák. Ha nincs ott, nem baj, csak kicsit nehezebb lesz meghatározni a dokumentáció tartalmát. Mindenesetre a személyzeti dokumentáció összetételének, tartalmának és a végrehajtás helyességének ellenőrzéséhez össze kell állítania a dokumentumok listáját.

1. Összeállítjuk a HR szolgáltatási dokumentumok listáját. Nincs egységes lista, minden egyes intézménynek megvan a sajátja. Azonban minden munkáltatónak rendelkeznie kell bizonyos dokumentumokkal:

— személyzet (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 15. és 57. cikke);

— belső munkaügyi szabályzat (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 189. és 190. cikke);

- az alkalmazottak javadalmazására és prémiumaira vonatkozó előírások - a javadalmazási rendszert megállapító dokumentum, ha a megfelelő szakasz nem szerepel a belső munkaügyi szabályzatban (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 135. cikke);

— a szabadság ütemezése (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikke);

- az alkalmazottak személyes adatainak védelméről szóló rendelet - a személyes adatok feldolgozásának eljárását megállapító dokumentum (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 86. cikke);

— munkavédelmi dokumentáció (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 212. cikke);

— személyi kártyák T-2, T-2GS (MS) formátumban (az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i N 225 „A munkakönyvekről” című rendeletével jóváhagyott, a munkafüzetek karbantartására és tárolására vonatkozó szabályok 12. pontja) );

— munkaidő-nyilvántartás (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 91. és 99. cikke előírja a munkáltató kötelezettségét, hogy nyilvántartást vezessen a munkavállalók által ténylegesen ledolgozott időről);

— munkaszerződések (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 16., 56-59., 67. cikke);

— munkafüzetek (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 65. és 66. cikke, a munkakönyvek vezetésének és tárolásának szabályai);

— egy könyv a munkafüzetek mozgásának rögzítésére és a hozzájuk tartozó betétlapokra (A munkafüzetek karbantartásának és tárolásának szabályai, az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003. október 10-i határozata N 69 „A munkavégzési utasítások jóváhagyásáról könyvek”);

— az ellenőrzési intézkedések naplója (a jogok védelméről szóló, 2008. december 26-i N 294-FZ szövetségi törvény 16. cikkének 8. pontja jogi személyekés egyéni vállalkozók az állami ellenőrzés (felügyelet) és önkormányzati ellenőrzés gyakorlása során");

- személyzeti utasítások - felvételről és elbocsátásról, más munkahelyre történő áthelyezésről, szabadság kiadásáról, üzleti útra küldésről stb.;

- az alaptevékenységekre vonatkozó utasítások - a létszámtáblázat jóváhagyásáról vagy megváltoztatásáról, a szervezet alkalmazottainak létszámának vagy létszámának csökkentéséről, hétvégi munkavégzésről, az alkalmazottak további pihenőnapjairól stb.

Ezen dokumentumokon kívül, figyelembe véve a tevékenység sajátosságait vagy a munkakörülményeket, a műszakbeosztást, a szabálytalan munkaidővel rendelkező beosztások listáját, valamint a munkaügyi normákat megállapító dokumentumokat, az üzleti utakkal kapcsolatos költségek megtérítésének rendjét és mértékét. kötelező lehet.

FYI.Ezenkívül egy intézmény rendelkezhet kollektív szerződéssel, hallgatói szerződésekkel (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 198-208. cikke), valamint a teljes egyéni pénzügyi felelősségről szóló megállapodásokkal (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 244. cikke), munkaköri leírások(ha a munkaköri kötelezettségeket a munkaszerződés nem tartalmazza), feljegyzéseket, jegyzőkönyveket, aktusokat, a munkavállalók által a munkavégzés során bemutatott dokumentumokat (orvosi jelentéseket, bírósági határozatokat, ülésre szóló idézést stb.), személyi aktákat, ill. egyéb dokumentumokat.

2. Ellenőrizzük a papírmunkát. Emlékeztetni kell arra, hogy minden dokumentum legfontosabb adatai a végrehajtás dátuma és a regisztrációs index. A rendelési index annak sorszáma, amely a legtöbb esetben a naptári évvel (január 1-től december 31-ig) egybeeső hivatali éven belüli iratokhoz kerül. Kivételt képeznek az oktatási intézmények, a kulturális intézmények és néhány más intézmény, amelyekben a hivatali év szeptember 1-jén kezdődik. Kérjük, vegye figyelembe: ha a szervezet a megbízások általános folyamatos digitális számozását alkalmazta, az N 18-a megbízás jelenléte az N 18 és N 19 megbízások között azt feltételezheti az ellenőrző hatóságokban, hogy a dokumentumot visszamenőlegesen adták ki. Ha ez a tény megállapításra kerül, a dokumentum érvénytelennek minősül. Minden dokumentumot ellenőrizni kell egy felhatalmazott személy aláírása, jóváhagyási vízum, alkalmazott ismerkedési jele, végrehajtási jegyek szempontjából.

A személyi dokumentumok elkészítésének eljárását szabályozó főbb előírások a következők:

— GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A dokumentumok elkészítésének követelményei";

— Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2004. január 5-i N 1 határozata „A munka és annak kifizetése rögzítésére szolgáló elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak jóváhagyásáról”;

— Munka törvénykönyve.

Jegyzet.A bizonylatok rendelkezésre állása tényleges tükröződésének ellenőrzéséhez több véletlenszerűen kiválasztott bizonylatot összehasonlíthat a regisztrációs napló megfelelő bejegyzéseivel.

Figyel!Különös figyelmet kell fordítani a munkanyilvántartások ellenőrzésére, mivel ezek a fő dokumentumok a munkavállalók szolgálati idejéről és tevékenységeiről. A munkafüzetek átvételekor a karbantartásért felelős munkatársnak meg kell győződnie arról, hogy a szervezet rendelkezik-e benne tartalék munkafüzet- és betétlapokkal. Az ilyen nyomtatvány-szolgáltatás kötelező jellegét a Munkakönyvek vezetésére és tárolására vonatkozó szabályok 44. pontja rögzíti.

3. A regisztrációs rendszer ellenőrzése. A személyzeti tisztviselők szinte mindig naplókat használnak a dokumentumok nyilvántartására - a személyzeti utasítások naplóját, a helyi előírások megismerésének naplóját stb. A dokumentumok nyilvántartása a személyi nyilvántartások kezelésének fontos eleme, ezért az ellenőrzési és felügyeleti tevékenységek során Könnyű lesz a személyzeti tisztnek bizonyítani, hogy ezt vagy azt a bizonylatot nem utólag állították össze (elvégre a számviteli naplók össze vannak varrva, és a bennük lévő oldalak meg vannak számozva).

Az ellenőrzés fontos eleme az igazoló dokumentumok, például a megrendelésekre vonatkozó nyilatkozatok meglétének megállapítása: néha van hivatkozás rájuk, de maguk a dokumentumok nincsenek.

4. A dokumentumtároló rendszer ellenőrzése. Itt a bizottságnak ellenőriznie kell az esetek listájának elérhetőségét - hiánya azt jelenti, hogy a rendszer nincs átgondolva, és valószínűleg nem is szervezett. Az ellenőrzés során meg kell határozni, hogy minden személyi okmányt tartalmazó ügy szerepel-e az ügyek nómenklatúrájában, teljesülnek-e az ügyek címsoraira vonatkozó követelmények, vannak-e meghatározva a tárolási idők, és megfelelnek-e az egységes ügyintézési irattári listának. az állami szervek és a helyi önkormányzati szervek és szervezetek tevékenysége során keletkezett, tárolási időszakokat megjelölő dokumentumok, amelyeket az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i N 558-as rendelete hagy jóvá.

5. Ellenőrizze szoftver. Nem titok, hogy sok intézmény már áttért a személyi nyilvántartások szoftvertermékek segítségével történő vezetésére. Ezért az esetek átvételekor és átadásakor ellenőriznie kell:

— az elektronikus formájú dokumentumok megfelelnek a hatályos jogszabályok követelményeinek;

— az alkalmazottak személyes adatainak elektronikus tárolására és védelmére szolgáló rendszerek.

Tehát az ellenőrzést követően a bizottság összeállít egy listát a dokumentumokról, megjegyzi a rendelkezésre állást és a végrehajtást, amelyből kiderül, mely dokumentumokat kell javítani, kiegészíteni, és melyeket kell újra kidolgozni.

Az iratok átvételéről és átadásáról okiratot készítünk

A dokumentumok ellenőrzése után a személyi dokumentáció átvételéről és átadásáról szóló okirat készül. Az ilyen aktust önkényesen készítik.

Célszerű feltüntetni az iratok, ügyek megnevezését, lefedettségük időtartamát, mennyiségét, valamint az iratok hiányára (sérülésre vagy pontatlanságra) vonatkozó információkat, a tartalmukra, kialakításukra vonatkozó megjegyzéseket.

Jegyzet.A személyi dokumentumok áramlásában észlelt valamennyi hiányosságot tükrözni kell az átvételi igazoláson.

Ha még nem került kiválasztásra új személyzeti ügyintéző, javasoljuk, hogy állítson ki egy átvételi igazolást, amely szerint a korábbi személyzeti alkalmazott minőségi és teljességi ellenőrzés nélkül adja át a személyzeti osztály dokumentumait például a főkönyvelőnek. vagy a vezető által meghatalmazott más személy, mennyiség szerint. Ezt követően, amikor a HR osztály új munkatársa érkezik, minden benyújtott dokumentumot a jelentés szerint elfogad, és megkezdi a dokumentáció ellenőrzését. A személyi ellenőrzés eredményei alapján az új munkavállaló feljegyzést vagy jelentést készíthet a vezetőnek a dokumentáció elkészítésében és tárolásában feltárt hibákról, és kérheti, hogy hozzanak létre bizottságot a személyzeti dokumentációval végzett munka állapotának ellenőrzésére.

Javasoljuk, hogy a munkafüzetek átvételét és átadását külön okiratba foglalják. Az ilyen aktusnak tartalmaznia kell az összes munkakönyv listáját, amely tartalmazza a következő információkat: a tulajdonos vezetékneve, keresztneve és családneve, a munkafüzet (beillesztés) sorozata és száma, a munkafüzetek és betétek teljes száma, beleértve azokat is, amelyek nem korábban elbocsátott alkalmazottak igényelték. Ugyanebben az aktusban kell rögzíteni az új formájú munkafüzetek és azok betétlapjainak átadását.

Miért ajánljuk ezt? Mert a munkafüzetek vezetése, tárolása, rögzítése és kiadása a munkáltató utasítására (utasítása alapján) kijelölt személyt terheli (Munkakönyvek vezetésére és tárolására vonatkozó szabályok 45. pontja). Ez azt jelenti, hogy ki kell adnia egy megbízást, de anélkül, hogy név szerint átadná a munkanyilvántartások listáját, hogyan rendelhet felelősséget? Szó sem lehet róla. Így az ügyek átvételének és átadásának eljárása lehetővé teszi az új munkavállaló számára, hogy értékelje a személyzeti dokumentumok állapotát, és mentesüljön az előző időszakban elkövetett hibákért.

Befejezésül

Ne féljen dokumentálni a személyzeti dokumentumok átvételét és továbbítását. Ez az eljárás lehetővé teszi, hogy a HR osztály új munkatársa felmérje a személyi dokumentumok állapotát, és mentesüljön az előző időszakban elkövetett hibákért. Vegye figyelembe, hogy ha egy újonnan érkező nem hajlandó aláírni az átvételi igazolást (például látja, hogy a személyzeti nyilvántartások rossz állapotban vannak), el kell magyarázni neki, hogy ez az ő érdeke. Valójában a szabályozó hatóságok követelései esetén minden felelősség a HR-feladatokat abban a pillanatban ellátó munkavállalót terheli. A személyzeti tiszt szolgálatba lépésének célja a személyügyi szolgálat tevékenységének javítása, és a már elkészített dokumentumokban való hibák feltárása mellett minden szükséges intézkedéseket hogy a jövőben megakadályozzák őket.

Az elbocsátáskor az ügyek átadásának elfogadásáról szóló aktus a minta szerint készül, és lehetővé teszi, hogy eltávolítsa a felelősséget a bejövő munkavállalótól elődje cselekedeteiért. Mivel az átruházás menetét és a cselekmény formáját jogszabály nem szabályozza, a vezető önállóan szervezi ezt a folyamatot.

Milyen esetekben készül elbocsátáskor az ügyek átadásáról szóló okirat?

A titkár, HR-szakértő, főkönyvelő bármilyen okból történő elbocsátása megzavarhatja a cég vagy fióktelepének munkafolyamatát. Az esetleges következmények mérséklése érdekében a munkáltató dokumentált ügyátadást szervez.

Ha a felmondó alkalmazott helyett nem találnak pótlást, egy másik alkalmazott vagy a vállalkozás igazgatója veszi át az összes ügyet, miközben további jogosítványokat ruház magára.

Ha új szakembert találnak a megüresedett pozíció betöltésére, ő vállal minden felelősséget. Ha az elbocsátott személy feladatait ideiglenesen egy másik szakember látta el, akkor az ügyek átadására az új munkavállaló hivatalba lépésének napján kerül sor.

A munkáltató az áthelyezési eljárást annak érdekében szervezi meg, hogy:

zavartalan munkafolyamat biztosítása;
felméri az ügyeket fogadó új szakember munkájának mennyiségét;
megosztani a felelősségi területeket;
ösztönözze az alkalmazottak minőségi munkavégzését.

Ha a főkönyvelő felmond, a törvény szerint tevékenységéről be kell számolnia a munkáltatónak, esetenként a felsőbb hatóságoknak. A beszámoló állapotát az igazgató közreműködésével egy bizottság ellenőrzi, amely a leltározás és adategyeztetés eredménye alapján felmentéskor okiratot készít a dokumentumok átadásáról. Ennek egy példányát elküldik a szabályozó hatóságoknak.

A pénztáros, raktárvezető és egyéb anyagilag felelős alkalmazottak felmondása a főkönyvelővel egyetértésben történik. Indulás előtt kötelesek a rábízott leltári tételeket épségben átadni, illetve a munkáltatónak okozott kárt megtéríteni.

Átviteli folyamat

A cégvezető köteles az ellenőrzést megszervezni és a végrehajtás feltételeit megteremteni. Az ügyek átadása az igazgató vagy az osztályvezető végzése után történik. A megrendelésben fel kell tüntetni:

az átvétel és átadás oka és időpontja;
az eljárásért felelős személy;
a munkabizottság összetétele és a jóváhagyott elnök;
az az időszak, amely alatt a jogszabály hatályba lép.

A bizottság általában a közigazgatás képviselőiből, számviteli dolgozókból, mérnökökből, közgazdászokból és egyéb szakemberekből áll. Az igazgató az ellenőrzést önállóan is lefolytathatja, vagy külső könyvvizsgálót is meghívhat.

A jóváhagyott bizottság egyik tagjának távolléte indokolja az ügyek elbocsátásakor történő átadási aktus érvénytelenségének elismerését.

Az ellenőrzést a munkavállaló munkakörének elhagyása előtt kell elvégezni.

Tény! Ha valaki megtagadja a hivatali feladataihoz kapcsolódó, a szervezetben végzett munkája során keletkezett dokumentumok átadását, a munkáltatónak joga van anyagi vagy fegyelmi felelősségre vonni.

Az elutasítás ténye nem elegendő ok a munkakönyv kiállításának és a végső kifizetés elhalasztására. A vezető az elbocsátást követően hivatalos dokumentumokat igényelhet bíróságon keresztül.

Az ügyátviteli folyamat a következő szakaszokból áll:

Megrendelés elkészítése.
Az elszámolható dokumentumok leltározása.
Dokumentumok ellenőrzése a jogszabályi előírásoknak való megfelelés szempontjából.
Adás.
Átadás-átvételi igazolás készítése.

Az ügyek átadásának folyamata nemcsak a munka állásáról szóló jelentést foglalja magában, hanem a címzettnek szóló szóbeli ajánlásokat is a munkaköri feladatok ellátásának módjairól, feltételeiről, módszereiről és sorrendjéről. Ezek az információk és a személyes példamutatás jelentősen befolyásolja a szakember ezen a területen végzett munkájának sikerét.

Az okirat elkészítéséhez szükséges további dokumentumok

Mivel az ügyátadási eljárást törvény nem írja elő, a szervezet igazgatója maga hagyja jóvá a kísérőjelentések listáját. A dokumentumokat a következő eljárások végrehajtásával készítik el:

az ügyátadásról kiadott végzés nyilvántartásba vétele;
a kötelezettségek, eszközök teljes jegyzéke és a szigorú jelentési űrlapok;
nyilvántartási ellenőrzések;
ügyek közvetlen átadása;
az okirat elkészítése és aláírása.

Ha az ügyek átruházási eljárása nem tükröződik a szervezet dokumentumaiban, akkor minden egyes esetre utasítást adnak ki.

Mi szerepel az átruházási okiratban?

Példa dokumentum.

Az okiratot bármilyen formában az A4-es lapra kell elkészíteni. Tartalmaznia kell az átvitt papírok teljes listáját, amelyeket általában egy táblázatba kell beírni. Mivel nincs szabványos formanyomtatvány az ügyek átvételének és átadásának okiratához az elbocsátáskor, ez leggyakrabban a dokumentumok számviteli leltárának formájában történik.

A képen látható az elbocsátott ügyek átvételének és átadásának befejezett okiratának mintája.

Az aktusnak fel kell tüntetnie:

cégnév;
a dokumentum típusa és címe;
az összeállítás dátuma és helye;
regisztrációs szám;
csatolt dokumentumok listája.

Az elkészített okiratot a bizottság valamennyi tagja, a felmondó és a helyére felvett munkavállaló aláírja. Ha a vezető elfogadja az ügyeket, külön-külön ellenőrzi és aláírja az összes papírt.

Árnyalat! Az a leendő munkavállaló, akit még nem regisztráltak a megüresedett pozícióra, nem köteles részt venni a folyamatban és ügyeket fogadni.

Az aktus általában a következő dokumentáció helyességét tükrözi:

a társaság számviteli és belső kontrollrendszerei;
pénzforgalmi számvitel;
pénzügyi eszközök átvételének, nyilvántartásának és biztonságának elszámolása;
leltári tételek könyvelése és leltározása;
szerződések, kölcsönös elszámolások egyeztetési aktusai és egyéb pénzügyi dokumentumok;
az adószolgálatnak benyújtott jelentések;
elszámolások az alkalmazottakkal, munkaszerződések, létszámbeosztások;
ingatlan amortizációs állapota stb.

Ha a beérkező munkavállalónak kétségei vannak bármely dokumentummal kapcsolatban, jogában áll leltárt készíteni azokról. Ez megóvja az esetleges jövőbeni problémáktól, és lehetővé teszi, hogy különbséget tudjon tenni papírjai és az előző alkalmazott által készített papírok között.

Hasznos lehet elolvasni: