Si të montoni saktë një tendë me figura tetë. Si të palosni një tendë në një figurë tetë (diagrami)? Si të montoni dhe hiqni një autobus tendë, makinë, tren dhe "bukuri të panatyrshme"

Konsulent tatimor

Ju keni vendosur të ndryshoni punën tuaj dhe të bëheni llogaritar kryesor në një organizatë tjetër. Pasi të keni kaluar me sukses përzgjedhjen e kandidatëve për këtë pozicion, ju zyrtarizoni një marrëdhënie pune me punëdhënësin. Cilat janë veçoritë e regjistrimit të marrëdhënieve të punës për llogaritarin kryesor?

Regjistrimi i marrëdhënieve të punës

Punësimi zyrtarizohet me nënshkrimin e një kontrate pune. Të gjitha organizatat kanë të drejtë të lidhin marrëveshje me llogaritarin kryesor për një periudhë deri në pesë vjet (neni 59 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, në vijim i referuar si Kodi i Punës i Federatës Ruse). Një kontratë pune me afat të caktuar mund të lidhet me iniciativën e punëdhënësit ose punëmarrësit. Praktikisht ka punëdhënës që duan të punësojnë një kryekontabilist vetëm për një vit dhe pasi dorëzojnë bilancin vjetor vendosin nëse do t'ia zgjasin apo jo kontratën. Por vetë kontabilistët kryesorë mund, për ndonjë arsye, të dëshirojnë të lidhin një kontratë pune me afat të caktuar, për shembull, në mënyrë që të ndryshojnë kushtet e saj për sa i përket pagave pas ri-përfundimit.

Punëdhënësi ka të drejtë të caktojë një llogaritar kryesor për të siguruar cilësitë e tij të punës. Kohëzgjatja e periudhës së provës mund të jetë deri në gjashtë muaj. Duhet mbajtur mend se periudhat e sëmundjes ose mungesës nga puna për arsye të tjera nuk përfshihen në periudhën e provës (neni 70 i Kodit të Punës të Federatës Ruse).

Nëse punonjësi nuk e kalon testin, atëherë ai ka të drejtë të pushohet nga puna pa paguar pagesën e largimit, pa pëlqimin e sindikatës (nëse ka një të tillë në ndërmarrje). Megjithatë, punonjësi duhet të informohet për këtë me shkrim jo më vonë se tre ditë përpara.

Gjatë periudhës së provës, vetë punonjësi mund të largohet në çdo kohë, duke njoftuar për këtë edhe administratën e ndërmarrjes tre ditë më parë.

Kontrata e punës së llogaritarit kryesor mund të parashikojë përgjegjësi financiare në madhësia e plotë dëmi i shkaktuar punëdhënësit në përputhje me Artin. 243 Kodi i Punës i Federatës Ruse. Si rregull, shuma e gjobës nuk duhet të kalojë të ardhurat mesatare mujore.

Kryekontabilisti mund të shkarkohet nëse vendimi i tij ka shkaktuar dëme në pronën e ndërmarrjes ose ka zbuluar një sekret tregtar. Lista e informacionit që nuk mund të përbëjë sekret tregtar u miratua me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 5 dhjetorit 1991 N 35. Në përputhje me këtë listë, informacioni i përfshirë në dokumentet përbërëse, dokumentet mbi aftësinë paguese të ndërmarrjes, për shembull, në bilanc dhe raport, nuk është sekret tregtar mbi fitimet dhe humbjet, si dhe në raportimin tatimor.

Kryellogaritari mund të shkarkohet nëse pronari i pasurisë së ndërmarrjes ndryshon. Administrata e re mund ta bëjë këtë brenda tre muajve nga data e kalimit të ndërmarrjes te pronari i ri. Ku pronar i riështë i detyruar t'i paguajë kryekontabilistit kompensim në masën jo më pak se tre të ardhura mesatare mujore.

Kur hartoni një kontratë, nëse është e mundur, pyesni për arsyen e largimit të kolegut tuaj të mëparshëm. Mund të rezultojë që punëdhënësi i përmbahet taktikës së punësimit të një llogaritari kryesor me një periudhë prove prej gjashtë muajsh dhe premtimin e perspektivës së rritjes së pagës pas përfundimit të saj. Gjatë kësaj periudhe, dorëzohen 2 bilanc, të ardhurit bëjnë përpjekje dhe përpjekje, duke kuptuar specifikat e aktiviteteve të organizatës dhe madje edhe gabimet e kontabilistit të mëparshëm, dhe më pas ata thjesht pushohen nga puna, duke kursyer në pagat e ardhshme. Mos harroni se sipas kodit, punëdhënësi është i detyruar të japë njoftimin e pushimit nga puna me shkrim, duke përcaktuar me detaje se çfarë saktësisht nuk ishte i kënaqur me kandidatin.

Pra, kontrata është hartuar dhe janë rënë dakord për dispozitat kryesore të saj. Është koha për të marrë masa.

Le të theksojmë se legjislacioni nuk parashikon askund procedurën e kalimit të çështjeve nga një kryekontabilist në tjetrin. Disa departamente e kanë rregulluar më parë këtë procedurë. Mjafton të emërtoni letrën e Komitetit Shtetëror të Doganave të Federatës Ruse të datës 21 shkurt 1992 N 11-13/575 "Për procedurën e pranimit dhe paraqitjes së rasteve kur ndryshoni kreun ose llogaritarin kryesor - drejtuesin e kontabilitetit dhe kontrollit departamenti i një institucioni doganor Federata Ruse", dhe "Udhëzime për procedurën e pranimit dhe paraqitjes së çështjeve nga llogaritarët kryesorë (kontabilistë të vjetër me të drejtat e kontabilistëve kryesorë), departamentet e kontabilitetit të centralizuar (departamentet e kontabilitetit), institucionet, ndërmarrjet dhe organizatat e sistemit të Ministrisë së Shëndetësisë të BRSS", miratuar nga Ministria e Shëndetësisë e BRSS më 28 maj 1979 N 25- 12/38.

Ato mund të merren për informacion, por nuk mund të mbështeteni plotësisht në to në jetën tuaj të tanishme.

Urdhër për emërimin e një llogaritari kryesor

Kur merrni detyrën, është e rëndësishme të zbuloni: a ka një person nga i cili duhet të merrni përsipër punët dhe si është i prirur ky person t'i transferojë punët te llogaritari i ri kryesor? Nuk është sekret që transferimi i punëve varet nga marrëdhënia midis kontabilistit që largohet dhe punëdhënësit, si dhe nga integriteti i kontabilistit që largohet. Paraardhësi thjesht mund të përplasë derën dhe të largohet pa shpjeguar asgjë, ose ai do të përdorë të sapoardhurin për të shlyer ankesat e tij kundër udhëheqjes së mëparshme.

Shpesh thjesht nuk ka nga kush të pranojë biznes, sepse i pari Kryekontabilist tashmë i shkarkuar. Në këtë rast, mund të rezultojë që çështjet i janë transferuar kreut të organizatës ose zëvendëskryekontabilistit. Secili duhet të vendosë vetë nëse duhet të tregojë iniciativë të tepruar dhe të nënshkruajë një certifikatë pranimi të hartuar vetë, apo jo. Në fund të fundit, asnjë transferim i punës nuk ndodh në mungesë të punonjësit të mëparshëm.

Nëse jeni me fat dhe paraardhësi juaj po punon, menaxheri është i detyruar të lëshojë një Urdhër (udhëzim) për emërimin e një llogaritari të ri kryesor të organizatës. Në të njëjtën kohë, dy kontabilistë kryesorë punojnë në të vërtetë për një periudhë të shkurtër kohe. Prandaj, në praktikë, një i sapoardhur punësohet në një pozicion tjetër, dhe më pas emërohet shef, ose, përkundrazi, ata gjejnë një mundësi për të paguar punën e ish-kontabilistit kryesor pa humbje të pagave.

Është më mirë të specifikoni në rend:

  1. mbiemri, emri dhe patronimi i personit që pranon detyrat e llogaritarit kryesor;
  2. informacione për natyrën e kryerjes së detyrës - të përkohshme ose të përhershme;
  3. periudha gjatë së cilës organizohet pranimi dhe transferimi i lëndëve. Periudha për shkarkimin e një punonjësi në përputhje me Kodin e Punës të Federatës Ruse nuk duhet të kalojë dy javë. Prandaj, në varësi të datës së largimit nga puna të punonjësit të mëparshëm, përcaktohet periudha gjatë së cilës do të transferohen punët.
  4. përbërjen personale të komisionit të pranimit dhe kalimit të çështjeve (nëse është i organizuar). Urdhri mund të shoqërohet edhe me rregullore (orar) të punës së komisionit.
  5. nevoja për të përfshirë palë të treta (përfaqësues të një shoqërie auditimi, organizatë më të lartë, etj.).

Përfshirja e një organizate auditimi është opsioni optimal dhe pa dhimbje për ndryshimin e shefit të kontabilitetit. Firma e auditimit do të paraqesë një raport mbi gjendjen e kontabilitetit dhe raportimit në organizatë, mbi bazën e të cilit do të hartohet një certifikatë pranimi për transferimin e punëve nga kontabilisti.

Urdhri përcakton periudhën brenda së cilës secili nga llogaritarët kryesorë do të kryejë punët aktuale dhe do të menaxhojë punën e departamentit të kontabilitetit, do të nënshkruajë të gjitha dokumentet e pagesave (faturat, faturat, urdhërpagesat, çeqet, urdhërpagesat dhe dokumentet e tjera parësore), dhe gjithashtu përcakton procedura për ndryshimin e kartave bankare të organizatës.

Ndryshimi i nënshkrimeve mund të ndodhë, për shembull, pas përfundimit të kontrollit të arkës ose nënshkrimit të certifikatës së pranimit për transferimin e lëndëve.

Duke pasur parasysh që llogaritari kryesor, si zyrtar, është anëtar i një sërë komisionesh (fshirja e aktiveve fikse, inventari, etj.), Ju duhet të mbani mend të tregoni ndryshimet në përbërjen e tyre.

Për çfarë është përgjegjës llogaritari kryesor?

Kryekontabilisti i sapoardhur është i interesuar të përcaktojë rreptësisht përgjegjësinë për veprimet e tij dhe veprimet e paraardhësit të tij.

Drejtuesi i organizatës është përgjegjës për organizimin e kontabilitetit në organizatë, respektimin e ligjit gjatë kryerjes së transaksioneve të biznesit. Kjo përcaktohet me Ligjin Federal Nr. 129-FZ të 21 nëntorit 1996 "Për Kontabilitetin dhe Rregulloret për Kontabilitetin dhe Raportimin Financiar në Federatën Ruse".

Le të rendisim pikat kryesore të përgjegjësisë së llogaritarit kryesor. Pas analizimit të tyre, të gjithë duhet të vendosin vetë: në çfarë rendi do t'i marrin gjërat dhe çfarë do t'i kushtojnë vëmendje të veçantë.

Përgjegjësia mund të lindë brenda kornizës së legjislacionit të punës, të cilin e kemi përmendur tashmë, në kuadër të Kodit Tatimor, Kodit Penal dhe Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse (COAP i Federatës Ruse).

Sipas Kodit Penal të Federatës Ruse (neni 199), një kontabilist përballet me dënim në rast evazioni fiskal "duke përfshirë në dokumentet e kontabilitetit të dhëna të shtrembëruara qëllimisht mbi të ardhurat ose shpenzimet ose në ndonjë mënyrë tjetër" në një shkallë të madhe (shuma mbi 100,000 rubla). Në këtë rast, llogaritari kryesor mund të privohet nga e drejta për të mbajtur një pozicion të tillë për një periudhë deri në pesë vjet ose të arrestohet për një periudhë nga katër muaj deri në gjashtë vjet. Dënohet edhe shkaktimi i dëmit me mashtrim (neni 165), shpërdorimi i detyrës (neni 201), pakujdesia (neni 293) dhe falsifikimi i dokumenteve (neni 327).

Por kjo nuk e kërcënon ende shefin e ri të kontabilitetit.

Në përputhje me një numër nene të Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse, llogaritari kryesor mund të gjobitet për shumë shkelje, duke përfshirë:

Shkelja e procedurës së punës me para në dorë dhe procedurës për kryerjen e transaksioneve me para (neni 15.1) nga 40 deri në 50-fishin e pagës minimale (paga minimale).

Shkelja e afateve për paraqitjen e kërkesës për regjistrim pranë organit tatimor ose organit të fondit ekstrabuxhetor shtetëror nga 5 deri në 10 paga minimale dhe kryerja e veprimtarive pa regjistrim pranë këtyre autoriteteve (neni 15.3) nga 20 deri në 30 paga minimale.

Shkelje e afatit për paraqitjen e informacionit për hapjen dhe mbylljen e një llogarie në një bankë ose organizatë tjetër kreditore (neni 15.4) nga 10 deri në 20 paga minimale,

Shkelje e afateve për paraqitjen e deklaratës tatimore (neni 15.5) nga 3 deri në 5 paga minimale,

Shkelje e rendit të paraqitjes informacion statistikor(neni 13.19) nga 30 në 50 paga minimale,

Mosdhënia e informacionit të nevojshëm për kontrollin tatimor (neni 15.6) nga 3 deri në 5 paga minimale,

Shkelje e rëndë e rregullave të kontabilitetit dhe paraqitjes së pasqyrave financiare, që nënkupton deformim të shumave të taksave të përllogaritura ose të ndonjë neni (rreshti) të pasqyrave financiare me të paktën 10% (neni 15.11) nga 20 në 30 paga minimale.

Mosrespektimi i procedurës së vendosur për mbajtjen e regjistrave, hartimin dhe paraqitjen e raporteve për transaksionet e monedhës, shkeljen e periudhave të përcaktuara të ruajtjes për dokumentet e kontabilitetit dhe raportimit nga 50 deri në 100 paga minimale (neni 15.25 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse ).

Rrjedhimisht, gjatë pranimit të rasteve, vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet dokumenteve të parave të gatshme dhe shlyerjes, disponueshmërisë dhe afateve për paraqitjen e raporteve dhe informacioneve në organet tatimore dhe autoritetet e tjera.

Kontabilisti kryesor, në veçanti, është përgjegjës në rastet e mëposhtme:

Kontabilitet i gabuar, që rezulton në gabime në kontabilitet dhe shtrembërime në pasqyrat financiare;

Pranimi për ekzekutimin dhe ekzekutimin e dokumenteve për transaksione që bien ndesh me legjislacionin aktual, shkelje të rregullave dhe rregulloreve që rregullojnë veprimtaritë financiare dhe ekonomike;

Barazimi i parakohshëm dhe i pasaktë i transaksioneve në llogaritë rrjedhëse dhe të tjera bankare, shlyerjet me debitorët dhe kreditorët;

Shkeljet e procedurës së shlyerjes së mungesave, të arkëtueshmeve dhe të pagueshmeve dhe humbjeve të tjera nga bilancet, për arkëtimin e parakohshëm të gjendjeve të parave nga fajtorët;

Hartimi i pasqyrave financiare jo të besueshme, për shkelje të afateve për paraqitjen e pasqyrave financiare tremujore dhe vjetore.

Në këtë drejtim, është e rëndësishme të kontrollohet disponueshmëria e dokumenteve dhe ekzekutimi i tyre gjatë pranimit dhe transferimit të çështjeve. Për më tepër, vëmendje duhet t'i kushtohet pasqyrimit të mangësive të identifikuara në kontabilitet, si dhe rakordimit të marrëveshjeve me furnitorët dhe klientët e organizatës.

Dokumentet e kontabilitetit

Për çfarë periudhe duhet të kontrollohet disponueshmëria e dokumenteve?

Sipas nenit 87 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse inspektoriatet tatimore ka të drejtë të kontrollojë veprimtarinë e tatimpaguesit për tre vjet kalendarik. Nëse gjatë kësaj kohe organizata tashmë është inspektuar, llogaritari kryesor i ardhshëm duhet të studiojë raportin e inspektimit. Në këtë rast, kontabilisti mund të kontrollojë vetëm dokumentacionin që është krijuar në aktivitet pas raportit të auditimit.

Nëse nuk ka pasur auditim, atëherë duhet të mbahet mend se sipas ligjit "Për Kontabilitetin", dokumentet parësore të kontabilitetit, regjistrat e kontabilitetit dhe pasqyrat financiare duhet të ruhen për të paktën pesë vjet (neni 17), dhe për këtë arsye duhet të jenë të disponueshme për këtë. periudhë.

Në një datë të caktuar të rënë dakord me llogaritarin kryesor që po largohet, të gjitha proceset e kontabilitetit për periudhën e kaluar duhet të përfundojnë. Kjo do të thotë që të gjitha regjistrimet kontabël për periudhën e kaluar duhet të plotësohen, dokumentet parësore që shërbejnë si bazë për çdo regjistrim duhet të plotësohen,
janë formuar një bilanc pune, formularët e kontabilitetit dhe raportimit tatimor.

Librat dhe regjistrat e regjistrimit përgatiten për transferim: letrat me vlerë, prokurat, regjistrimi i leximeve të arkës përmbledhëse dhe sportelet e kontrollit të kasave që funksionojnë pa arkë-operator, libër arkash; kontabiliteti i faturave të pranuara dhe të lëshuara, blerjet dhe shitjet, regjistrimi i librave të çeqeve bankare etj.

Dokumentet e kontabilitetit duhet të depozitohen në rastet në përputhje me nomenklaturën e lëndëve të zhvilluara në ndërmarrje. Nomenklatura e çështjeve është një listë e titujve (emrave) të çështjeve dhe revista (libra) të regjistrimit të krijuara në ndërmarrje, duke treguar periudhat e ruajtjes së tyre.

Disa kontabilistë kërkojnë që të gjitha fletët të numërohen dhe të përshkruhen. Por duhet të pranoni se në një institucion tjetër kjo procedurë mund të zgjasë të gjithë periudhën e transferimit të çështjeve. Për më tepër, mungesa e një dokumenti nuk ju shpëton nga përgjegjësia në të ardhmen.

Nëse rezulton se mungojnë disa nga revistat (librat) e nevojshëm, për këtë bëhet një shënim përkatës në certifikatën e pranimit dhe ditari (libri) fillon që nga dita e pranimit të lëndëve.

Kontrollimi i gjendjes së kontabilitetit dhe kontabilitetit tatimor dhe raportimit

Verifikimi i të gjitha të dhënave kontabël dhe tatimore për një periudhë 3-vjeçare afatshkurtër joreale. Si rregull, transferimi i lëndëve bëhet në bazë të bilancit të fundit të paraqitur nga departamenti i kontabilitetit.

Në praktikë, transaksionet kontrollohen në mënyrë selektive ose, për shembull, në mënyrë të vazhdueshme për çdo seksion për një periudhë të zgjedhur. Ju mund të zgjidhni periudhën e xhiros më të lartë për një llogari që zgjat një muaj, një tremujor dhe të kontrolloni reflektimin në kontabilitetin e transaksioneve në mënyrë të vazhdueshme.

Kontrollohet pajtueshmëria me kërkesat e kontabilitetit (klauzola 7 e Rregullores së Kontabilitetit "Politika e Kontabilitetit të Organizatës" PBU 1/98, miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Financave të Rusisë, datë 9 dhjetor 1998 Nr. 60n). I kushtohet vëmendje korrektësisë së ekzekutimit të dokumenteve parësore që shërbejnë si bazë për regjistrimin e transaksioneve në regjistrat kontabël dhe pranisë së nënshkrimeve të personave të autorizuar.

Nëse është e nevojshme, e drejta e nënshkrimit të këtyre personave vërtetohet me dokumentet përbërëse përkatëse, prokurat ose urdhrat.

Të dhënat nga fletët e qarkullimit të llogarive, ditarët e porosive, bilancet e qarkullimit dhe libri kryesor verifikohen me raportimin kontabël dhe tatimor.

Duhet të kontrollohet tërësisht raportimi tatimor për të gjitha taksat e paguara. Taksat kryesore në këtë rast janë tatimi mbi të ardhurat dhe TVSH-ja.

Në raportim, duhet t'i kushtoni vëmendje jo vetëm korrektësisë së plotësimit të formularëve, por edhe shenjës në pranimin e dokumentit, afatit për dorëzimin e tij dhe pranisë së të gjitha nënshkrimeve të nevojshme.

Shkeljet, gabimet dhe pasaktësitë e konstatuara gjatë kontrollit tregohen në aktin e pranimit dhe kalimit të çështjeve. Në mënyrë tipike, certifikatat e kontabilitetit lëshohen të nënshkruara nga llogaritari kryesor që po largohet ose nga shefi i kontabilitetit të përkohshëm. Bërja e korrigjimeve në regjistrat e kontabilitetit mund t'i bjerë si kryekontabilistit të ri ashtu edhe atij të mëparshëm.

Inventari

A është e nevojshme të kryhet një inventar kur ndryshoni kontabilistët kryesorë?

Kujtojmë se rastet e detyrueshme të zbatimit të tij përcaktohen me pikën 2 të Ligjit Federal të 21 nëntorit 1996 N 129-FZ "Për Kontabilitetin". Të njëjtat dispozita përmbahen në pikën 1.5 të Urdhrit të Ministrisë së Financave të Federatës Ruse, datë 13 qershor 1995 N 49 "Për miratimin e udhëzimeve metodologjike për inventarizimin e pasurisë dhe detyrimeve financiare", pika 27 e Urdhrit të Ministria e Financave e Federatës Ruse e datës 29 korrik 1998 N 34n "Për miratimin e rregulloreve për mbajtjen e regjistrave të kontabilitetit dhe pasqyrave financiare në Federatën Ruse" dhe klauzolën 22 të Urdhrit të Ministrisë së Financave të Federatës Ruse të datës 28 dhjetor, 2001 N 119n “Për miratimin e Udhëzimeve Metodologjike për kontabilitetin e inventarëve”.

Kryerja e inventarit është e detyrueshme:

· gjatë transferimit të pronës me qira, shpengimit, shitjes, si dhe gjatë transformimit të një ndërmarrje unitare shtetërore ose komunale;

· para përgatitjes së pasqyrave financiare vjetore;

· kur ndryshon financiarisht personat përgjegjës;

· kur zbulohen fakte të vjedhjes, abuzimit ose dëmtimit të pronës;

· në rast fatkeqësie natyrore, zjarri ose situata të tjera emergjente të shkaktuara nga kushtet ekstreme;

· gjatë riorganizimit ose likuidimit të organizatës;

· në raste të tjera të parashikuara nga legjislacioni i Federatës Ruse.

Nëse pranoni raste në prag të përgatitjes së raportimit vjetor dhe data e inventarit të detyrueshëm përcaktohet në politikën e kontabilitetit të ndërmarrjes, por inventari nuk është kryer, ju keni çdo të drejtë të ngrini çështjen e kryerjes së një inventarizimi i detyrueshëm i pasurisë dhe i detyrimeve gjatë pranimit të rasteve.

Nëse në ndërmarrjen që merrni përsipër, llogaritari kryesor është personi përgjegjës financiar, dhe kjo është e mundur në përputhje me Art. 243 i Kodit të Punës të Federatës Ruse dhe duhet të përcaktohet në kontratën e punës, kërkohet gjithashtu inventari.

Kur llogaritari kryesor kombinon pozicionin e arkëtarit, bëhet një inventar i parave të gatshme. Në bazë të rezultateve të inspektimit, hartohet një raport i veçantë inspektimi i arkës, i cili nënshkruhet si nga personi që dorëzon dhe merr dosjet e kontabilitetit, ashtu edhe nga arkëtari dhe përfaqësuesi i administratës. Ky akt është aneks i aktit të pranimit dhe dorëzimit të lëndëve.

Nëse nuk parashikohet detyrimi financiar dhe ka pak kohë për dorëzimin dhe pranimin e lëndëve, nuk do të ishte e gabuar të shikonim rezultatet e inventarit më të fundit të kryer në ndërmarrje. Në çdo rast duhet theksuar në aktin e parakalimit të lëndëve

datën dhe rezultatet e inventarit të mëparshëm, dhe gjithashtu diskutoni me menaxherin tuaj inventarin në fillim të punës tuaj.

Në praktikë, kontabilistët kryejnë një inventar të financave (ata shikojnë bilancet e parave të gatshme, llogaritë rrjedhëse, llogaritë e arkëtueshme dhe të pagueshme), të tjerët gjithashtu kërkojnë një inventar të aktiveve fikse dhe inventarëve. Mospërputhjet e identifikuara gjatë inventarit midis disponueshmërisë aktuale të pasurisë dhe të dhënave kontabël pasqyrohen në llogaritë e kontabilitetit në mënyrën e përcaktuar nga Rregulloret e Kontabilitetit.

Akti i pranimit dhe kalimit të lëndëve

Si rezultat i pranimit dhe transferimit të çështjeve, hartohet një certifikatë pranimi. Akti tregon se në cilën datë ka ndodhur transferimi i çështjeve.

Forma më e thjeshtë e një certifikate pranimi është një inventar i rasteve të pranuara nga llogaritari kryesor. Megjithatë, sipas mendimit tonë, kjo nuk mjafton për punën e mëtejshme të llogaritarit kryesor. Por përfiton edhe punonjësi që largohet. Një i sapoardhur thjesht percepton shumë gjëra me vesh gjatë transferimit të punëve. Dhe kur hartoni bilancin tuaj të parë, do ta gjeni veten në vështirësi për shkak të mungesës së informacionit. Prandaj, është më racionale të tregohet në akt informacioni për bilancet e llogarisë me një ndarje. Atëherë i sapoardhuri mund të mbledhë të gjithë informacionin e nevojshëm nga raporti dhe të mos shqetësojë punonjësin ose menaxherin që largohet.

Të gjithë e dinë formën e aktit që mund të përdoret si bazë. Por mund të jetë e vështirë të kompozosh një pjesë domethënëse për shkak të presionit të kohës dhe emocioneve. Ne do të japim një listë të përafërt pyetjesh (seksionesh) që mund të përmbajë Certifikata e Pranimit të Çështjeve. Mund të rafinohet, zgjerohet ose zvogëlohet në varësi të kushteve specifike dhe fushëveprimit të aktiviteteve të organizatës.

1. karakteristikat e përgjithshme kontabiliteti dhe organizimi i punës së kontabilitetit

Informacion në lidhje me organizimin e punës në vetë departamentin e kontabilitetit. Stafi, stafi i tij, qarkullimi i stafit dhe arsyet e tij. Shpërndarja e përgjegjësive ndërmjet punonjësve, disponueshmëria e përshkrimeve të punës. Kualifikimi i punonjësve dhe puna për përmirësimin e tij.

Përdorimi i formave standarde dhe të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për kontabilitetin dhe raportimin, formularët ose formularët e specializuar të zhvilluar dhe miratuar nga organizata në mënyrë të pavarur. Sigurimi i formularëve të dokumenteve parësore dhe regjistrave kontabël, raportimi.

Sigurimi i një kuadri rregullator për kontabilitetin dhe kontabilitetin tatimor dhe raportimin (libra, programe). Disponueshmëria e udhëzimeve dhe udhëzimeve të departamentit.

Sigurimi i kompjuterëve personalë dhe pajisjeve të zyrës.

Karakteristikat e përgjithshme të kontabilitetit. Sistemi dhe formulari (urdhër përkujtimor, urdhër ditar, kompjuter). Gjendja e regjistrave kontabël sintetikë dhe analitikë, mospërputhjet e të dhënave në to.

2. Statusi i kontabilitetit Paratë.

Arka. Disponueshmëria e një arkëtari dhe një kontratë e vlefshme për përgjegjësi të plotë financiare me të. Kushtet e ruajtjes dhe kontabilitetit të parave dhe dokumenteve monetare (pulla postare, detyrime shtetërore, kambiale, bileta ajrore të paguara etj.). Gjendja e regjistrimeve në librin e arkës, gjendja e parave dhe dokumenteve monetare në arkë, përputhshmëria e tyre me të dhënat kontabël regjistrohet në një raport të veçantë auditimi, i cili i bashkëlidhet aktit të pranimit dhe kalimit të lëndëve.

Një listë e të gjitha llogarive të parave të gatshme të organizatës, duke treguar numrat e tyre dhe degët e bankave. Gjendjet e fondeve për çdo llogari sipas pasqyrave bankare të rakorduara me të dhënat e kontabilitetit. Disponueshmëria e njoftimeve nga organet tatimore për llogari të hapura.

Disponueshmëria e librave të çeqeve, numri i çeqeve të papërdorura.

3. Statusi i kontabilitetit të transaksioneve të shlyerjes

Disponueshmëria e pasqyrave të llogarive bankare, kontratave dhe dokumenteve të tjera të shlyerjes.

Inventari i marrëveshjeve me palët, disponueshmëria e akteve të rakordimit të marrëveshjeve të ndërsjella, në cilën datë u zgjidhën mospërputhjet. Kryerja e punës së kërkesave. Realiteti i llogarive të arkëtueshme dhe llogarive të pagueshme. Prania e arkëtimeve të vonuara dhe të këqija, duke treguar personat përgjegjës për këtë.

Disponueshmëria e akteve të rakordimit të marrëveshjeve me organet tatimore, si dhe borxhet ndaj buxhetit për taksat dhe tarifat.

Kredi bankare, statusi i borxhit sipas maturitetit.

4. Statusi i kontabilitetit për pasurinë e amortizueshme (pasuritë fikse dhe aktivet jo-materiale)

Data e inventarizimit të fundit të pasurisë, plotësia dhe cilësia e saj, e pasqyruar në kontabilitet. Të dhënat e inventarit, në çfarë forme dhe nga kush ruhen. Disponueshmëria e akteve të vënies në punë të aktiveve fikse, asgjësimi dhe fshirja e tyre. Kartat e inventarit për asetet fikse. Kujdestarët përgjegjës të sendeve me vlerë, a ka një urdhër për emërimin e tyre.

5. Gjendja e kontabilitetit të materialit

Disponueshmëria e akteve (përputhja e pasqyrave, heqja e bilanceve natyrore) të rakordimit të regjistrave kontabël me të dhënat e personave përgjegjës financiar, data e rakordimit të fundit. Data e inventarizimit të fundit të pasurive materiale, rezultatet e tij. Reflektim në kontabilitet të akteve të auditimeve dhe vrojtimeve, materialet për mungesat, vjedhjet, të transferuara dhe të pa transferuara tek autoritetet hetimore. Gjendja e kontabilitetit analitik të materialeve, disponueshmëria e dokumenteve hyrëse dhe dalëse mbi lëvizjen e pasurive materiale.

6. Statusi i vendbanimeve me punonjës

Informacion në lidhje me personelin, disponueshmërinë kontratat e punës. Pagesa e pagave të prapambetura. Gjendja e kontabilitetit të personalizuar, disponueshmëria e kartave tatimore për tatimin mbi të ardhurat personale dhe tatimin social të unifikuar.

7. Raportimi

Pajtueshmëria me kërkesat për hartimin e një bilanc mujor, afatet e përcaktuara për paraqitjen e pasqyrave financiare, deklaratave tatimore dhe raporteve, si dhe besueshmërinë e këtyre pasqyrave. Vendimet e themeluesve për miratimin e pasqyrave financiare dhe pagesën e dividentëve. Disponueshmëria e regjistrave tatimorë.

8. Ruajtja e dokumenteve

Sigurimi i ruajtjes dhe regjistrimit të duhur të formularëve të rreptë të raportimit dhe një arkivi të dokumenteve të kontabilitetit. Disponueshmëria e inventarëve të lëndëve, nëse dokumentet janë të regjistruara dhe të numëruara. Ekzekutimi i rregullt i sekuestrimit ose asgjësimit të dokumenteve për shkak të skadimit të afatit të ruajtjes.

Certifikata e disponueshmërisë dhe sigurisë së vulave, vulave, etj.

9. Lista e dokumenteve kontabël dhe parësore sipas inventarit

Lista e vlerësimeve të transmetuara, listat e titujve, tabelat e personelit, kontratat, marrëveshjet, detyrimet, dosjet e dokumenteve dhe regjistrave parësorë, etj.

Mungojnë regjistrat apo dokumentet e kontabilitetit parësor.

10. Gjendjet në llogaritë e verifikuara.

Gjendjet në llogaritë e verifikuara dhe deshifrimi i tyre konfirmohen. Këshillohet që të konfirmoni balancat në llogaritë e shlyerjes së parave të gatshme (para, banka, shlyerje me furnitorët dhe klientët, punonjësit), si dhe llogaritë për prona të tjera.

11. Nënshkrimet

Kryekontabilistë, që parashtrojnë dhe pranojnë çështje, anëtarë të komisionit ose përfaqësues të administratës.

Në rast mosmarrëveshjeje me ndonjë dispozitë të aktit, kontabilisti që largohet ka të drejtë të bëjë rezervat e duhura të motivuara gjatë nënshkrimit të aktit.

Certifikata e pranimit hartohet në dy kopje, nga të cilat: e para i paraqitet për miratim titullarit të institucionit, e dyta i mbetet transferuesit. Nëse punët transferohen nga një degë ose zyrë përfaqësuese e një organizate, akti hartohet në tre kopje, njëra prej të cilave i dorëzohet organizatës mëmë.

Për ndryshimin e shefit të kontabilitetit duhet të njoftohen organet tatimore. Zakonisht ata kërkojnë që të dorëzoni formularin nr. P14001, një urdhër takimi dhe të dhënat e pasaportës tuaj (fotokopje).

Në varësi të stilit të operimit të kompanisë së re, njoftohen partnerët dhe divizionet e rregullta.

Ligji nuk e rregullon pranimin dhe transferimin e lëndëve. Çdo punëdhënës e kryen atë në vitin 2018 sipas gjykimit të tij, duke marrë parasysh procedurën që është zhvilluar në praktikë. Artikulli përshkruan se si të hartohet një akt pranimi dhe transferimi i çështjeve.

Nga artikulli do të mësoni:

Si të hartohet dhe të ekzekutohet një akt pranimi dhe transferimi i çështjeve

Është mirë të pranosh biznes nga një paraardhës, i cili do të shpjegojë se në cilat rrethana janë hartuar dokumentet e personelit dhe do të ndihmojë në hartimin e një akti të pranimit të transferimit të punëve te llogaritari kryesor. Por shpesh në ditën e parë të punës, sekretarja mbetet e vetme para një grumbulli letrash, sepse punonjësi i mëparshëm tashmë ka dhënë dorëheqjen. Dikush vendos të fillojë me një auditim. Dikush, në panik, korrigjon gabimet në dokumentet e para që has, dhe më pas mban përgjegjësi për të metat e njerëzve të tjerë. Ne do t'ju tregojmë se si t'i trajtoni gjërat siç duhet në ditën tuaj të parë të punës nëse askush nuk mund t'jua dorëzojë ato.

Çfarë duhet bërë së pari

Në ditën e parë të punës, mblidhni të gjitha dosjet ekzistuese dhe dokumentacionin për personelin për vitin aktual.

Hartoni një akt transferimi të të dhënave të personelit në datën e ditës tuaj të parë të punës (shembulli më poshtë).

Në aktin e pranimit dhe transferimit të çështjeve nga drejtori, pasqyrohet emri i dokumenteve, periudha kohore që ato mbulojnë, sasia, si dhe informacioni për mungesën ose dëmtimin e dokumenteve. Ju mund të lini komentet tuaja për përmbajtjen dhe dizajnin.

Kur hartoni një inventar, kushtojini vëmendje nëse dokumentet janë hartuar saktë dhe nëse ato përmbajnë informacionin e kërkuar nga ligji i punës. Sigurohuni që të kontrolloni praninë e të gjitha akteve të detyrueshme lokale të pranimit dhe transferimit të rasteve të përcaktuara nga Kodi i Punës dhe ligjet e tjera.

Si të kontrolloni dokumentacionin e personelit dhe të korrigjoni gabimet

Siç u përmend më lart, kontrolloni nëse departamenti i burimeve njerëzore ka dokumentet e kërkuara. Para së gjithash, këto janë rregulloret e brendshme të punës (në tekstin e mëtejmë IR), kontratat e punës, oraret e pushimeve, urdhrat e personelit, etj. Për të mos mbajtur një listë dokumentesh në kokën tuaj, përdorni listën tonë të kontrollit (shembulli më poshtë).

Rishikoni aktet lokale të pranimit dhe transferimit të punëve të llogaritarit kryesor dhe një mostër që lidhen drejtpërdrejt me aktivitetet e punës së punonjësve. Ato duhet të përmbajnë nënshkrimet e punonjësve që tregojnë se ata e kanë lexuar përmbajtjen. dokument (neni 22 i Kodit të Punës të Federatës Ruse).

Bëni një inventar jo vetëm të dokumenteve letre, por edhe elektronike, nëse kompania ka miratuar menaxhimin e dokumenteve elektronike. Zbuloni nëse kompania punëson punëtorë në distancë. Studioni kontratat me ta. Ata duhet të specifikojnë natyrën e punës në distancë (neni 312.1 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Nëse dokumentet elektronike shkëmbehen me punonjës të largët, sigurohuni që të keni një nënshkrim elektronik të fortë dhe të kualifikuar.

Çfarë duhet t'i kushtoni vëmendje kur hartoni një akt

Gabimet në dokumente

Nëse gjeni gabime ose zbuloni se është e nevojshme dokument , vini re këtë në aktin e pranimit të transferimit të punëve gjatë ndryshimit të menaxherit. Ju nuk duhet të hartoni dhe miratoni dokumente bazuar në datën e mëparshme ose datën e punësimit të punonjësit të parë. Duke bërë këtë ju falsifikoni të dhënat. Kur shqyrtoni dokumentet, nuk do të jeni në gjendje të mblidhni nënshkrimet e punonjësve të pushuar nga puna dhe punonjësit aktualë mund të refuzojnë të nënshkruajnë dokumentin në mënyrë retroaktive. Prandaj, hartoni dokumente të reja dhe të gjitha korrigjimet në ato të vjetra me datën aktuale. Në të njëjtën kohë, tregoni datat reale të fillimit të punës, transferimeve, etj.

SHEMBULL

Kompania filloi aktivitetin e saj më 13 janar 2017 dhe nga e njëjta ditë punësoi 10 persona. Ata të gjithë vazhdojnë të punojnë. Gjatë procesit të punësimit, më 03.02.2018, zyrtari i BNJ ka pranuar rastet dhe ka konstatuar se me punonjësit nuk ishte lidhur asnjë kontratë pune. Oficeri i personelit i përpiloi ato dhe tregoi datën aktuale të përfundimit - 3 shkurt 2018. Por në tekst marrëveshje pasqyruar datën e fillimit aktual të punës së punonjësve - 13 janar 2017.

Regjistrimi dhe ruajtja e dokumenteve. Shihni se si është zakon të regjistroni dokumente në një kompani. Nëse kjo bëhet në mënyrë elektronike, merrni kohë për të krijuar regjistrat e letrës dhe sigurohuni që të përfshini një kolonë për nënshkrimet e punonjësve. Kur kontrollohet nga inspektorati i punës, regjistri do të ndihmojë në vërtetimin se dokumenti ekziston me të vërtetë, ai nuk është përpiluar në mënyrë retroaktive dhe i është dhënë punonjësit. Në fund të fundit, oficeri i personelit mban regjistrat e regjistrimit me radhë nga fillimi i vitit, i qep dhe i numëron.

Për të kuptuar se si ruhet dokumentacioni i personelit, kontrolloni nomenklaturën e dosjeve. Nëse mungon, ky është një sinjal se sistemi i ruajtjes nuk është menduar dhe organizuar siç duhet. Prandaj, pasi të pranoni rastet, sigurohuni që të krijoni një listë të rasteve dhe të siguroni sigurinë e të gjitha dokumenteve të personelit për t'i mbrojtur ato nga humbja dhe dëmtimi. Për më tepër, një kërkesë e tillë përcaktohet me ligj (Ligji i 22 tetorit 2004 Nr. 125-FZ).

Si të pranoni librat e punës

Së pari, kontrolloni nëse keni lëshuar një urdhër me të cilin menaxheri ju emëron përgjegjës për mbajtjen e të dhënave të punës. Nëse kjo nuk është bërë, përgatitni një urdhër dhe nënshkruani atë me drejtuesin e organizatës. Bëjeni këtë edhe nëse detyrimi për të punuar me të dhënat e punës është përcaktuar në përshkrimin tuaj të punës. Pastaj filloni të pranoni të dhënat e punës së punëtorëve.

Shikoni ku mbahen librat e punës. Duhet të jetë një kasafortë kundër zjarrit. Kontrolloni numrin e librave me listën e punonjësve të organizatës dhe zbuloni gjithashtu nëse janë bërë të gjitha shënimet e nevojshme që nga data aktuale. Është i përshtatshëm për të zyrtarizuar punën e bërë në një akt të veçantë të pranimit dhe transferimit të skedarëve personalë (shembulli më poshtë). Ju lutemi tregoni emrin tuaj të plotë. pronari i librit të punës, seria dhe numri i tij, si dhe komentet tuaja për mungesën, dëmtimin, përmbajtjen dhe dizajnin dokument .

Kontrolloni librin e kontabilitetit për lëvizjen e librave të punës dhe futni në to. Ai regjistron librat e punës që janë lëshuar për herë të parë në organizatë ose janë marrë nga punonjësit kur janë punësuar. Libri duhet të ketë një kopertinë të fortë, të jetë i numëruar dhe i lidhur, i vërtetuar me nënshkrimin e drejtuesit të organizatës dhe i vulosur me vulë dylli ose i vulosur.

Një akt pranimi dhe transferimi i punëve dhe pozicioneve hartohet nëse, për shembull, largohet shefi i një departamenti, i cili është në krye të dokumenteve dhe gjërave, zhdukja e të cilave do të shkaktojë telashe të mëdha për organizatën. Këto mund të jenë vula, libra pune të punonjësve, dokumente konfidenciale, etj. Nëse keni nevojë të transferoni çështje midis punonjësve të zakonshëm, atëherë nëse do të hartoni një akt apo jo, vendoset individualisht.

Për të organizuar pritjen dhe transferimin e rasteve, organizatat krijojnë një komision me urdhër të veçantë (shembulli më poshtë). Komisioni harton një akt të transferimit të çështjeve pas pushimit nga puna të një punonjësi. Forma e rreptë e kësaj dokument jo, këtu është një nga opsionet e projektimit (shembulli më poshtë). Anëtarët e komisionit jo vetëm që do t'ia kalojnë çështjet një punonjësi tjetër, por do të jenë edhe dëshmitarë të faktit se ai i ka pranuar dhe është përgjegjës për to. Nëse një punonjës sëmuret, zakonisht zëvendësi i tij merr përsipër.

Mostra. Urdhër për krijimin e një komisioni dhe vendosjen e procedurës për pranimin dhe transferimin e lëndëve

Mostra. Akti i pranimit dhe kalimit të lëndëve, dokumenteve, pasurive materiale

Nëse jeni të shqetësuar për anën etike të çështjes, atëherë nuk ka nevojë të shqetësoheni: nuk po pushtoni hapësirën personale të një personi tjetër dhe mos prekni gjëra personale. Kompjuteri, tavolina, kabineti, kasaforta janë pronë jo e punonjësit të sëmurë, por e punëdhënësit dhe ndodhen në ambientet e punëdhënësit.

Gjithmonë merrni parasysh mundësinë që një nga punonjësit tuaj të mos vijë në punë nesër. Përgatitni disa kopje të çelësave të kasafortës - ato duhet të mbahen nga punonjës të veçantë. Nuk mund të lejojmë që një organizatë të humbasë vulën sepse është në kasafortë dhe vetëm një person e ka çelësin dhe e mban me vete dhe nga sot ky punonjës është me pushime ose i sëmurë.

Ndryshimi i punonjësit përgjegjës për menaxhimin e të dhënave të personelit në një institucion, në praktikë shoqërohet gjithmonë me transferimin e librave të punës dhe dokumenteve të tjera për personelin - urdhra, dosje personale etj. Vëmë re se detyrimi për të kryer një procedurë të tillë është nuk përcaktohet me ligj. Për më tepër, disa oficerë të personelit pas shkarkimit thjesht refuzojnë të nënshkruajnë certifikatën e pranimit të dokumentit. Ndërkohë, regjistrimi i transferimit të dokumenteve të personelit është i nevojshëm, para së gjithash, që të mos humbasë asgjë dhe së dyti, për të identifikuar, eliminuar ose korrigjuar me kohë gabimet dhe pasaktësitë në dokumente. Ne do t'ju tregojmë në artikull se si të kryeni një procedurë të tillë, kur, nëse është e nevojshme të krijoni një komision dhe si të zyrtarizoni transferimin e dokumenteve të personelit.

Punëdhënësi shpesh përballet me problemin e organizimit të transferimit të dosjeve dhe dokumenteve të ruajtura në departamentin e personelit te një punonjës i ri, i cili do të pranohet në departamentin e personelit dhe më pas do të jetë përgjegjës për dokumentacionin e personelit. Sigurisht, opsioni ideal do të ishte punësimi i një punonjësi të ri përpara shkarkimit të oficerit të mëparshëm të personelit. Por në praktikë, kjo vështirë se është e mundur - një i sapoardhur mund të fillojë punën vetëm pas shkarkimit të punonjësit të mëparshëm, përndryshe mund të shkelet stafi dhe disiplina financiare.

Pra, procedura e transferimit të dokumenteve të personelit gjatë ndryshimit të personit përgjegjës për mbajtjen e të dhënave të personelit nuk rregullohet me akte ligjore. Megjithatë, në praktikë, disa rregulla janë shfaqur për zbatimin e tij. Në veçanti, kjo procedurë mund të ndahet në disa faza:

— krijimi i një komisioni;

— kontrollimi i disponueshmërisë, përmbajtjes, ekzekutimit, regjistrimit dhe ruajtjes së dokumenteve;

— hartimin e akteve të pranimit dhe kalimit të çështjeve.

Krijimi i një komisioni

Le të themi menjëherë se një komision i tillë nuk është i detyrueshëm, por i dëshirueshëm. Për ta krijuar atë, lëshohet një urdhër, i cili, ndër të tjera, miraton përbërjen e komisionit për kryerjen e procedurës së marrjes dhe transferimit të dokumentacionit të personelit për shkak të largimit nga puna të një punonjësi të departamentit të burimeve njerëzore (ose transferimit të tij në një punë tjetër ). Përbërja e komisionit formohet nga titullari i institucionit ose zëvendësi i tij, llogaritari kryesor ose llogaritari i pagat, inxhinier i sigurisë në punë, specialist i mbështetjes së dokumentacionit, avokat, etj. Kryesorja është që transferimi i çështjeve të kryhet me pjesëmarrjen e punonjësve të mëparshëm dhe të rinj përgjegjës për rrjedhën e dokumenteve të personelit.

I njëjti urdhër duhet të përcaktojë kompetencat e komisionit.

Kontrolli i dokumentacionit

Qëllimet e kontrollit të dokumentacionit gjatë transferimit të çështjeve janë identifikimi i zonave problematike ekzistuese në sistemin e rrjedhës së dokumenteve të personelit dhe kërkimi i mundësive për optimizimin e tij duke analizuar funksionimin e nënsistemeve kryesore të menaxhimit të dokumenteve (krijimi, transferimi, ruajtja operacionale, shkatërrimi, etj. .). Kjo do të thotë, në këtë fazë, kryhet një vlerësim gjithëpërfshirës i sistemit të rrjedhës së dokumenteve të personelit, procedurave ekzistuese, standardeve dhe teknologjive për krijimin e dokumentacionit të personelit. Për më tepër, kryhet një kontroll për të siguruar plotësinë e përbërjes, korrektësinë e ekzekutimit dhe pajtueshmërinë me legjislacionin aktual.

Shënim!Duhet të kontrollohet jo vetëm pjesa "letër" e të dhënave të personelit, por edhe softueri i përdorur për të krijuar dokumentacionin e personelit.

Është shumë mirë nëse institucioni ka udhëzime ose rregullore të tjera vendore që rregullojnë sjelljen e të dhënave të personelit: atëherë do të bëhet e qartë se si organizohet menaxhimi i të dhënave në organizatë dhe ku janë të mundshme problemet. Nëse nuk është aty, është në rregull, thjesht do të jetë pak më e vështirë të përcaktohet përbërja e dokumentacionit. Në çdo rast, për të kontrolluar përbërjen e dokumentacionit të personelit, përmbajtjen e tij dhe korrektësinë e ekzekutimit, duhet të hartoni një listë dokumentesh.

1. Ne përpilojmë një listë të dokumenteve të BNj. Nuk ka asnjë listë të vetme që do të ketë çdo institucion specifik. Sidoqoftë, çdo punëdhënës duhet të ketë disa dokumente:

- personeli (nenet 15, 57 të Kodit të Punës të Federatës Ruse);

- rregulloret e brendshme të punës (nenet 189, 190 të Kodit të Punës të Federatës Ruse);

- rregulloret për shpërblimet dhe shpërblimet për punonjësit - një dokument që përcakton sistemin e shpërblimit, nëse seksioni përkatës nuk është në rregulloret e brendshme të punës (neni 135 i Kodit të Punës të Federatës Ruse);

- orari i pushimeve (neni 123 i Kodit të Punës të Federatës Ruse);

- rregullore për mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësve - një dokument që përcakton procedurën e përpunimit të të dhënave personale (neni 86 i Kodit të Punës të Federatës Ruse);

- dokumentacioni për mbrojtjen e punës (neni 212 i Kodit të Punës të Federatës Ruse);

- kartat personale në format T-2, T-2GS (MS) (klauzola 12 e Rregullave për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës, miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 16 Prillit 2003 N 225 "Për librat e punës". );

- fletët e kohës (nenet 91, 99 të Kodit të Punës të Federatës Ruse përcaktojnë detyrimin e punëdhënësit për të mbajtur shënime për kohën e punuar në të vërtetë nga punonjësit);

- kontratat e punës (nenet 16, 56-59, 67 të Kodit të Punës të Federatës Ruse);

- librat e punës (nenet 65, 66 të Kodit të Punës të Federatës Ruse, Rregullat për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës);

- një libër për regjistrimin e lëvizjes së librave të punës dhe futjeve për to (Rregullat për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës, Rezoluta e Ministrisë së Punës të Federatës Ruse e 10 tetorit 2003 N 69 "Për miratimin e udhëzimeve për plotësimin e punës libra”);

- regjistri i masave të kontrollit (klauzola 8 e nenit 16 të Ligjit Federal të 26 dhjetorit 2008 N 294-FZ "Për Mbrojtjen e të Drejtave" personat juridikë dhe sipërmarrësit individualë në ushtrimin e kontrollit shtetëror (mbikëqyrjes) dhe kontrollit komunal");

- urdhra për personelin - për punësimin dhe largimin nga puna, transferimin në një punë tjetër, dhënien e lejes, dërgimin në një udhëtim pune, etj.;

- urdhra për aktivitetet kryesore - për miratimin ose ndryshimin e tabelës së personelit, për zvogëlimin e numrit ose stafit të punonjësve të organizatës, për punën në fundjavë, për ofrimin e ditëve shtesë të pushimit për punonjësit, etj.

Përveç këtyre dokumenteve, duke marrë parasysh specifikat e aktivitetit ose kushteve të punës, oraret e turneve, një listë pozicionesh me orar të parregullt të punës, si dhe dokumente që përcaktojnë standardet e punës, procedurën dhe shumën e rimbursimit të shpenzimeve që lidhen me udhëtimet e punës. mund të jetë i detyrueshëm.

Për informacionin tuaj.Gjithashtu, një institucion mund të ketë një marrëveshje kolektive, marrëveshje studentore (nenet 198-208 të Kodit të Punës të Federatës Ruse), marrëveshje për përgjegjësinë e plotë financiare individuale (neni 244 i Kodit të Punës të Federatës Ruse), përshkrimet e punës(nëse përgjegjësitë e punës nuk përfshihen në kontratat e punës), shkresat, protokollet, aktet, dokumentet e paraqitura nga punonjësit gjatë veprimtarisë së tyre të punës (raportet mjekësore, vendimet gjyqësore, certifikatat e thirrjeve për seancë, etj.), dosjet personale dhe dokumente të tjera.

2. Ne kontrollojmë dokumentet. Ju kujtojmë se detajet më të rëndësishme të çdo dokumenti janë data e ekzekutimit të tij dhe indeksi i regjistrimit. Indeksi i porosisë është numri serial i tij, i cili u caktohet dokumenteve brenda vitit të zyrës, i cili në shumicën e rasteve përkon me vitin kalendarik (nga 1 janari deri më 31 dhjetor). Përjashtim bëjnë institucionet arsimore, institucionet kulturore dhe disa institucione të tjera në të cilat viti i punës fillon më 1 shtator. Ju lutemi vini re: nëse organizata ka miratuar një numërim të përgjithshëm të vazhdueshëm dixhital të urdhrave, prania e urdhrit N 18-a midis urdhrave N 18 dhe N 19 mund t'i bëjë autoritetet e inspektimit të besojnë se dokumenti është lëshuar në mënyrë retroaktive. Nëse vërtetohet ky fakt, dokumenti do të konsiderohet i pavlefshëm. Të gjitha dokumentet duhet të kontrollohen për nënshkrimet e një personi të autorizuar, vizat e miratimit, shenjat e njohjes së punonjësit, shenjat e ekzekutimit.

Rregulloret kryesore që rregullojnë procedurën për përgatitjen e dokumenteve të personelit janë:

- GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumentit”;

- Rezoluta e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse, datë 5 janar 2004 N 1 "Për miratimin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për regjistrimin e punës dhe pagesën e saj";

- Kodi i Punës.

Shënim.Për të kontrolluar pasqyrimin aktual të disponueshmërisë së dokumenteve, mund të krahasoni disa dokumente të zgjedhura rastësisht me shënimet përkatëse në ditarin e regjistrimit.

Shënim!Vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet kontrollit të të dhënave të punës, pasi ato janë dokumentet kryesore për kohëzgjatjen e shërbimit dhe aktivitetet e punonjësve. Gjatë pranimit të librave të punës, punonjësi përgjegjës për mirëmbajtjen e tyre duhet të sigurohet që organizata të ketë formularë rezervë të librave të punës dhe futjeve në to. Natyra e detyrueshme e një furnizimi të tillë të formularëve përcaktohet në pikën 44 të Rregullave për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës.

3. Kontrollimi i sistemit të regjistrimit. Pothuajse gjithmonë, oficerët e personelit përdorin ditar për të regjistruar dokumente - një regjistër urdhrash për personelin, një regjistër njohjeje me rregulloret lokale, etj. Regjistrimi i dokumenteve është një element i rëndësishëm i menaxhimit të të dhënave të personelit, kështu që gjatë kryerjes së aktiviteteve të kontrollit dhe mbikëqyrjes, ai do të jetë e lehtë për oficerin e personelit të provojë se ky apo ai dokument nuk është hartuar në mënyrë retroaktive (në fund të fundit, ditarët e kontabilitetit janë të qepura dhe faqet në to janë të numëruara).

Një element i rëndësishëm i verifikimit është vendosja e pranisë së dokumenteve mbështetëse, për shembull, deklaratat për urdhrat: ndonjëherë ka një lidhje me to, por nuk ka vetë dokumente.

4. Kontrollimi i sistemit të ruajtjes së dokumenteve. Këtu komisioni duhet të kontrollojë disponueshmërinë e një liste rastesh - mungesa e tij do të thotë që sistemi nuk është menduar dhe, ka shumë të ngjarë, jo i organizuar. Gjatë kontrollit, duhet të përcaktohet nëse të gjitha rastet që përmbajnë dokumente të personelit janë përfshirë në nomenklaturën e çështjeve, nëse janë përmbushur kërkesat për titujt e lëndëve, nëse janë caktuar periudhat e ruajtjes dhe nëse ato përputhen me Listën e arkivave standarde administrative. dokumente të krijuara në rrjedhën e veprimtarive të organeve shtetërore dhe organeve dhe organizatave të qeverisjes vendore, që tregojnë periudhat e ruajtjes, të miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse të datës 25 gusht 2010 N 558.

5. Kontrollo software. Nuk është sekret që shumë institucione tashmë kanë kaluar në kryerjen e regjistrimeve të personelit duke përdorur produkte softuerike. Prandaj, kur pranoni dhe transferoni raste, duhet të kontrolloni:

— pajtueshmërinë e formave elektronike të dokumenteve me kërkesat e legjislacionit aktual;

— sistemet për ruajtjen elektronike dhe mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësve.

Pra, pas inspektimit, komisioni harton një listë dokumentesh me shënime për disponueshmërinë dhe ekzekutimin e tyre, e cila tregon se cilat dokumente duhet të korrigjohen ose plotësohen dhe cilat duhet të zhvillohen përsëri.

Ne hartojmë një akt pranimi dhe transferimi të dokumenteve

Pas kontrollit të dokumenteve, hartohet një akt pranimi dhe transferimi i dokumentacionit të personelit. Një akt i tillë hartohet në mënyrë arbitrare.

Këshillohet që të pasqyrohen emrat e dokumenteve dhe rasteve, periudha kohore që mbulojnë, sasia e tyre, si dhe informacioni për mungesën (dëmtimin ose pasaktësitë) e dokumenteve, komentet për përmbajtjen dhe dizajnin e tyre.

Shënim.Të gjitha mangësitë e zbuluara në rrjedhën e dokumenteve të personelit duhet të pasqyrohen në certifikatën e pranimit.

Nëse një zyrtar i ri i burimeve njerëzore nuk është zgjedhur ende, ju rekomandojmë të lëshoni një certifikatë pranimi, sipas së cilës punonjësi i mëparshëm i burimeve njerëzore do t'i dorëzojë dokumentet e departamentit të burimeve njerëzore pa kontrolluar cilësinë dhe plotësinë e tyre, për shembull, llogaritarit kryesor. ose një person tjetër i autorizuar nga menaxheri, sipas sasisë. Më pas, kur një punonjës i ri i departamentit të BNJ vjen, ai do të pranojë të gjitha dokumentet e paraqitura sipas raportit dhe do të fillojë një auditim të dokumentacionit. Bazuar në rezultatet e një auditimi të personelit, një punonjës i ri mund të hartojë një memorandum ose raport drejtuar menaxherit në lidhje me gabimet e identifikuara në përgatitjen dhe ruajtjen e dokumentacionit dhe të kërkojë krijimin e një komisioni për të kontrolluar statusin e punës me dokumentacionin e personelit.

Ju rekomandojmë që të zyrtarizoni pranimin dhe transferimin e librave të punës në një akt të veçantë. Një akt i tillë duhet të përmbajë një listë të të gjithë librave të punës që tregojnë informacionin e mëposhtëm: mbiemrin, emrin dhe patronimin e pronarit, serinë dhe numrin e librit të punës (fut), numrin e përgjithshëm të librave dhe inserteve të punës, duke përfshirë ato që nuk pretenduar më parë nga punonjësit e pushuar nga puna. I njëjti akt duhet të regjistrojë transferimin e formularëve të rinj të librave të punës dhe futjeve në to.

Pse e rekomandojmë këtë? Sepse përgjegjësia për mirëmbajtjen, ruajtjen, regjistrimin dhe lëshimin e librave të punës i takon një personi të autorizuar posaçërisht të caktuar me urdhër (udhëzim) të punëdhënësit (klauzola 45 e Rregullave për mbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës). Kjo do të thotë se do të duhet të lëshoni një urdhër, por pa dorëzuar një listë të të dhënave të punës me emër, si mund të caktoni përgjegjësi? Në asnjë mënyrë. Kështu, procedura për pranimin dhe transferimin e çështjeve lejon një punonjës të ri të vlerësojë gjendjen e dokumenteve të personelit dhe të çlirojë veten nga përgjegjësia për gabimet e bëra në periudhën e mëparshme.

Së fundi

Mos kini frikë të dokumentoni marrjen dhe transmetimin e dokumenteve të personelit. Kjo procedurë do të lejojë një punonjës të ri të departamentit të burimeve njerëzore të vlerësojë gjendjen e dokumenteve të personelit dhe të çlirojë veten nga përgjegjësia për gabimet e bëra në periudhën e mëparshme. Vini re se nëse një i sapoardhur refuzon të nënshkruajë certifikatën e pranimit (për shembull, duke parë që të dhënat e personelit janë në gjendje të keqe), është e nevojshme t'i shpjegoni atij se kjo është në interesin e tij. Në të vërtetë, në rast pretendimesh nga autoritetet rregullatore, e gjithë përgjegjësia do të jetë e punonjësit që kryen detyrat e burimeve njerëzore në atë moment. Qëllimi i një oficeri të personelit që merr detyrat e tij duhet të jetë të përmirësojë aktivitetet e shërbimit të personelit dhe, përveç gjetjes së gabimeve në dokumentet e krijuara tashmë, të pranojë të gjitha masat e nevojshme për t'i parandaluar ato në të ardhmen.

Akti i pranimit të transferimit të punëve pas pushimit nga puna është hartuar sipas mostrës dhe ju lejon të hiqni përgjegjësinë nga punonjësi i ardhshëm për veprimet e paraardhësit të tij. Meqenëse procedura e transferimit dhe forma e aktit nuk janë të rregulluara me ligj, menaxheri e organizon në mënyrë të pavarur këtë proces.

Në cilat raste, pas shkarkimit, hartohet një akt pranimi i transferimit të punëve?

Largimi nga puna i sekretarit, specialistit të burimeve njerëzore, apo llogaritarit kryesor për çfarëdo arsye mund të prishë procesin e punës së kompanisë ose degës së saj. Për të zbutur pasojat e mundshme, punëdhënësi organizon një transferim të dokumentuar të rasteve.

Kur nuk gjendet një zëvendësues i punonjësit të dorëhequr, një punonjës tjetër ose drejtori i ndërmarrjes merr përsipër të gjitha punët, duke i caktuar vetes kompetenca shtesë.

Nëse gjendet një specialist i ri për të plotësuar vendin vakant, ai merr të gjitha përgjegjësitë. Nëse funksionet e personit të shkarkuar janë kryer përkohësisht nga një specialist tjetër, atëherë transferimi i punëve bëhet në ditën kur punonjësi i ri merr detyrën.

Punëdhënësi organizon procedurën e transferimit në mënyrë që:

  • të sigurojë rrjedhën e pandërprerë të punës;
  • vlerësoni sasinë e punës për një specialist të ri që pranon raste;
  • ndani fushat e përgjegjësisë;
  • stimulojnë kryerjen me cilësi të lartë të detyrave të punës nga punonjësit.

Nëse një llogaritari kryesor jep dorëheqjen, ai kërkohet me ligj që të raportojë për aktivitetet e tij tek punëdhënësi, dhe nganjëherë tek autoritetet më të larta. Gjendja e pasqyrave financiare kontrollohet nga një komision me pjesëmarrjen e drejtorit, i cili, bazuar në rezultatet e inventarit dhe rakordimit të të dhënave, harton një akt pranimi të transferimit të dokumenteve pas shkarkimit. Një kopje e tij u dërgohet autoriteteve rregullatore.

Largimi nga puna i arkëtarit, menaxherit të magazinës dhe punonjësve të tjerë përgjegjës materialisht bëhet në marrëveshje me llogaritarin kryesor. Para se të largohen, ata janë të detyruar të dorëzojnë sendet e inventarit të besuara të paprekura ose të kompensojnë dëmin e shkaktuar punëdhënësit.

Procesi i transferimit

Drejtuesi i shoqërisë është i detyruar të organizojë inspektimin dhe të krijojë kushte për zbatimin e tij. Transferimi i çështjeve kryhet pas dhënies së urdhrit nga drejtori ose drejtuesi i njësisë. Urdhri duhet të tregojë:

  • arsyen dhe kohën e pranimit dhe transferimit;
  • personi përgjegjës për procedurën;
  • përbërja e komisionit punues dhe kryetari i miratuar;
  • periudha gjatë së cilës akti do të hyjë në fuqi.

Komisioni zakonisht përbëhet nga përfaqësues të administratës, punonjës të kontabilitetit, inxhinierë, ekonomistë dhe specialistë të tjerë. Drejtori mund të kryejë auditimin vetë ose të ftojë një auditor të palës së tretë.

Mungesa e njërit prej anëtarëve të komisionit të miratuar është shkak për njohjen e pavlefshme të aktit të kalimit të çështjeve pas pushimit nga puna.

Verifikimi duhet të kryhet përpara se punonjësi të largohet nga pozicioni.

Fakt! Nëse një person refuzon të dorëzojë dokumente që lidhen me detyrat e tij zyrtare dhe të krijuara gjatë punës së tij në këtë organizatë, punëdhënësi ka të drejtë ta sjellë atë në përgjegjësi materiale ose disiplinore.

Fakti i refuzimit nuk është një arsye e mjaftueshme për të vonuar lëshimin e librezës së punës dhe pagesën përfundimtare. Menaxheri mund të kërkojë dokumente zyrtare pas shkarkimit përmes gjykatës.

Procesi i transferimit të çështjes përbëhet nga fazat e mëposhtme:

  1. Hartimi i një urdhri.
  2. Kryerja e inventarizimit të dokumenteve të përgjegjshme.
  3. Kontrollimi i dokumenteve për pajtueshmërinë me kërkesat rregullatore ligjore.
  4. Transmetimi.
  5. Hartimi i një certifikate transferimi dhe pranimi.

Procesi i transferimit të çështjeve përfshin jo vetëm një raport mbi statusin e punës, por edhe rekomandime gojore për marrësin për mënyrat, kushtet, metodat dhe sekuencën e kryerjes së detyrave të punës. Ky informacion dhe shembulli personal ndikojnë ndjeshëm në suksesin e punës së specialistit në këtë fushë.

Dokumentet shtesë të nevojshme për hartimin e aktit

Meqenëse procedura e transferimit të lëndëve nuk është e përcaktuar me ligj, vetë drejtori i organizatës miraton listën e raporteve shoqëruese. Dokumentet përgatiten duke kryer procedurat e mëposhtme:

  • regjistrimi i urdhrit të lëshuar për transferimin e çështjeve;
  • një inventar i plotë i detyrimeve, aktiveve dhe formularëve të rreptë të raportimit;
  • kontrollet e mbajtjes së shënimeve;
  • kryerja e transferimit të drejtpërdrejtë të lëndëve;
  • hartimin dhe nënshkrimin e aktit.

Nëse procedura për transferimin e rasteve nuk pasqyrohet në dokumentet e organizatës, atëherë lëshohet një urdhër për secilin rast individual.

Çfarë tregohet në aktin e transferimit?

Shembull dokumenti.

Akti është hartuar në çdo formë në fletën A4. Ai duhet të përmbajë një listë të plotë të letrave të transferuara, të cilat zakonisht futen në një tabelë. Meqenëse nuk ka një formë standarde për aktin e pranimit dhe transferimit të çështjeve pas pushimit nga puna, ai më së shpeshti merr formën e një inventarizimi kontabël të dokumenteve.

Një mostër e një akti të përfunduar të pranimit dhe transferimit të çështjeve pas pushimit nga puna është paraqitur në foto.

Akti duhet të tregojë:

  • Emri i Kompanise;
  • llojin dhe titullin e dokumentit;
  • data dhe vendi i përpilimit;
  • numrin e regjistrimit;
  • listën e dokumenteve të bashkangjitura.

Akti i hartuar nënshkruhet nga të gjithë anëtarët e komisionit, punonjësi që ka dhënë dorëheqjen dhe punonjësi i punësuar në vend të tij. Nëse menaxheri i pranon rastet, ai i kontrollon dhe i nënshkruan veçmas të gjitha letrat.

Nuancë! Një punonjës i ardhshëm i cili ende nuk është regjistruar për pozicionin e liruar nuk kërkohet të marrë pjesë në proces dhe të pranojë rastet.

Në mënyrë tipike, akti pasqyron korrektësinë e dokumentacionit të mëposhtëm:

  • sistemet e kontabilitetit dhe kontrollit të brendshëm të kompanisë;
  • kontabiliteti i rrjedhës së parasë;
  • kontabiliteti për marrjen, regjistrimin dhe sigurinë e aktiveve financiare;
  • kontabiliteti dhe inventarizimi i artikujve të inventarit;
  • kontratat, aktet e rakordimit të marrëveshjeve të ndërsjella dhe dokumentet tjera financiare;
  • raportet e paraqitura në shërbimin tatimor;
  • marrëveshjet me punonjësit, marrëveshjet e punës, oraret e personelit;
  • gjendja e amortizimit të pasurisë etj.

Nëse punonjësi i ardhshëm ka dyshime për ndonjë dokument, ai ka të drejtë të hartojë një inventar të tyre. Kjo do ta shpëtojë atë nga problemet e mundshme në të ardhmen dhe do t'i lejojë të bëjë dallimin midis letrave të tij dhe atyre të përgatitura nga punonjësi i mëparshëm.

 

Mund të jetë e dobishme të lexoni: