Cum să asamblați corect un cort în formă de opt. Cum să pliezi un cort într-o figură opt (diagramă)? Cum să asamblați și să scoateți un cort-autobuz, mașină, tren și alte „frumusețe nepământeană”

Consultant fiscal

Ai decis să-ți schimbi locul de muncă și să devii contabil șef într-o altă organizație. După ce ai trecut cu succes selecția candidaților pentru acest post, formalizezi o relație de muncă cu angajatorul. Care sunt caracteristicile înregistrării relațiilor de muncă pentru contabilul șef?

Inregistrarea relatiilor de munca

Angajarea se formalizează prin semnarea unui contract de muncă. Toate organizațiile au dreptul de a încheia acorduri cu contabilul șef pe o perioadă de până la cinci ani (articolul 59 din Codul Muncii al Federației Ruse, denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse). Un contract de munca pe durata determinata poate fi incheiat la initiativa angajatorului sau angajatului. În practică, există angajatori care doresc să angajeze un contabil șef pentru doar un an, iar după depunerea bilanţului anual decid dacă îi prelungesc sau nu contractul.

Dar contabilii șefi ei înșiși pot, din anumite motive, să dorească să încheie un contract de muncă pe durată determinată, de exemplu, pentru a modifica condițiile sale în ceea ce privește salariile la reîncheiere.

Angajatorul are dreptul de a numi un contabil șef pentru a-și asigura calitățile de muncă. Durata perioadei de probă poate fi de până la șase luni. Trebuie amintit că perioadele de boală sau absență de la muncă din alte motive nu sunt incluse în perioada de probă (articolul 70 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Dacă angajatul nu trece testul, atunci are dreptul să fie concediat fără plata indemnizației de concediere, fără acordul sindicatului (dacă există unul la întreprindere). Cu toate acestea, angajatul trebuie să fie informat cu privire la acest lucru în scris cu cel puțin trei zile înainte.

În perioada de probă, salariatul însuși poate demisiona în orice moment, anunțând despre aceasta administrația întreprinderii și cu trei zile înainte. Contractul de muncă al contabilului șef poate prevedea răspundere financiară în dimensiune completă

Contabilul-șef poate fi concediat dacă decizia sa a cauzat prejudicii proprietății întreprinderii sau a dezvăluit un secret comercial. Lista informațiilor care nu pot constitui un secret comercial a fost aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 5 decembrie 1991 N 35. În conformitate cu această listă, informațiile conținute în documentele constitutive, documentele privind solvabilitatea întreprinderii, de exemplu, în bilanț și raport, nu este un secret comercial privind profiturile și pierderile, precum și în raportarea fiscală.

Contabilul-șef poate fi concediat dacă proprietarul proprietății întreprinderii se schimbă. Noua administrație poate face acest lucru în termen de trei luni de la data transferului întreprinderii către noul proprietar. În același timp noul proprietar este obligat să plătească contabilului șef o despăgubire în valoare de cel puțin trei câștiguri medii lunare.

Când întocmiți un contract, dacă este posibil, întrebați-vă despre motivul pentru care fostul dvs. coleg pleacă. Se poate dovedi că angajatorul aderă la tactica de a angaja un contabil șef cu o perioadă de probă de șase luni și promisiunea perspectivei unei creșteri salariale la finalizarea acesteia.

În această perioadă sunt depuse 2 bilanţuri, noii veniţi depun efort şi efort, înţelegând specificul activităţilor organizaţiei şi chiar greşelile contabilului anterior, apoi sunt pur şi simplu concediaţi, economisind salariile viitoare. Nu uitați că conform codului, angajatorul este obligat să furnizeze în scris o notificare de concediere, precizând în detaliu de ce anume nu a fost mulțumit de candidat.

Așadar, contractul a fost întocmit și s-au convenit principalele prevederi ale acestuia. Este timpul să luați măsuri. Să remarcăm că legislația nu prevede nicăieri procedura de trecere a cazurilor de la un contabil șef la altul. Unele departamente reglementau anterior această procedură. Este suficient să numim scrisoarea Comitetului Vamal de Stat al Federației Ruse din 21 februarie 1992 N 11-13/575 „Cu privire la procedura de acceptare și depunere a cazurilor la schimbarea șefului sau contabilului șef-șef al contabilității și controlului departament al unei instituții vamale Federația Rusă

„, și „Instrucțiuni privind procedura de acceptare și depunere a dosarelor de către contabilii șefi (contabili superiori cu drepturi de contabili șefi), direcțiile centralizate de contabilitate (compartimentele de contabilitate), instituțiile, întreprinderile și organizațiile sistemului Ministerului Sănătății al URSS”, aprobate. de către Ministerul Sănătăţii al URSS la 28 mai 1979 N 25- 12/38.

Ordin privind numirea unui contabil șef

La preluarea mandatului, este important să aflați: există o persoană de la care ar trebui să preluați afacerile și cum este această persoană înclinată să transfere afacerile noului contabil șef? Nu este un secret pentru nimeni că transferul de afaceri depinde de relația dintre contabilul care iese și angajator, precum și de integritatea contabilului care iese.

Predecesorul poate trânti pur și simplu ușa și să plece fără să explice nimic, sau îl va folosi pe noul venit pentru a-și plăti nemulțumirile împotriva conducerii anterioare. De multe ori pur și simplu nu există nimeni de la care să accepte afaceri, pentru că primul contabil șef

deja tras. În acest caz, se poate dovedi că problemele au fost transferate șefului organizației sau contabilului șef adjunct. Fiecare trebuie să decidă singur dacă ar trebui să dea dovadă de inițiativă excesivă și să semneze un certificat de acceptare întocmit sau nu. La urma urmei, nici un transfer de muncă nu are loc în absența angajatului anterior.

Dacă aveți noroc și predecesorul dvs. lucrează, managerul este obligat să emită un Ordin (instrucțiune) privind numirea unui nou contabil șef al organizației. În același timp, doi contabili șefi lucrează efectiv pentru o perioadă scurtă de timp. Prin urmare, în practică, un nou venit este angajat într-o funcție diferită și, ulterior, este numit șef sau, dimpotrivă, găsește oportunitatea de a plăti munca fostului contabil șef fără pierderi de salariu.

  1. Este mai bine să specificați în ordine:
  2. numele, numele și patronimul persoanei care acceptă atribuțiile de contabil șef;
  3. informații despre natura îndeplinirii îndatoririi – temporară sau permanentă;
  4. perioada în care se organizează primirea și transferul cazurilor. Perioada de concediere a unui angajat în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse nu trebuie să depășească două săptămâni. Așadar, în funcție de data concedierii angajatului anterior, se stabilește perioada în care vor fi transferate treburile.
  5. componenţa personală a comisiei de acceptare şi transfer de dosare (dacă este organizată).

Ordinul poate fi însoțit și de regulamentul (orarul) de lucru al comisiei.

Ordinul prevede perioada în care fiecare dintre contabilii șefi va conduce afacerile curente și va gestiona activitatea departamentului de contabilitate, va semna toate documentele de plată (facturi, facturi, ordine de numerar, cecuri, ordine de plată și alte documente primare) și, de asemenea, stabilește procedura de schimbare a cardurilor bancare ale organizatiei .

O schimbare a semnăturilor poate avea loc, de exemplu, după finalizarea auditului casei de marcat sau semnarea certificatului de acceptare pentru transferul cazurilor.

Având în vedere că contabilul-șef, în calitate de funcționar, este membru al unui număr de comisii (radierea mijloacelor fixe, inventar etc.), trebuie să vă amintiți să indicați modificările în componența acestora.

De ce este responsabil contabilul-șef?

Contabilul șef nou venit este interesat să delimiteze cu strictețe responsabilitatea pentru acțiunile sale și acțiunile predecesorului său.

Șeful organizației este responsabil pentru organizarea contabilității în organizație, respectarea legii atunci când efectuează tranzacții comerciale. El este, de asemenea, responsabil pentru organizarea stocării documentelor contabile primare, a registrelor contabile și a situațiilor financiare. Acest lucru este stabilit prin Legea federală nr. 129-FZ din 21 noiembrie 1996 „Cu privire la contabilitate și reglementările privind contabilitatea și raportarea financiară în Federația Rusă.

Să enumeram principalele puncte de responsabilitate ale contabilului șef. După ce le analizează, fiecare trebuie să decidă singur: în ce ordine va lua lucrurile și la ce va acorda o atenție deosebită.

Responsabilitatea poate apărea în cadrul legislației muncii, despre care am menționat deja, în cadrul Codului fiscal, al Codului penal și al Codului de infracțiuni administrative al Federației Ruse (COAP al Federației Ruse).

Conform Codului Penal al Federației Ruse (articolul 199), un contabil riscă pedepse în caz de evaziune fiscală „prin includerea în documentele contabile de date denaturate în mod deliberat privind veniturile sau cheltuielile sau în orice alt mod” la scară largă (sumă de peste 100.000 de euro). ruble). În acest caz, contabilul-șef poate fi privat de dreptul de a ocupa o astfel de funcție pe o perioadă de până la cinci ani sau arestat pe o perioadă de la patru luni la șase ani. De asemenea, se pedepsesc cauzarea prejudiciului prin înșelăciune (articolul 165), abuzul de autoritate (articolul 201), neglijența (articolul 293) și falsificarea înscrisurilor (articolul 327).

Dar acest lucru nu îl amenință încă pe noul contabil șef.

În conformitate cu o serie de articole din Codul administrativ al Federației Ruse, contabilul-șef poate fi amendat pentru multe încălcări, inclusiv:

Încălcarea procedurii de lucru cu numerar și a procedurii de efectuare a tranzacțiilor cu numerar (articolul 15.1) de la 40 la 50 de ori salariul minim (salariul minim),

Încălcarea termenelor de depunere a cererii de înregistrare la o autoritate fiscală sau la un organism al unui fond extrabugetar de stat de la 5 la 10 salarii minime și desfășurarea activităților fără înregistrare la aceste autorități (articolul 15.3) de la 20 la 30 de salarii minime,

Încălcarea termenului de transmitere a informațiilor despre deschiderea și închiderea unui cont la o bancă sau altă organizație de credit (articolul 15.4) de la 10 la 20 de salarii minime,

Încălcarea termenelor de depunere a declarației fiscale (articolul 15.5) de la 3 la 5 salarii minime,

Încălcarea ordinii de prezentare informatii statistice(Articolul 13.19) de la 30 la 50 de salarii minime,

Nefurnizarea informațiilor necesare controlului fiscal (articolul 15.6) de la 3 la 5 salarii minime,

Încălcarea gravă a regulilor de contabilitate și prezentare a situațiilor financiare, ceea ce înseamnă denaturarea sumelor impozitelor acumulate sau a oricărui articol (rând) din forma situațiilor financiare cu cel puțin 10% (articolul 15.11) de la 20 la 30 de salarii minime,

Nerespectarea procedurii stabilite pentru menținerea evidențelor, întocmirea și transmiterea de rapoarte privind tranzacțiile valutare, încălcarea perioadelor de depozitare stabilite pentru documente contabile și de raportare de la 50 la 100 de salarii minime (articolul 15.25 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse) ).

În consecință, atunci când se acceptă cazuri, trebuie acordată o atenție deosebită documentelor de numerar și de decontare, disponibilității și termenelor de depunere a rapoartelor și informațiilor către autoritățile fiscale și alte autorități.

Contabilul-șef, în special, răspunde în următoarele cazuri:

Contabilitate incorectă, rezultând erori în contabilitate și distorsiuni în situațiile financiare;

Acceptarea pentru executare și executare a documentelor privind tranzacțiile care contravin legislației în vigoare, încălcări ale regulilor și reglementărilor care reglementează activitățile financiare și economice;

Reconcilierea intempestivă și incorectă a tranzacțiilor pe conturi curente și alte conturi bancare, decontări cu debitorii și creditorii;

Încălcări ale procedurii de anulare a lipsurilor, creanțelor și datoriilor și a altor pierderi din bilanţ, pentru încasarea la timp a soldurilor de numerar de la vinovați;

Întocmirea de situații financiare nesigure, pentru încălcarea termenelor de depunere a situațiilor financiare trimestriale și anuale.

În acest sens, este important să se verifice disponibilitatea documentelor și executarea acestora în timpul acceptării și transferului cazurilor. În plus, ar trebui să se acorde atenție reflectării deficiențelor identificate în contabilitate, precum și reconcilierii decontărilor cu furnizorii și clienții organizației.

Documente contabile

În ce perioadă trebuie verificată disponibilitatea documentelor?

Conform articolului 87 din Codul fiscal al Federației Ruse inspectoratele fiscale are dreptul de a verifica activitatea contribuabilului timp de trei ani calendaristici. Dacă în acest timp organizația a fost deja inspectată, viitorul contabil șef trebuie să studieze raportul de inspecție. În acest caz, contabilul poate verifica doar documentația care a fost generată în activitate după raportul de audit.

Dacă nu a existat un audit, atunci trebuie amintit că, conform Legii „Cu privire la contabilitate”, documentele contabile primare, registrele contabile și situațiile financiare trebuie să fie stocate timp de cel puțin cinci ani (articolul 17) și, prin urmare, trebuie să fie disponibile pentru aceasta. perioadă.

La o anumită dată convenită cu contabilul-șef ieșit, toate procesele contabile pentru perioada trecută trebuie să fie finalizate.
Aceasta înseamnă că toate înregistrările contabile pentru perioada trecută trebuie completate, documentele primare care servesc ca bază pentru fiecare înregistrare trebuie completate,

au fost întocmite un bilanţ de lucru, formulare de contabilitate şi de raportare fiscală.

Pentru transfer se întocmesc cărțile și registrele de înregistrare: titluri de valoare, împuterniciri, înregistrarea citirilor de însumare a numerarului și ghișeele de control ale caselor de marcat care funcționează fără casier-operator, registru de casă; contabilizarea facturilor primite si emise, cumparari si vanzari, inregistrarea carnetelor de cecuri bancare etc.

Documentele contabile trebuie depuse în cazuri în conformitate cu nomenclatorul de cazuri elaborat la întreprindere. Nomenclatorul cazurilor este o listă de rubrici (denumiri) cazuri și reviste (cărți) de înregistrare stabilite la întreprindere, indicând perioadele de păstrare a acestora.

Unii contabili cer ca toate foile să fie numerotate și descrise. Dar trebuie să recunoașteți că într-o altă instituție această procedură poate dura întreaga perioadă de transfer a dosarelor. În plus, absența unui document nu vă scutește de răspundere în viitor.

Dacă se dovedește că lipsesc unele dintre jurnalele (cărțile) necesare, se face o înscriere corespunzătoare despre aceasta în certificatul de acceptare, iar jurnalul (cartea) începe din ziua în care cazurile sunt acceptate.

Verificarea tuturor înregistrărilor contabile și fiscale pe o perioadă de 3 ani în Pe termen scurt ireal. De regulă, transferul cazurilor se face pe baza ultimului bilanţ depus de către departamentul de contabilitate.

În practică, tranzacțiile sunt verificate selectiv sau, de exemplu, în mod continuu pentru orice secțiune pentru o perioadă selectată. Puteți selecta perioada cu cea mai mare cifră de afaceri pentru un cont cu durata de o lună, un trimestru și puteți verifica reflectarea în contabilitatea tranzacțiilor în mod continuu.

Se verifică conformitatea cu cerințele contabile (clauza 7 din Reglementările contabile „Politica contabilă a organizației” PBU 1/98, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 9 decembrie 1998 nr. 60n). Se atrage atenția asupra corectitudinii executării documentelor primare care servesc drept bază pentru înregistrarea tranzacțiilor în registrele contabile și prezența semnăturilor persoanelor autorizate.

Dacă este necesar, dreptul de a semna aceste persoane este confirmat de actele constitutive relevante, împuterniciri sau ordine.

Datele din bilanțurile cifrei de afaceri, jurnalele de comenzi, bilanțurile cifrei de afaceri și registrul general sunt verificate cu raportare contabilă și fiscală.

Trebuie verificat temeinic raportare fiscală pentru toate taxele plătite. Impozitele primare în acest caz sunt impozitul pe venit și TVA.

În raportare, ar trebui să acordați atenție nu numai corectitudinii completării formularelor, ci și semnului de acceptare a documentului, termenului limită pentru depunerea acestuia și prezenței tuturor semnăturilor necesare.

Încălcările, erorile și inexactitățile identificate în timpul inspecției sunt indicate în actul de acceptare și transfer de cazuri. În mod obișnuit, certificatele contabile sunt întocmite semnate de contabilul șef care iese sau de contabilul șef interimar al acestuia. Efectuarea de corecții la registrele contabile poate reveni atât noului contabil șef, cât și celui precedent.

Inventar

Este necesar să se efectueze un inventar la schimbarea contabililor șefi?

Să ne amintim că cazurile obligatorii de implementare a acesteia sunt stabilite de clauza 2 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate”. Aceleași prevederi sunt cuprinse în clauza 1.5 din Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 13 iunie 1995 N 49 „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor metodologice pentru inventarierea proprietăților și obligațiilor financiare”, clauza 27 din Ordinul Ministerul Finanțelor al Federației Ruse din 29 iulie 1998 N 34n „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind menținerea înregistrărilor contabile și a situațiilor financiare în Federația Rusă” și clauza 22 din Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 28 decembrie, 2001 N 119n „Cu privire la aprobarea Ghidurilor metodologice de contabilizare a stocurilor”.

Efectuarea unui inventar este obligatorie:

· la transferul proprietății spre închiriere, răscumpărare, vânzare, precum și în timpul transformării unei întreprinderi unitare de stat sau municipale;

· inainte de intocmirea situatiilor financiare anuale;

· la schimbarea financiară persoane responsabile;

· când sunt dezvăluite fapte de furt, abuz sau deteriorare a proprietății;

· în cazul unui dezastru natural, incendiu sau alte situații de urgență cauzate de condiții extreme;

· în timpul reorganizării sau lichidării organizației;

· în alte cazuri prevăzute de legislația Federației Ruse.

Dacă acceptați cazuri în ajunul întocmirii raportării anuale, iar data inventarierii obligatorii este determinată în politica contabilă a întreprinderii, dar inventarul nu a fost efectuat, aveți tot dreptul să ridicați problema efectuării unui inventarul obligatoriu al bunurilor și pasivelor la acceptarea cazurilor.

Dacă la întreprindere preluați, contabilul-șef este persoana responsabilă financiar, iar acest lucru este posibil în conformitate cu art. 243 din Codul Muncii al Federației Ruse și trebuie stipulate în contractul de muncă, este necesar și inventarul.

Atunci când contabilul șef combină funcția de casier, se efectuează un inventar al numerarului. Pe baza rezultatelor inspecției se întocmește un proces-verbal de inspecție separat al casei de marcat, care se semnează atât de persoana care depune și primește dosarele contabile, cât și de casier și reprezentantul administrației. Acest act este o anexă la actul de acceptare și predare a dosarelor.

Dacă nu este prevăzută răspunderea financiară și există puțin timp pentru livrarea și acceptarea cazurilor, nu ar fi greșit să se uite la rezultatele ultimului inventar efectuat la întreprindere. În orice caz, trebuie remarcat în actul de pretransfer al dosarelor

data și rezultatele inventarului anterior și, de asemenea, discutați cu managerul dumneavoastră inventarul la începutul activității dumneavoastră.

În practică, contabilii realizează un inventar al finanțelor (se uită la soldurile de numerar, conturile curente, conturile de încasat și de plătit), alții necesită și un inventar al mijloacelor fixe și al stocurilor. Discrepanțele identificate în timpul inventarierii între disponibilitatea reală a proprietății și datele contabile sunt reflectate în conturile contabile în modul prevăzut de Reglementările privind contabilitate.

Act de acceptare și transfer de cazuri

Ca urmare a acceptarii si transferului cazurilor se intocmeste un certificat de acceptare. Actul indică la ce dată a avut loc transferul cazurilor.

Cea mai simplă formă a unui certificat de acceptare este un inventar al cazurilor acceptate de contabilul-șef.

Cu toate acestea, în opinia noastră, acest lucru nu este suficient pentru munca ulterioară a contabilului șef.

1. Dar beneficiază și angajatul care pleacă. Un nou venit pur și simplu percepe multe lucruri după ureche în timpul transferului de afaceri. Iar la intocmirea primului bilant, te vei afla in dificultate din cauza lipsei de informatii. Prin urmare, este mai rațional să se indice în act informații despre soldurile conturilor cu o defalcare. Apoi, noul venit poate să culeagă toate informațiile necesare din raport și să nu deranjeze angajatul sau managerul care pleacă. Toată lumea știe forma actului; oricare poate fi folosit ca bază. Dar poate fi dificil să compui o parte semnificativă din cauza presiunii timpului și a emoțiilor. Vom oferi o listă aproximativă de întrebări (secțiuni) pe care le poate conține Certificatul de acceptare a cazurilor.

Acesta poate fi rafinat, extins sau redus în funcție de condițiile specifice și domeniul de aplicare al activităților organizației.

Caracteristici generale

contabilitatea si organizarea muncii contabile

Informații despre organizarea muncii în departamentul de contabilitate în sine. Personalul, personalul acestuia, fluctuația personalului și motivele acesteia. Repartizarea responsabilităților între angajați, disponibilitatea fișelor posturilor. Calificarea angajaților și munca pentru îmbunătățirea acesteia.

Caracteristicile generale ale contabilitatii. Sistem și formă (mandat memorial, mandat jurnal, computer). Starea registrelor contabile sintetice și analitice, discrepanțe în datele din acestea.

2. Starea contabilă numerar.

Casa de marcat. Disponibilitatea unui casier și a unui contract valabil pentru responsabilitate financiară deplină cu acesta. Condiții de păstrare și contabilizare a numerarului și a documentelor bănești (ștampile poștale, taxe de stat, cambii, bilete de avion plătite etc.). Starea înregistrărilor în registrul de casă, soldul documentelor de numerar și bănești în registrul de casă, conformitatea acestora cu înregistrările contabile se consemnează într-un raport de audit separat, care este anexat actului de acceptare și transfer de cazuri.

O listă a tuturor conturilor de numerar ale organizației, indicând numerele lor și sucursalele bancare. Soldurile fondului pentru fiecare cont conform extraselor bancare reconciliate cu datele contabile. Disponibilitatea notificărilor de la autoritățile fiscale despre conturile deschise.

Disponibilitatea carnetelor de cecuri, numărul de cecuri neutilizate.

3. Starea contabilității operațiunilor de decontare

Disponibilitatea extraselor de cont bancar, a contractelor și a altor documente de decontare.

Inventarierea decontărilor cu contrapărțile, disponibilitatea actelor de reconciliere a decontărilor reciproce, la ce dată au fost soluționate discrepanțele.

Efectuarea lucrărilor de revendicare. Realitatea conturilor de primit și de plătit.

Prezența creanțelor restante și neperformante, cu indicarea persoanelor responsabile pentru aceasta.

4. Disponibilitatea actelor de reconciliere a decontărilor cu organele fiscale, precum și a datoriilor la buget pentru impozite și taxe.

Credite bancare, starea datoriei pe scadență.

5. Starea contabilității bunurilor amortizabile (imobilizări fixe și imobilizări necorporale)

Disponibilitatea actelor (potrivire situații, eliminarea soldurilor naturale) de reconciliere a înregistrărilor contabile cu evidența persoanelor responsabile financiar, data ultimei reconcilieri. Data ultimului inventar al activelor materiale, rezultatele acestuia. Reflectarea în contabilitate a actelor de audit și anchete, materiale privind lipsurile, furturile transferate și netransferate autorităților de anchetă.

6. Starea contabilității analitice a materialelor, disponibilitatea documentelor de intrare și de ieșire privind circulația activelor materiale.

Stadiul decontărilor cu angajații Informații despre personal, disponibilitate contracte de munca

7. . Arierate la plata salariilor. Starea contabilității personalizate, disponibilitatea cardurilor fiscale pentru impozitul pe venitul persoanelor fizice și impozitul social unificat.

Raportare

8. Respectarea cerințelor de întocmire a bilanțului lunar, termenele stabilite pentru depunerea situațiilor financiare, declarațiilor și rapoartelor fiscale, precum și fiabilitatea acestor situații. Deciziile fondatorilor privind aprobarea situațiilor financiare și plata dividendelor. Disponibilitatea registrelor fiscale.

Depozitarea documentelor

Asigurarea stocarii si inregistrarii corespunzatoare a formularelor stricte de raportare si a unei arhive a documentelor contabile. Disponibilitatea inventarelor de cazuri, indiferent dacă documentele sunt depuse și numerotate. Executarea corectă a sechestrului sau distrugerii documentelor din cauza expirării termenului de păstrare.

9. Certificat de disponibilitate și siguranță a sigiliilor, ștampilelor etc.

Lista documentelor contabile si primare conform inventarului

Lista devizelor transmise, liste de titluri, tabele de personal, contracte, acorduri, obligații, dosare de documente și registre primare etc.

10. Există o lipsă de registre sau documente contabile primare.

Solduri pe conturi verificate.

11. Soldurile pe conturile verificate și decriptarea acestora sunt confirmate. Este recomandabil să se confirme soldurile pe conturile de decontare în numerar (numerar, banca, decontări cu furnizorii și clienții, angajați), precum și conturile pentru alte proprietăți.

Semnături

Contabili-șefi, predare și primire dosare, membri ai comisiei sau reprezentant al administrației.

Certificatul de acceptare se intocmeste in doua exemplare, din care: primul se depune spre aprobare conducatorului institutiei, al doilea ramane la dosarul de transfer. Dacă afacerile sunt transferate de către o sucursală sau reprezentanță a unei organizații, actul se întocmește în trei exemplare, dintre care unul se depune la organizația-mamă.

Schimbarea contabilului-șef trebuie anunțată autorităților fiscale. De obicei, vă solicită să trimiteți formularul nr. P14001, un ordin de programare și detaliile pașaportului (fotocopie).

În funcție de stilul de operare al noii companii, partenerii și diviziile obișnuite sunt notificați.

Legea nu reglementează acceptarea și transferul cauzelor. Fiecare angajator o desfășoară în 2018 la propria discreție, ținând cont de procedura care s-a dezvoltat în practică. Articolul descrie modul de întocmire a unui act de acceptare și transfer de cazuri.

Din articol vei afla:

Cum se întocmește și se execută un act de acceptare și transfer de cazuri

Este bine să acceptați afaceri de la un predecesor, care va explica în ce circumstanțe au fost întocmite actele de personal și va ajuta la întocmirea unui act de acceptare a transferului de afaceri către contabilul șef. Dar de multe ori în prima zi de muncă, secretara este lăsată singură în fața unui morman de hârtii, pentru că fostul angajat a renunțat deja. Cineva decide să înceapă cu un audit. Cineva, în panică, corectează erorile din primele documente pe care le întâlnește și apoi își asumă responsabilitatea pentru deficiențele altora. Vă vom spune cum să gestionați corect lucrurile în prima zi de muncă dacă nimeni nu vi le poate preda.

Ce să faci mai întâi

În prima zi de lucru, colectați toate folderele existente și documente asupra personalului pentru anul curent.

Întocmește un act de transfer de evidență a personalului la data primei zile lucrătoare (exemplul de mai jos).

În actul de acceptare și transfer de cazuri de către director, reflectați denumirea documentelor, perioada de timp pe care o acoperă, cantitatea, precum și informații despre absența sau deteriorarea documentelor. Puteți lăsa comentarii despre conținut și design.

Când întocmiți un inventar, fiți atenți dacă documentele sunt întocmite corect și dacă conțin informațiile cerute de legislația muncii. Asigurați-vă că verificați prezența tuturor actelor locale obligatorii de acceptare și transfer de cazuri stabilite de Codul Muncii și alte legi.

Cum se verifică documentația personalului și cum se corectează erorile

După cum am menționat mai sus, verificați dacă departamentul de resurse umane are documentele necesare. În primul rând, acestea sunt reglementări interne de muncă (denumite în continuare IR), contracte de muncă, programe de vacanță, comenzi de personal etc. Pentru a nu ține în cap o listă de documente, folosește lista noastră de verificare (exemplul de mai jos).

Examinați actele locale de acceptare și transfer de afaceri ale contabilului șef și un eșantion care au legătură directă cu activitățile de muncă ale angajaților. Acestea trebuie să conțină semnăturile angajaților care indică faptul că au citit conținutul. document (Articolul 22 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Faceți un inventar nu numai pe hârtie, ci și al documentelor electronice, dacă compania a adoptat managementul electronic al documentelor. Aflați dacă compania angajează lucrători la distanță. Studiați contractele cu ei. Acestea trebuie să specifice natura la distanță a muncii (articolul 312.1 din Codul Muncii al Federației Ruse). Dacă se fac schimb de documente electronice cu angajați la distanță, asigurați-vă că există o semnătură electronică puternică și calificată.

La ce să fii atent atunci când întocmești un act

Erori în documente

Dacă găsiți erori sau descoperiți că este necesar document , rețineți acest lucru în actul de acceptare a transferului de afaceri la schimbarea managerului. Nu trebuie să întocmești și să aprobi documente pe baza datei anterioare sau a datei angajării primului angajat. Făcând acest lucru, falsificați datele. La examinarea documentelor, nu veți putea strânge semnăturile angajaților disponibilizați, iar angajații actuali pot refuza să semneze documentul retroactiv. Prin urmare, întocmește documente noi și toate corecțiile în cele vechi cu data curentă. În același timp, indicați datele reale de începere a lucrărilor, transferurilor etc.

EXEMPLU

Compania și-a început activitățile pe 13 ianuarie 2017 și din aceeași zi a angajat 10 persoane. Toți continuă să lucreze. Pe parcursul procesului de angajare, în data de 3 februarie 2018, ofițerul de HR a acceptat cazurile și a descoperit că nu s-au încheiat contracte de muncă cu angajații. Ofițerul de cadre le-a întocmit și a indicat data actuală a încheierii - 3 februarie 2018. Dar în text acord reflecta data începerii efective a muncii a salariaților - 13 ianuarie 2017.

Înregistrarea și păstrarea documentelor. Vedeți cum este obișnuit să înregistrați documente într-o companie. Dacă acest lucru se face electronic, faceți-vă timp pentru a crea jurnalele de hârtie și asigurați-vă că includeți o coloană pentru semnăturile angajaților. La verificarea de către inspectoratul de muncă, jurnalul va ajuta să dovedească că documentul există cu adevărat, nu a fost întocmit retroactiv și a fost dat salariatului. La urma urmei, ofițerul de personal ține secvențial jurnalele de înregistrare de la începutul anului, le coase și le numerotează.

Pentru a înțelege cum este stocată documentația de personal, verificați nomenclatorul dosarelor. Dacă lipsește, acesta este un semnal că sistemul de stocare nu a fost gândit și organizat corespunzător. Prin urmare, după ce acceptați cazurile, asigurați-vă că elaborați o listă de cazuri și asigurați siguranța tuturor documentelor de personal pentru a le proteja de pierderi și deteriorări. Mai mult, o astfel de cerință este stabilită prin lege (Legea din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ).

Cum să accept cărțile de muncă

În primul rând, verificați dacă ați emis un ordin prin care managerul vă numește responsabil pentru păstrarea evidenței muncii. Dacă acest lucru nu a fost făcut, pregătiți o comandă și semnați-o cu șeful organizației. Faceți acest lucru chiar dacă obligația de a lucra cu înregistrările de lucru este menționată în fișa postului dvs. Apoi începeți să acceptați dosarele de muncă ale lucrătorilor.

Uită-te unde sunt păstrate cărțile de muncă. Trebuie să fie un seif ignifug. Verificați numărul de cărți cu lista de angajați ai organizației și, de asemenea, aflați dacă toate înregistrările necesare au fost făcute de la data curentă. Este convenabil să se oficializeze munca depusă într-un act separat de acceptare și transfer de fișiere personale (exemplul de mai jos). Vă rugăm să indicați numele dvs. complet. proprietarul cărții de lucru, seria și numărul acestuia, precum și comentariile dvs. despre absența, deteriorarea, conținutul și designul document .

Verificați cartea de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și a inserărilor în acestea. Înregistrează carnetele de muncă care au fost emise pentru prima dată în organizație sau primite de la angajați atunci când au fost angajați. Cartea trebuie să aibă copertă rigidă, să fie numerotată și dantelă, certificată prin semnătura șefului organizației și sigilată cu sigiliu de ceară sau sigilată.

Se întocmește un act de acceptare și transfer de afaceri și funcții dacă, de exemplu, pleacă șeful unui departament, care se ocupă de documente și lucruri, a căror dispariție va cauza mari probleme organizației. Acestea ar putea fi sigilii, carnete de muncă ale angajaților, documente confidențiale etc. Dacă trebuie să transferați cazuri între angajați obișnuiți, atunci dacă să întocmiți sau nu un act se decide individual.

Pentru a organiza primirea și transferul cazurilor, organizațiile creează o comisie prin ordin special (exemplul de mai jos). Comisia întocmește un act de transfer de cauze la concedierea unui salariat. Forma strictă a acestui lucru document nu, aici este una dintre opțiunile de design (exemplul de mai jos). Membrii comisiei nu vor transfera doar cazurile unui alt angajat, ci vor fi și martori ai faptului că acesta le-a acceptat și răspunde de ele. Dacă un angajat se îmbolnăvește, adjunctul său preia de obicei.

Eşantion. Ordin privind crearea unei comisii și stabilirea procedurii de primire și transferare a dosarelor

Eşantion. Act de acceptare și transfer de cazuri, documente, bunuri materiale

Dacă ești îngrijorat de latura etică a problemei, atunci nu trebuie să-ți faci griji: nu invadezi spațiul personal al altei persoane și nu atingi lucruri personale. Calculatorul, biroul, dulapul, seiful sunt proprietatea nu a angajatului bolnav, ci a angajatorului și se află în sediul angajatorului.

Luați în considerare întotdeauna posibilitatea ca unul dintre angajații dvs. să nu vină la muncă mâine. Pregătiți mai multe copii ale cheilor de la seif - acestea ar trebui să fie păstrate de anumiți angajați. Nu putem permite o situație în care o organizație își pierde sigiliul pentru că se află într-un seif, iar o singură persoană are cheia acesteia și o poartă cu el, iar de astăzi acest angajat este în vacanță sau bolnav.

O schimbare a angajatului responsabil cu gestionarea evidenței personalului într-o instituție este, în practică, întotdeauna însoțită de transferul carnetelor de muncă și a altor documente privind personalul - comenzi, dosare personale etc. Reținem că obligația de a efectua o astfel de procedură este nestabilite prin lege. În plus, unii ofițeri de personal refuză pur și simplu să semneze certificatul de acceptare a documentului la concediere. Între timp, înregistrarea transferului documentelor de personal este necesară, în primul rând, pentru ca nimic să nu se piardă, iar în al doilea rând, pentru a identifica, elimina sau corecta cu promptitudine erorile și inexactitățile din documente. Vă vom spune în articol cum să efectuați o astfel de procedură, când, dacă este necesar să creați un comision și cum să formalizați transferul documentelor de personal.

Angajatorul se confruntă adesea cu problema organizării transferului dosarelor stocate în departamentul de personal și a documentelor în curs către un nou angajat, care va fi acceptat în departamentul de personal și ulterior va fi responsabil de documentația personalului. Desigur, varianta ideală ar fi angajarea unui nou angajat înainte de concedierea fostului ofițer de resurse umane. Dar, în practică, acest lucru este greu de posibil - un nou venit poate începe lucrul numai după concedierea angajatului anterior, altfel personalul și disciplina financiară pot fi încălcate.

Așadar, procedura de transfer al documentelor de personal la schimbarea persoanei responsabile cu ținerea evidenței personalului nu este reglementată de acte juridice. Cu toate acestea, în practică, au apărut anumite reguli pentru implementarea acestuia. În special, această procedură poate fi împărțită în mai multe etape:

— crearea unei comisii;

— verificarea disponibilității, conținutului, execuției, înregistrarea și stocarea documentelor;

— întocmirea actelor de acceptare și transfer de cauze.

Crearea unui comision

Să spunem imediat că un astfel de comision nu este obligatoriu, ci de dorit. Pentru a-l crea, se emite un ordin care, printre altele, aprobă componența comisiei de desfășurare a procedurii de primire și transfer a documentației de personal din cauza concedierii unui angajat al departamentului de resurse umane (sau a transferului acestuia la un alt loc de muncă). ). Componența comisiei este formată din șeful instituției sau adjunctul acestuia, contabilul-șef sau contabilul pt. salariile, inginer în securitatea muncii, specialist în suport documentație, avocat etc. Principalul lucru este că transferul de cazuri se efectuează cu participarea atât a angajaților anteriori, cât și a noilor angajați responsabili de fluxul documentelor de personal.

Același ordin trebuie să definească atribuțiile comisiei.

Verificarea documentației

Obiectivele verificării documentației în timpul transferului de cazuri sunt identificarea zonelor problematice existente în sistemul fluxului de documente de personal și căutarea oportunităților de optimizare a acesteia prin analizarea funcționării principalelor subsisteme de management al documentelor (creare, transfer, stocare operațională, distrugere etc.). .). Adică, în această etapă, se efectuează o evaluare cuprinzătoare a sistemului de flux de documente de personal, procedurile sale existente, standardele și tehnologiile pentru crearea documentației de personal. În plus, se efectuează o verificare pentru a se asigura completitatea compoziției, corectitudinea execuției și conformitatea cu legislația în vigoare.

Fiţi atenți!Ar trebui verificată nu numai partea „hârtie” a înregistrărilor de personal, ci și software-ul utilizat pentru a crea documentația personalului.

Este foarte bine dacă instituția are instrucțiuni sau alte reglementări locale care reglementează conduita înregistrărilor de personal: atunci va deveni clar cum este organizată managementul înregistrărilor în organizație și unde sunt posibile probleme. Dacă nu este acolo, este în regulă, va fi doar puțin mai dificil să determinați compoziția documentației. În orice caz, pentru a verifica componența documentației de personal, conținutul acesteia și corectitudinea execuției, trebuie să întocmiți o listă de documente.

1. Întocmim o listă de documente HR. Nu există o listă unică pentru fiecare instituție specifică. Cu toate acestea, fiecare angajator trebuie să aibă câteva documente:

— personalul (articolele 15, 57 din Codul Muncii al Federației Ruse);

— reglementările interne ale muncii (articolele 189, 190 din Codul Muncii al Federației Ruse);

- reglementări privind remunerarea și bonusurile pentru angajați - un document care stabilește sistemul de remunerare, dacă secțiunea corespunzătoare nu este în reglementările interne ale muncii (articolul 135 din Codul Muncii al Federației Ruse);

— programul de vacanță (articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse);

- regulament privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților - un document care stabilește procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal (articolul 86 din Codul Muncii al Federației Ruse);

— documentație privind protecția muncii (articolul 212 din Codul Muncii al Federației Ruse);

— carduri personale în formularele T-2, T-2GS (MS) (clauza 12 din Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 N 225 „Cu privire la cărțile de muncă” );

— foile de pontaj (articolele 91, 99 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilesc obligația angajatorului de a ține evidența timpului efectiv lucrat de angajați);

— contracte de muncă (articolele 16, 56-59, 67 din Codul Muncii al Federației Ruse);

— cărți de muncă (articolele 65, 66 din Codul Muncii al Federației Ruse, Reguli pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă);

— o carte pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și a inserțiilor pentru acestea (Reguli pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 N 69 „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor pentru completarea lucrărilor cărți”);

— jurnalul măsurilor de control (clauza 8 din articolul 16 din Legea federală din 26 decembrie 2008 N 294-FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoane juridiceși întreprinzătorii individuali în exercitarea controlului de stat (supravegherea) și controlului municipal”);

- comenzi pentru personal - privind angajarea si concedierea, transferul la alt loc de munca, acordarea concediului, trimiterea in calatorie de afaceri etc.;

- comenzi pentru activități de bază - la aprobarea sau modificarea tabloului de personal, la reducerea numărului sau a personalului angajaților organizației, la lucrul în weekend, la acordarea de zile suplimentare de odihnă angajaților etc.

Pe lângă aceste documente, ținând cont de specificul activității sau condițiile de muncă, programul de schimb, o listă de posturi cu program de lucru neregulat, precum și documentele de stabilire a standardelor de muncă, procedura și cuantumul rambursării cheltuielilor asociate călătoriilor de afaceri poate fi obligatoriu.

FYI.De asemenea, o instituție poate avea un contract colectiv, acorduri studențești (articolele 198-208 din Codul Muncii al Federației Ruse), acorduri privind responsabilitatea financiară individuală deplină (articolul 244 din Codul Muncii al Federației Ruse), fișele postului(dacă responsabilitățile de muncă nu sunt incluse în contractele de muncă), memorii, protocoale, acte, documente prezentate de angajați în cursul activității lor de muncă (rapoarte medicale, hotărâri judecătorești, certificate de convocare în ședință etc.), dosare personale și alte documente.

2. Verificăm actele. Să vă reamintim că cele mai importante detalii ale oricărui document sunt data executării acestuia și indexul de înregistrare. Indexul comenzii este numărul său de serie, care este atribuit documentelor în cadrul anului de birou, care în cele mai multe cazuri coincide cu anul calendaristic (de la 1 ianuarie până la 31 decembrie). Excepție fac instituțiile de învățământ, instituțiile de cultură și alte instituții în care anul de mandat începe la 1 septembrie. Vă rugăm să rețineți: dacă organizația a adoptat o numerotare digitală continuă generală a comenzilor, prezența ordinului N 18-a între comenzile N 18 și N 19 poate determina autoritățile de control să creadă că documentul a fost emis retroactiv. Dacă se constată acest fapt, actul va fi considerat nul. Toate documentele trebuie verificate pentru semnăturile unei persoane autorizate, vizele de aprobare, mărcile de familiarizare ale angajatului, mărcile de execuție.

Principalele reglementări care reglementează procedura de întocmire a documentelor de personal sunt:

— GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor”;

— Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 N 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia”;

- Codul Muncii.

Nota.Pentru a verifica reflectarea reală a disponibilității documentelor, puteți compara mai multe documente selectate aleatoriu cu înregistrările corespunzătoare din jurnalul de înregistrare.

Fiţi atenți!O atenție deosebită trebuie acordată verificării înregistrărilor de muncă, deoarece acestea sunt principalele documente despre vechimea în muncă și activitățile angajaților. Atunci când acceptă cărți de muncă, angajatul responsabil cu întreținerea acestora trebuie să se asigure că organizația are în ele forme de rezervă de cărți de muncă și inserturi. Caracterul obligatoriu al unei astfel de livrări de formulare este menționat în clauza 44 din Regulile de păstrare și păstrare a carnetelor de muncă.

3. Verificarea sistemului de înregistrare. Aproape întotdeauna, ofițerii de personal folosesc jurnalele pentru a înregistra documente - un jurnal al comenzilor pentru personal, un jurnal de familiarizare cu reglementările locale etc. Înregistrarea documentelor este un element important al gestionării înregistrărilor de personal, astfel încât atunci când desfășoară activități de control și supraveghere, acesta va fi ușor pentru ofițerul de personal să dovedească că acesta sau că documentul nu a fost întocmit retroactiv (la urma urmei, jurnalele contabile sunt cusute și paginile din ele sunt numerotate).

Un element important al verificării este stabilirea prezenței documentelor justificative, de exemplu, declarații la comenzi: uneori există un link către acestea, dar nu există documente în sine.

4. Verificarea sistemului de stocare a documentelor. Aici, comisia trebuie să verifice disponibilitatea unei liste de cazuri - absența acesteia înseamnă că sistemul nu este gândit și, cel mai probabil, nu este organizat. În timpul auditului, trebuie să se stabilească dacă toate cazurile care conțin documente de personal sunt incluse în nomenclatorul cazurilor, dacă sunt îndeplinite cerințele pentru rubricile dosarelor, dacă sunt stabilite perioade de depozitare și dacă acestea respectă Lista standard de arhivă administrativă. documente generate în cursul activităților organelor de stat și ale organismelor și organizațiilor administrației publice locale, indicând perioadele de păstrare, aprobate prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 N 558.

5. Verificați software. Nu este un secret pentru nimeni că multe instituții au trecut deja la efectuarea înregistrărilor de personal folosind produse software. Prin urmare, atunci când acceptați și transferați cazuri, trebuie să verificați:

— conformitatea formelor electronice ale documentelor cu cerințele legislației în vigoare;

— sisteme de stocare electronică și de protecție a datelor cu caracter personal ale angajaților.

Deci, după inspecție, comisia întocmește o listă de documente cu note privind disponibilitatea și execuția acestora, care arată care documente trebuie corectate sau completate și care trebuie elaborate din nou.

Întocmim un act de acceptare și transfer de documente

După verificarea documentelor, se întocmește un act de acceptare și transfer al documentației de personal. Un astfel de act este întocmit în mod arbitrar.

Este recomandabil să se reflecte denumirile documentelor și cazurilor, perioada de timp pe care o acoperă, cantitatea acestora, precum și informații despre absența (deteriorarea sau inexactitatea) documentelor, comentarii despre conținutul și designul acestora.

Nota.Toate deficiențele detectate în fluxul documentelor de personal trebuie să fie reflectate în certificatul de acceptare.

Dacă încă nu a fost selectat un nou ofițer de personal, vă recomandăm să eliberați un certificat de acceptare, conform căruia anteriorul angajat de personal va preda documentele departamentului de personal fără a verifica calitatea și caracterul lor complet, de exemplu, contabilului șef. sau o alta persoana imputernicita de manager, dupa cantitate. Ulterior, când sosește un nou angajat al departamentului de HR, acesta va accepta toate documentele depuse conform raportului și va începe un audit al documentației. Pe baza rezultatelor auditului de personal, un nou angajat poate întocmi un memoriu sau un raport adresat managerului despre erorile identificate în pregătirea și stocarea documentației și poate cere crearea unei comisii pentru verificarea stării de lucru cu documentația personalului.

Vă recomandăm să formalizați acceptarea și transferul cărților de muncă într-un act separat. Un astfel de act trebuie să conțină o listă a tuturor carnetelor de muncă care să indice următoarele informații: numele, prenumele și patronimul titularului, seria și numărul carnetului de muncă (inserție), numărul total de carnete de muncă și inserții, inclusiv cele care nu reclamat anterior de salariaţii disponibilizaţi. Același act ar trebui să înregistreze transferul de noi forme de cărți de muncă și inserții în acestea.

De ce recomandăm asta? Pentru că responsabilitatea pentru menținerea, păstrarea, înregistrarea și eliberarea carnetelor de muncă revine unei persoane special autorizate, desemnată prin ordin (instrucțiune) angajatorului (clauza 45 din Regulile de păstrare și păstrare a cărților de muncă). Aceasta înseamnă că va trebui să emiteți o comandă, dar fără a preda o listă de înregistrări de lucru după nume, cum puteți atribui responsabilitatea? În nici un caz. Astfel, procedura de acceptare și transfer de cazuri permite unui nou angajat să evalueze starea documentelor de personal și să se elibereze de responsabilitatea pentru greșelile comise în perioada anterioară.

În concluzie

Nu vă fie teamă să documentați primirea și transmiterea documentelor de personal. Această procedură va permite unui nou angajat al departamentului HR să evalueze starea documentelor de personal și să se elibereze de responsabilitatea pentru greșelile comise în perioada anterioară. Rețineți că, dacă un nou venit refuză să semneze certificatul de acceptare (de exemplu, văzând că dosarele de personal sunt în stare de degradare), este necesar să-i explicați că acest lucru este în interesul său. Într-adevăr, în cazul unor reclamații din partea autorităților de reglementare, toată responsabilitatea revine angajatului care îndeplinește sarcinile de resurse umane în acel moment. Scopul unui ofițer de personal care își preia funcțiile ar trebui să fie îmbunătățirea activităților serviciului de personal și, pe lângă găsirea erorilor în documentele deja create, să accepte toate masurile necesare pentru a le preveni pe viitor.

Actul de acceptare a transferului de afaceri la concediere este întocmit conform eșantionului și vă permite să eliminați responsabilitatea angajatului care vine pentru acțiunile predecesorului său. Deoarece procedura de transfer și forma actului nu sunt reglementate de lege, managerul organizează în mod independent acest proces.

În ce cazuri, la concediere, se întocmește un act de acceptare a transferului de afaceri?

Demiterea din orice motiv a unui secretar, specialist în resurse umane sau contabil șef poate perturba procesul de lucru al companiei sau al filialei acesteia. Pentru a atenua posibilele consecințe, angajatorul organizează un transfer documentat de cazuri.

Atunci când nu se găsește un înlocuitor pentru angajatul care demisionează, un alt angajat sau directorul întreprinderii preia toate problemele, atribuindu-și în același timp puteri suplimentare.

Dacă se găsește un nou specialist care să ocupe postul vacant, acesta își asumă toate responsabilitățile. În cazul în care funcțiile persoanei concediate au fost îndeplinite temporar de un alt specialist, atunci transferul de afaceri are loc în ziua în care noul angajat va prelua funcția.

Angajatorul organizează procedura de transfer pentru a:

  • asigura un flux de lucru neîntrerupt;
  • evaluează volumul de muncă pentru un nou specialist care acceptă cazuri;
  • împărțiți domeniile de responsabilitate;
  • stimularea îndeplinirii de înaltă calitate a sarcinilor de serviciu de către angajați.

Dacă un contabil șef demisionează, acesta este obligat prin lege să raporteze despre activitățile sale angajatorului, iar uneori autorităților superioare. Starea situațiilor financiare este verificată de o comisie cu participarea directorului, care, pe baza rezultatelor inventarierii și reconcilierii datelor, întocmește un act de acceptare a transferului documentelor la concediere. O copie a acestuia este trimisă autorităților de reglementare.

Concedierea unui casier, director de depozit și a altor angajați cu răspundere materială se efectuează de comun acord cu contabilul-șef. Înainte de plecare, aceștia sunt obligați să predea obiectele de inventar încredințate intacte sau să compenseze prejudiciul cauzat angajatorului.

Procesul de transfer

Șeful companiei este obligat să organizeze inspecția și să creeze condiții pentru implementarea acesteia. Transferul cazurilor se efectuează după emiterea unui ordin de către directorul sau conducătorul unității. Comanda trebuie să indice:

  • motivul și momentul acceptării și transferului;
  • persoana responsabilă de procedură;
  • componența comisiei de lucru și a președintelui aprobat;
  • perioada în care actul va intra în vigoare.

Comisia este formată de obicei din reprezentanți ai administrației, lucrători contabili, ingineri, economiști și alți specialiști. Directorul poate efectua auditul pe cont propriu sau poate invita un auditor terț.

Absența unuia dintre membrii comisiei aprobate constituie motiv de recunoaștere a actului de transfer a cauzelor la clasare ca nul.

Verificarea trebuie efectuată înainte ca angajatul să părăsească postul.

Fapt! În cazul în care o persoană refuză să predea documente legate de îndatoririle sale oficiale și create în timpul activității sale în această organizație, angajatorul are dreptul să o aducă la răspundere materială sau disciplinară.

Faptul de refuz nu este un motiv suficient pentru a întârzia eliberarea carnetului de muncă și plata finală. Managerul poate cere acte oficiale după demitere prin instanță.

Procesul de transfer al cazului constă din următoarele etape:

  1. Întocmirea unei comenzi.
  2. Efectuarea unui inventar al documentelor contabile.
  3. Verificarea documentelor pentru conformitatea cu cerințele legale de reglementare.
  4. Difuzare.
  5. Intocmirea unui certificat de transfer si acceptare.

Procesul de transferare a cazurilor implică nu numai un raport privind starea muncii, ci și recomandări orale către destinatar despre modalitățile, condițiile, metodele și succesiunea de îndeplinire a sarcinilor de serviciu. Aceste informații și exemplu personal influențează semnificativ succesul muncii specialistului în acest domeniu.

Documente suplimentare necesare pentru intocmirea actului

Deoarece procedura de transferare a cazurilor nu este specificată de lege, directorul organizației însuși aprobă lista rapoartelor însoțitoare. Documentele sunt pregătite prin efectuarea următoarelor proceduri:

  • înregistrarea ordinului emis de transfer de cauze;
  • un inventar complet al datoriilor, activelor și formularelor stricte de raportare;
  • verificări de evidență;
  • efectuarea transferului direct de dosare;
  • intocmirea si semnarea actului.

Dacă procedura de transferare a cazurilor nu este reflectată în documentele organizației, atunci se emite un ordin pentru fiecare caz în parte.

Ce este indicat în actul de transfer?

Document exemplu.

Actul se întocmește sub orice formă pe foaia A4. Trebuie să conțină o listă completă a documentelor transferate, care sunt de obicei introduse într-un tabel. Deoarece nu există un formular standard pentru actul de acceptare și transfer de cazuri la concediere, cel mai adesea acesta ia forma unui inventar contabil al documentelor.

O mostră a unui act finalizat de acceptare și transfer de cazuri la concediere este prezentată în imagine.

Actul trebuie să indice:

  • Numele companiei;
  • tipul și titlul documentului;
  • data și locul întocmirii;
  • numărul de înregistrare;
  • lista documentelor atasate.

Actul întocmit este semnat de toți membrii comisiei, de salariatul care a demisionat și de salariatul angajat în locul acestuia. Dacă managerul acceptă cazurile, el verifică și semnează separat toate actele.

Nuanţă! Un viitor angajat care nu a fost încă înregistrat pentru postul vacant nu este obligat să participe la proces și să accepte cazuri.

De obicei, actul reflectă corectitudinea următoarei documentații:

  • sistemele contabile și de control intern ale companiei;
  • contabilitatea fluxului de numerar;
  • contabilizarea primirii, inregistrarii si securitatii activelor financiare;
  • contabilitatea si inventarierea obiectelor de inventar;
  • contracte, acte de reconciliere a decontărilor reciproce și alte documente financiare;
  • rapoarte depuse la serviciul fiscal;
  • decontari cu angajatii, contracte de munca, grafice de personal;
  • starea de depreciere a proprietății etc.

Dacă angajatul care vine are îndoieli cu privire la orice documente, acesta are dreptul să întocmească un inventar al acestora. Acest lucru îl va salva de posibile probleme în viitor și îi va permite să facă distincția între actele sale și cele întocmite de angajatul anterior.

 

Ar putea fi util să citiți: