Ako správne zostaviť stan s číslom osem. Ako zložiť stan na osmičku (schéma)? Ako zostaviť a odstrániť stanový autobus, auto, vlak a inú „nadpozemskú krásu“

Daňový poradca

Rozhodli ste sa zmeniť prácu a stať sa hlavným účtovníkom v inej organizácii. Úspešným absolvovaním výberu kandidátov na túto pozíciu formalizujete pracovný pomer so zamestnávateľom. Aké sú vlastnosti registrácie pracovnoprávnych vzťahov pre hlavného účtovníka?

Registrácia pracovnoprávnych vzťahov

Nábor je formalizovaný podpísaním pracovnej zmluvy. Všetky organizácie majú právo uzatvárať zmluvy s hlavným účtovníkom na obdobie až piatich rokov (článok 59 Zákonníka práce Ruskej federácie, ďalej len Zákonník práce Ruskej federácie). Pracovnú zmluvu na dobu určitú možno uzavrieť na podnet zamestnávateľa alebo zamestnanca. V praxi sú zamestnávatelia, ktorí chcú hlavného účtovníka zamestnať len na rok a po predložení ročnej uzávierky sa rozhodnú, či mu predĺžia zmluvu alebo nie.

Ale samotní hlavní účtovníci môžu z nejakého dôvodu chcieť uzavrieť pracovnú zmluvu na dobu určitú, aby pri opätovnom uzatvorení zmenili jej mzdové podmienky.

Zamestnávateľ má právo vymenovať hlavného účtovníka na zabezpečenie jeho pracovných kvalít. Dĺžka skúšobnej doby môže byť až šesť mesiacov. Malo by sa pamätať na to, že obdobia choroby alebo neprítomnosti v práci z iných dôvodov nie sú zahrnuté do skúšobnej doby (článok 70 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Ak zamestnanec neprejde testom, má právo byť prepustený bez zaplatenia odstupného, bez súhlasu odborovej organizácie (ak v podniku existuje). O tom však musí byť zamestnanec písomne informovaný najneskôr tri dni vopred.

Počas skúšobnej doby môže sám zamestnanec kedykoľvek dať výpoveď a oznámiť to vedeniu podniku aj tri dni vopred. Pracovná zmluva hlavného účtovníka môže ustanoviť finančnú zodpovednosť v plnej veľkosti

Hlavného účtovníka možno odvolať, ak svojím rozhodnutím spôsobil škodu na majetku podniku alebo prezradil obchodné tajomstvo. Zoznam informácií, ktoré nemôžu predstavovať obchodné tajomstvo, bol schválený nariadením vlády Ruskej federácie z 5. decembra 1991 N 35. V súlade s týmto zoznamom sú informácie obsiahnuté v zakladajúcich dokumentoch, dokumentoch o solventnosti podniku, napríklad v súvahe a hlásení nie je obchodným tajomstvom o ziskoch a stratách, ako aj v daňovom výkazníctve.

Hlavný účtovník môže byť prepustený, ak sa zmení vlastník majetku podniku. Nová správa tak môže urobiť do troch mesiacov odo dňa prevodu podniku na nového vlastníka. V rovnakom čase nového majiteľa je povinný vyplácať vedúcemu účtovníkovi náhradu najmenej vo výške troch priemerných mesačných zárobkov.

Pri zostavovaní zmluvy sa, ak je to možné, informujte o dôvode, prečo váš predchádzajúci kolega odchádza. Môže sa ukázať, že zamestnávateľ sa drží taktiky najatia hlavného účtovníka so skúšobnou dobou šesť mesiacov a prísľubom vyhliadky na zvýšenie platu po jej skončení.

Počas tohto obdobia sa predkladajú 2 súvahy, nováčikovia vynakladajú úsilie a úsilie, chápu špecifiká činnosti organizácie a dokonca aj chyby predchádzajúceho účtovníka, a potom sú jednoducho prepustení, čím ušetria budúce platy. Nezabudnite, že podľa kódexu je zamestnávateľ povinný dať výpoveď písomne, v ktorej podrobne uvedie, s čím konkrétne nebol na kandidátovi spokojný.

Takže zmluva bola vypracovaná a dohodnuté jej hlavné ustanovenia. Je čas konať. Pripomeňme, že legislatíva nikde nestanovuje postup pri prevode prípadov z jedného hlavného účtovníka na druhého. Niektoré oddelenia predtým tento postup upravovali. Stačí uviesť list Štátneho colného výboru Ruskej federácie z 21. februára 1992 N 11-13/575 „O postupe pri prijímaní a predkladaní prípadov pri zmene vedúceho alebo hlavného účtovníka-vedúceho účtovníctva a kontroly oddelenie colnej inštitúcie Ruskej federácie

", a "Pokyny k postupu pri prijímaní a predkladaní prípadov hlavným účtovníkom (vedúci účtovníci s právami hlavného účtovníka), centralizovaným účtovným oddeleniam (účtovným oddeleniam), inštitúciami, podnikmi a organizáciami systému Ministerstva zdravotníctva ZSSR", schválený Ministerstvom zdravotníctva ZSSR dňa 28. mája 1979 N 25- 12/38.

Príkaz na vymenovanie hlavného účtovníka

Pri nástupe do funkcie je dôležité zistiť: existuje osoba, od ktorej by ste mali prevziať záležitosti a ako je táto osoba naklonená preniesť záležitosti na nového hlavného účtovníka? Nie je žiadnym tajomstvom, že prevod záležitostí závisí od vzťahu medzi odchádzajúcim účtovníkom a zamestnávateľom, ako aj od bezúhonnosti odchádzajúceho účtovníka.

Predchodca môže jednoducho zabuchnúť dvere a odísť bez toho, aby čokoľvek vysvetlil, alebo využije nováčika na splatenie svojich výčitiek voči predchádzajúcemu vedeniu. Často jednoducho nie je od koho prijať obchod, pretože ten prvý hlavný účtovník

už vystrelený. V tomto prípade sa môže ukázať, že záležitosti sa prenesú na vedúceho organizácie alebo zástupcu hlavného účtovníka. Každý sa musí sám rozhodnúť, či prejaví prehnanú iniciatívu a podpíše vlastnoručne vypracovaný akceptačný list, alebo nie. V neprítomnosti predchádzajúceho zamestnanca totiž k presunu práce nedochádza.

Ak máte šťastie a váš predchodca pracuje, vedúci je povinný vydať Príkaz (pokyn) na vymenovanie nového hlavného účtovníka organizácie. Zároveň dvaja hlavní účtovníci skutočne pracujú krátko. V praxi sa teda nováčikovi prijmú na inú pozíciu a následne vymenujú za vedúceho, alebo naopak nájdu možnosť zaplatiť prácu predchádzajúceho hlavného účtovníka bez straty mzdy.

V objednávke je lepšie uviesť:
priezvisko, meno a priezvisko osoby, ktorá preberá povinnosti hlavného účtovníka;
informácie o charaktere výkonu povinnosti – dočasného alebo trvalého;
obdobie, počas ktorého sa organizuje prijímanie a odovzdávanie prípadov. Lehota na prepustenie zamestnanca v súlade so Zákonníkom práce Ruskej federácie by nemala presiahnuť dva týždne. Preto sa v závislosti od dátumu prepustenia predchádzajúceho zamestnanca určuje obdobie, počas ktorého sa záležitosti prevedú.
personálne zloženie komisie pre prijímanie a odovzdávanie prípadov (ak je organizovaná).

K objednávke môžu byť priložené aj nariadenia (harmonogram) práce komisie.

Príkaz stanovuje lehotu, v ktorej bude každý z hlavných účtovníkov viesť bežné záležitosti a riadiť prácu účtovného oddelenia, podpisovať všetky platobné doklady (faktúry, faktúry, pokladničné príkazy, šeky, platobné príkazy a iné prvotné doklady) a tiež ustanovuje postup pri zmene bankových kariet organizácie .

K zmene podpisov môže dôjsť napríklad po ukončení auditu registračnej pokladnice alebo podpise akceptačného listu na odovzdanie vecí.

Vzhľadom na to, že hlavný účtovník je ako úradník členom viacerých komisií (odpis dlhodobého majetku, inventár atď.), nezabudnite uviesť zmeny v ich zložení.

Za čo je zodpovedný hlavný účtovník?

Novonastupujúci hlavný účtovník má záujem striktne vymedziť zodpovednosť za svoje činy a činy svojho predchodcu.

Vedúci organizácie zodpovedá za organizáciu účtovníctva v organizácii, dodržiavanie zákona pri vykonávaní obchodných transakcií Zodpovedá aj za organizáciu uchovávania prvotných účtovných dokladov, účtovných registrov a účtovných závierok. Ustanovuje to federálny zákon č. 129-FZ z 21. novembra 1996 „O účtovníctve a predpisoch o účtovníctve a finančnom výkazníctve v Ruskej federácii.

Uveďme hlavné body zodpovednosti hlavného účtovníka. Po ich analýze sa každý musí rozhodnúť sám: v akom poradí bude veci brať a na čo bude venovať osobitnú pozornosť.

Zodpovednosť môže vzniknúť v rámci pracovnoprávnych predpisov, ktoré sme už spomenuli, v rámci Daňového poriadku, Trestného zákona a Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie (COAP Ruskej federácie).

Podľa Trestného zákona Ruskej federácie (článok 199) hrozí účtovníkovi trest v prípade daňových únikov „úmyselným uvedením skreslených údajov o príjmoch alebo výdavkoch alebo iným spôsobom do účtovných dokladov“ vo veľkom rozsahu (suma nad 100 tis. rubľov). V tomto prípade môže byť hlavný účtovník zbavený práva zastávať takúto funkciu na obdobie až piatich rokov alebo môže byť zatknutý na obdobie štyroch mesiacov až šiestich rokov. Trestné je aj spôsobenie škody podvodom (článok 165), zneužitie právomoci (článok 201), nedbanlivosť (článok 293) a falšovanie dokumentov (článok 327).

Novému hlavnému účtovníkovi to ale zatiaľ nehrozí.

V súlade s viacerými článkami Správneho poriadku Ruskej federácie môže byť hlavnému účtovníkovi uložená pokuta za mnohé porušenia, vrátane:

Porušenie postupu pri práci s hotovosťou a postupu pri vykonávaní hotovostných transakcií (článok 15.1) od 40 do 50-násobku minimálnej mzdy (minimálnej mzdy),

Porušenie lehôt na podanie žiadosti o registráciu na daňovom úrade alebo orgáne štátneho mimorozpočtového fondu od 5 do 10 minimálnych miezd a vykonávanie činnosti bez registrácie na týchto orgánoch (článok 15.3) od 20 do 30 minimálnych miezd,

Porušenie lehoty na podanie informácie o otvorení a zrušení účtu v banke alebo inej úverovej organizácii (článok 15.4) od 10 do 20 minimálnych miezd,

porušenie lehôt na podanie daňového priznania (článok 15.5) z 3 na 5 minimálnych miezd,

Porušenie prezentačného poriadku štatistické informácie(článok 13.19) z 30 na 50 minimálnych miezd,

neposkytnutie údajov potrebných na daňovú kontrolu (článok 15.6) od 3 do 5 minimálnych miezd,

Hrubé porušenie pravidiel účtovania a prezentácie účtovnej závierky, ktorým sa rozumie skreslenie súm časovo rozlíšených daní alebo akéhokoľvek článku (riadku) tlačiva účtovnej závierky minimálne o 10 % (článok 15.11) z 20 na 30 minimálnych miezd,

Nedodržanie stanoveného postupu na vedenie záznamov, zostavovanie a predkladanie správ o menových transakciách, porušenie stanovených lehôt uchovávania účtovných a vykazovacích dokladov od 50 do 100 minimálnych miezd (článok 15.25 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie ).

Preto by sa pri prijímaní prípadov mala venovať osobitná pozornosť hotovostným a zúčtovacím dokladom, dostupnosti a termínom podávania správ a informácií daňovým a iným orgánom.

Hlavný účtovník je zodpovedný najmä v týchto prípadoch:

nesprávne účtovníctvo, ktoré vedie k chybám v účtovníctve a skresleniam vo finančných výkazoch;

Prijímanie na vyhotovenie a vyhotovenie dokumentov o transakciách, ktoré sú v rozpore so súčasnou legislatívou, porušenia pravidiel a predpisov upravujúcich finančné a ekonomické aktivity;

Včasné a nesprávne odsúhlasenie transakcií na bežných a iných bankových účtoch, vyrovnania s dlžníkmi a veriteľmi;

Porušenie postupu pri odpisovaní manka, pohľadávok a záväzkov a iných strát zo súvah, za predčasné vymáhanie peňažných zostatkov od vinníkov;

Zostavovanie nespoľahlivej účtovnej závierky, za porušenie termínov na predkladanie štvrťročných a ročných účtovných závierok.

V tejto súvislosti je dôležité kontrolovať dostupnosť dokumentov a ich vyhotovenie počas prijímania a odovzdávania vecí. Okrem toho by sa mala venovať pozornosť zohľadneniu zistených nedostatkov v účtovníctve, ako aj zosúladeniu vysporiadania s dodávateľmi a zákazníkmi organizácie.

Účtovné doklady

Za aké obdobie by sa mala kontrolovať dostupnosť dokumentov?

Podľa článku 87 daňového poriadku Ruskej federácie daňové inšpekcie má právo kontrolovať činnosť daňovníka počas troch kalendárnych rokov. Ak počas tejto doby už bola organizácia skontrolovaná, budúci hlavný účtovník si musí preštudovať správu o kontrole. V tomto prípade môže účtovník skontrolovať len dokumentáciu, ktorá bola vygenerovaná v činnosti po audítorskom výkaze.

Ak nedošlo k auditu, je potrebné pripomenúť, že podľa zákona „o účtovníctve“ musia byť primárne účtovné doklady, účtovné registre a účtovné závierky uchovávané najmenej päť rokov (článok 17), a preto musia byť na tento účel k dispozícii. obdobie.

K určitému dátumu dohodnutému s odchádzajúcim hlavným účtovníkom musia byť ukončené všetky účtovné procesy za uplynulé obdobie.
To znamená, že musia byť vyplnené všetky účtovné zápisy za uplynulé obdobie, musia byť vyplnené prvotné doklady slúžiace ako podklad pre každý zápis,

bola vytvorená pracovná súvaha, účtovné a daňové výkazy.

Na prevod sú pripravené knihy a registre evidencie: cenné papiere, splnomocnenia, evidencia stavov sumárnej hotovosti a kontrolné pulty registračných pokladníc pracujúcich bez pokladníka, pokladničná kniha; účtovanie prijatých a vystavených faktúr, nákupov a predajov, evidencia bankových šekových knižiek a pod.

Účtovné doklady sa musia ukladať v prípadoch v súlade s nomenklatúrou prípadov vypracovanou v podniku. Nomenklatúra prípadov je zoznam nadpisov (názvov) prípadov a žurnálov (knihy) registrácie vytvorených v podniku s uvedením ich uchovávania.

Niektorí účtovníci vyžadujú, aby boli všetky listy očíslované a popísané. Musíte však pripustiť, že v inej inštitúcii môže tento postup trvať celé obdobie odovzdávania prípadov. Okrem toho, absencia dokladu vás v budúcnosti nezachráni pred zodpovednosťou.

Ak sa ukáže, že niektoré potrebné časopisy (knihy) chýbajú, urobí sa o tom príslušný záznam v akceptačnom certifikáte a denník (kniha) sa začne písať odo dňa prijatia prípadov.

Overenie všetkých účtovných a daňových záznamov po dobu 3 rokov v krátkodobý neskutočné. Prevod vecí sa spravidla uskutočňuje na základe poslednej súvahy predloženej účtovným oddelením.

V praxi sa transakcie kontrolujú selektívne alebo napríklad priebežne za ľubovoľný úsek za zvolené obdobie. Na účte trvajúcom mesiac, štvrťrok si môžete zvoliť obdobie najvyššieho obratu a priebežne kontrolovať premietnutie do účtovania transakcií.

Kontroluje sa súlad s účtovnými požiadavkami (článok 7 účtovných predpisov „Účtovná politika organizácie“ PBU 1/98, schválený výnosom Ministerstva financií Ruska zo dňa 9. decembra 1998 č. 60n). Upozorňujeme na správnosť vyhotovenia prvotných dokumentov, ktoré slúžia ako podklad pre evidenciu transakcií v účtovných registroch, a na prítomnosť podpisov oprávnených osôb.

Ak je to potrebné, podpisové právo týchto osôb je potvrdené príslušnými zakladajúcimi dokumentmi, splnomocneniami alebo príkazmi.

Účtovným a daňovým výkazníctvom sa overujú údaje z obratových účtov, denníkov objednávok, obratových stavov a hlavnej knihy.

Je potrebné dôkladne skontrolovať daňové priznanie za všetky zaplatené dane. Primárnymi daňami sú v tomto prípade daň z príjmu a DPH.

Pri podávaní správ by ste mali venovať pozornosť nielen správnosti vyplnenia formulárov, ale aj značke o prijatí dokumentu, lehotu na jeho predloženie a prítomnosti všetkých potrebných podpisov.

Porušenia, chyby a nepresnosti zistené počas kontroly sú uvedené v akte o prijatí a odovzdaní prípadov. Účtovné osvedčenia sa zvyčajne vydávajú podpísané odchádzajúcim hlavným účtovníkom alebo jeho dočasným hlavným účtovníkom. Vykonávanie opráv v účtovných registroch môže pripadnúť tak novému hlavnému účtovníkovi, ako aj predchádzajúcemu.

Inventár

Je potrebné pri zmene hlavných účtovníkov vykonať inventúru?

Pripomeňme, že povinné prípady jeho implementácie sú ustanovené článkom 2 federálneho zákona z 21. novembra 1996 N 129-FZ „O účtovníctve“. Rovnaké ustanovenia obsahuje bod 1.5 vyhlášky Ministerstva financií Ruskej federácie z 13. júna 1995 N 49 „O schválení metodických pokynov na inventarizáciu majetku a finančných záväzkov“, bod 27 vyhlášky č. Ministerstvo financií Ruskej federácie z 29. júla 1998 N 34n „O schválení predpisov o účtovníctve a finančnom výkazníctve v Ruskej federácii“ a bod 22 vyhlášky Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 28. decembra 2001 N 119n "O schválení Smernice pre účtovanie zásob."

Vykonanie inventarizácie je povinné:

· pri prevode majetku na prenájom, odkúpenie, predaj, ako aj pri transformácii štátneho alebo obecného podniku;

· pred zostavením ročnej účtovnej závierky;

· pri zmene finančne zodpovedných osôb;

· keď sú odhalené skutočnosti krádeže, zneužitia alebo poškodenia majetku;

· v prípade živelnej pohromy, požiaru alebo inej mimoriadnej situácie spôsobenej extrémnymi podmienkami;

· pri reorganizácii alebo likvidácii organizácie;

· v iných prípadoch ustanovených právnymi predpismi Ruskej federácie.

Ak prijmete prípady v predvečer prípravy výročnej správy a dátum povinnej inventarizácie je stanovený v účtovnej politike podniku, ale inventarizácia nebola vykonaná, máte plné právo nastoliť otázku vykonania povinná inventarizácia majetku a záväzkov pri preberaní prípadov.

Ak v podniku, ktorý preberáte, je finančne zodpovednou osobou hlavný účtovník, čo je možné v súlade s čl. 243 Zákonníka práce Ruskej federácie a musí byť uvedený v pracovnej zmluve, vyžaduje sa aj inventár.

Keď hlavný účtovník spojí pozíciu pokladníka, vykoná sa inventarizácia hotovosti. Na základe výsledkov kontroly sa vyhotovuje samostatný protokol o kontrole pokladnice, ktorý podpisuje tak predkladajúca a prijímajúca účtovná evidencia, ako aj pokladník a zástupca správy. Tento zákon je prílohou aktu o preberaní a doručovaní vecí.

Ak nie je zabezpečená finančná zodpovednosť a je málo času na doručenie a prijatie prípadov, nebolo by od veci pozrieť sa na výsledky poslednej inventarizácie vykonanej v podniku. V každom prípade to treba poznamenať pri úkone predbežného odovzdania vecí

dátum a výsledky predchádzajúcej inventarizácie a tiež prediskutujte so svojím manažérom inventúru na začiatku vašej práce.

V praxi účtovníci vykonávajú inventarizáciu financií (pozerajú sa na stavy peňažných prostriedkov, bežné účty, pohľadávky a záväzky), iní vyžadujú aj inventarizáciu dlhodobého majetku a zásob. Nezrovnalosti zistené pri inventarizácii medzi skutočnou disponibilitou majetku a účtovnými údajmi sa premietnu do účtovníctva spôsobom predpísaným predpismi o účtovníctve.

Akt o prijatí a odovzdaní vecí

V dôsledku prijatia a odovzdania prípadov sa vystaví potvrdenie o prijatí. V zákone sa uvádza, kedy sa odovzdanie vecí uskutočnilo.

Najjednoduchšou formou akceptačného certifikátu je súpis prípadov prijatých hlavným účtovníkom.

Na ďalšiu prácu hlavného účtovníka to však podľa nás nestačí.

1. Ale prospieva aj odchádzajúcemu zamestnancovi. Nováčik jednoducho vníma veľa vecí sluchom v procese prenosu prípadov. A pri zostavovaní svojej prvej súvahy sa ocitnete v ťažkostiach pre nedostatok informácií. Preto je racionálnejšie uvádzať v zákone informácie o zostatkoch na účtoch s rozpisom. Potom môže nováčik vyčítať z hlásenia všetky potrebné informácie a nerušiť tak odchádzajúceho zamestnanca či manažéra. Každý pozná formu aktu; Ale môže byť ťažké skomponovať zmysluplnú časť kvôli časovej tiesni a emóciám. Uvedieme približný zoznam otázok (sekcií), ktoré môže potvrdenie o prevzatí prípadov obsahovať.

Môže sa spresniť, rozšíriť alebo zmenšiť v závislosti od konkrétnych podmienok a rozsahu činností organizácie.

Všeobecné charakteristiky

účtovníctvo a organizácia účtovných prác

Informácie o organizácii práce v samotnom účtovnom oddelení. Personál, jeho obsadenie, fluktuácia zamestnancov a jej dôvody. Rozdelenie zodpovednosti medzi zamestnancov, dostupnosť popisov práce. Kvalifikácia zamestnancov a práca na jej zlepšení.

Všeobecná charakteristika účtovníctva. Systém a forma (pamätný list, žurnál, počítač). Stav syntetických a analytických účtovných registrov, nezrovnalosti v údajoch v nich.

2. Stav účtovníctva hotovosť.

Pokladňa. Dostupnosť pokladníka a platná zmluva o plnej finančnej zodpovednosti s ním. Podmienky uchovávania a účtovania pokladničných a peňažných dokladov (poštové známky, štátne clá, zmenky, platené letenky a pod.). Stav zápisov v pokladničnej knihe, stav pokladničných a peňažných dokladov v pokladnici, ich súlad s účtovnou evidenciou sa zaznamenáva v samostatnej revíznej správe, ktorá je prílohou úkonu o prevzatí a odovzdaní vecí.

Zoznam všetkých hotovostných účtov organizácie s uvedením ich čísel a pobočiek bánk. Zostatky fondov na každom účte podľa bankových výpisov zosúladené s účtovnými údajmi. Dostupnosť oznámení daňových úradov o otvorených účtoch.

Dostupnosť šekových knižiek, počty nepoužitých šekov.

3. Stav účtovania zúčtovacích transakcií

Dostupnosť výpisov z bankového účtu, zmlúv a iných dokladov o vysporiadaní.

Inventarizácia vyrovnaní s protistranami, dostupnosť aktov odsúhlasenia vzájomných vyrovnaní, ku ktorému dátumu boli nezrovnalosti vyrovnané.

Vykonávanie reklamačných prác. Skutočnosť pohľadávok a záväzkov.

Prítomnosť pohľadávok po lehote splatnosti a nedobytných pohľadávok s uvedením osôb, ktoré sú za to zodpovedné.

4. Dostupnosť aktov o vyrovnaní s daňovými úradmi, ako aj dlhy voči rozpočtu na daniach a poplatkoch.

Bankové úvery, stav dlhu podľa splatnosti.

5. Stav účtovania odpisovaného majetku (dlhodobý a nehmotný majetok)

Dostupnosť úkonov (párovacie výkazy, odstránenie prirodzených zostatkov) odsúhlasenia účtovných záznamov so záznamami finančne zodpovedných osôb, dátum posledného odsúhlasenia. Dátum poslednej inventarizácie hmotného majetku, jej výsledky. Premietnutie do účtovníctva úkonov auditov a prieskumov, materiály o mankách, krádežiach postúpené a neprevedené vyšetrovacím orgánom.

6. Stav analytického účtovania materiálu, dostupnosť došlých a odoslaných dokladov o pohybe hmotného majetku.

Stav zúčtovania so zamestnancami Informácie o personálnom obsadení, dostupnosti pracovné zmluvy

7. . Nedoplatky na výplate miezd. Stav personalizovaného účtovníctva, dostupnosť daňových kariet pre daň z príjmu fyzických osôb a jednotnú sociálnu daň.

Nahlasovanie

8. Dodržiavanie požiadaviek na zostavenie mesačnej uzávierky, ustanovených lehôt na predkladanie účtovných závierok, daňových priznaní a hlásení a spoľahlivosť týchto výkazov. Rozhodnutia zakladateľov o schválení účtovnej závierky a výplate dividend. Dostupnosť daňových registrov.

Ukladanie dokumentov

Zabezpečenie správneho uchovávania a evidencie prísnych výkazov a archívu účtovných dokladov. Dostupnosť súpisov prípadov, či sú dokumenty uložené a očíslované. Riadne vykonanie zaistenia alebo zničenia dokumentov z dôvodu uplynutia úložnej doby.

9. Osvedčenie o dostupnosti a bezpečnosti pečiatok, pečiatok a pod.

Zoznam účtovných a prvotných dokladov podľa inventarizácie

Zoznam zasielaných odhadov, zoznamy titulov, personálne tabuľky, zmluvy, dohody, záväzky, zložky primárnych dokumentov a registrov atď.

10. Chýbajú primárne účtovné registre či doklady.

Zostatky na overených účtoch.

11. Zostatky na overených účtoch a ich dešifrovanie sú potvrdené. Je vhodné potvrdiť zostatky na hotovostných zúčtovacích účtoch (hotovosť, banka, zúčtovanie s dodávateľmi a odberateľmi, zamestnancami), ako aj na účtoch iného majetku.

Podpisy

Hlavní účtovníci, odovzdávajúci a prijímajúci prípady, členovia komisie alebo zástupca správy.

Potvrdenie o prijatí sa vyhotovuje v dvoch kópiách, z ktorých: prvé sa predkladá na schválenie vedúcemu inštitúcie, druhé zostáva odovzdávajúcemu prípadu. Ak záležitosti prevádza pobočka alebo zastúpenie organizácie, akt sa vyhotovuje v troch vyhotoveniach, z ktorých jedno sa predkladá materskej organizácii.

Zmenu hlavného účtovníka je potrebné oznámiť daňovým úradom. Zvyčajne vyžadujú, aby ste predložili formulár č. P14001, objednávku na stretnutie a údaje o vašom pase (fotokópiu).

V závislosti od štýlu fungovania novej spoločnosti sú pravidelne informovaní partneri a divízie.

Zákon neupravuje prijímanie a odovzdávanie vecí. Každý zamestnávateľ ho v roku 2018 vykonáva podľa vlastného uváženia s prihliadnutím na postup, ktorý sa vyvinul v praxi. Článok popisuje, ako vypracovať akt o prijatí a odovzdaní prípadov.

Z článku sa dozviete:

Ako vypracovať a vykonať akt o prijatí a odovzdaní vecí

Je dobré prijať obchod od predchodcu, ktorý vysvetlí, za akých okolností boli vypracované personálne dokumenty a pomôže vypracovať akt o prijatí prevodu záležitostí na hlavného účtovníka. Ale často v prvý deň v práci sekretárka zostane sama pred kopou papierov, pretože predchádzajúci zamestnanec už dal výpoveď. Niekto sa rozhodne začať s auditom. Niekto v panike opraví chyby v prvých dokumentoch, s ktorými sa stretne, a potom nesie zodpovednosť za nedostatky iných ľudí. Povieme vám, ako správne riešiť veci v prvý deň v práci, ak vám ich nikto nemôže odovzdať.

Čo robiť ako prvé

V prvý deň práce zozbierajte všetky existujúce priečinky a dokumenty o personálnom zabezpečení na bežný rok.

Vypracujte akt prenosu personálnych záznamov v deň vášho prvého pracovného dňa (vzor nižšie).

Pri prijímaní a odovzdávaní prípadov riaditeľom uveďte názov dokumentov, časové obdobie, ktoré pokrývajú, množstvo, ako aj informácie o absencii alebo poškodení dokumentov. Môžete zanechať komentár k obsahu a dizajnu.

Pri zostavovaní súpisu dbajte na to, či sú doklady vyhotovené správne a či obsahujú pracovnoprávne údaje. Nezabudnite skontrolovať prítomnosť všetkých povinných miestnych aktov prijímania a odovzdávania prípadov ustanovených Zákonníkom práce a inými zákonmi.

Ako skontrolovať personálnu dokumentáciu a opraviť chyby

Ako je uvedené vyššie, skontrolujte, či má personálne oddelenie požadované dokumenty. V prvom rade sú to interné pracovné predpisy (ďalej len IZ), pracovné zmluvy, rozvrhy dovoleniek, personálne príkazy a pod. Aby ste si neťahali v hlave zoznam dokumentov, použite náš kontrolný zoznam (vzor nižšie).

Preskúmajte miestne akty o prijatí a prevode záležitostí hlavného účtovníka a vzorku, ktoré priamo súvisia s pracovnými činnosťami zamestnancov. Musia obsahovať podpisy zamestnancov, že si prečítali obsah. dokument (článok 22 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Urobte si inventúru nielen papierových, ale aj elektronických dokumentov, ak si firma osvojila elektronickú správu dokumentov. Zistite, či spoločnosť zamestnáva vzdialených pracovníkov. Preštudujte si zmluvy s nimi. Musia špecifikovať vzdialený charakter práce (článok 312.1 Zákonníka práce Ruskej federácie). Ak sa elektronické dokumenty vymieňajú so zamestnancami na diaľku, zaistite, aby bol nainštalovaný silný a kvalifikovaný elektronický podpis.

Na čo si dať pozor pri vypracovávaní aktu

Chyby v dokumentoch

Ak nájdete chyby alebo zistíte, že je to potrebné dokument , všimnite si to v akte o prijatí prevodu vecí pri zmene konateľa. Dokumenty by ste nemali vypracovávať a schvaľovať na základe predchádzajúceho dátumu alebo dátumu prijatia prvého zamestnanca. Týmto spôsobom falšujete údaje. Pri kontrole dokumentov nebudete môcť zbierať podpisy prepustených zamestnancov a súčasní zamestnanci môžu odmietnuť podpísanie dokumentu spätne. Nové doklady a všetky opravy preto vyhotovujte v starých s aktuálnym dátumom. Zároveň uveďte skutočné dátumy začiatku práce, presunov atď.

PRÍKLAD

Spoločnosť začala svoju činnosť 13. januára 2017 a od toho istého dňa prijala 10 ľudí. Všetci pokračujú v práci. Personalistka v priebehu prijímacieho konania dňa 3.2.2018 prípady prevzala a zistila, že so zamestnancami nie sú uzatvorené žiadne pracovné zmluvy. Personalista ich zostavil a uviedol aktuálny dátum uzavretia - 3.2.2018. Ale v texte dohoda odrážal dátum skutočného nástupu zamestnancov do práce - 13.1.2017.

Evidencia a uchovávanie dokumentov. Pozrite sa, ako je zvykom evidovať dokumenty vo firme. Ak sa to robí elektronicky, nájdite si čas na vytvorenie papierových protokolov a nezabudnite zahrnúť stĺpec pre podpisy zamestnancov. Pri kontrole zo strany inšpektorátu práce protokol pomôže preukázať, že doklad skutočne existuje, nebol zostavený spätne a dostal ho zamestnanec. Veď personalista vedie evidenčné denníky postupne od začiatku roka, zošíva ich a čísluje.

Ak chcete pochopiť, ako sa uchováva personálna dokumentácia, pozrite si nomenklatúru súborov. Ak chýba, je to signál, že systém skladovania nebol premyslený a zorganizovaný správne. Preto po prijatí prípadov nezabudnite vytvoriť zoznam prípadov a zabezpečiť bezpečnosť všetkých personálnych dokumentov, aby ste ich ochránili pred stratou a poškodením. Takáto požiadavka je navyše stanovená zákonom (zákon z 22. októbra 2004 č. 125-FZ).

Ako prijať pracovné knihy

Najprv si skontrolujte, či ste vydali príkaz, ktorým vás vedúci poveruje vedením evidencie práce. Ak sa tak nestalo, pripravte objednávku a podpíšte ju s vedúcim organizácie. Urobte to aj vtedy, ak povinnosť pracovať s pracovnou evidenciou máte uvedenú v popise práce. Potom začnite prijímať pracovné záznamy pracovníkov.

Pozrite sa, kde sú uložené pracovné knihy. Musí to byť ohňovzdorný trezor. Skontrolujte počet kníh so zoznamom zamestnancov organizácie a zistite tiež, či sú k aktuálnemu dátumu vykonané všetky potrebné záznamy. Je vhodné formalizovať vykonanú prácu v samostatnom akte prijatia a prenosu osobných súborov (vzor nižšie). Uveďte svoje celé meno. vlastníka zošita, jeho sériu a číslo, ako aj vaše pripomienky k absencii, poškodeniu, obsahu a dizajnu dokument .

Skontrolujte účtovnú knihu o pohybe pracovných kníh a príloh v nich. Zaznamenáva pracovné knihy, ktoré boli prvýkrát vydané v organizácii alebo prijaté od zamestnancov pri prijatí do zamestnania. Kniha musí mať pevnú väzbu, musí byť očíslovaná a čipkovaná, overená podpisom vedúceho organizácie a zapečatená voskovou pečaťou alebo zapečatená.

Akt o prijatí a odovzdaní záležitostí a pozícií sa vypracuje, ak napríklad odíde vedúci oddelenia, ktorý má na starosti dokumenty a veci, ktorých zmiznutie spôsobí organizácii veľké problémy. Môžu to byť pečate, pracovné knihy zamestnancov, dôverné dokumenty atď. Ak potrebujete postúpiť prípady medzi radovými zamestnancami, o tom, či vypracovať akt alebo nie, sa rozhoduje individuálne.

Na organizovanie prijímania a odovzdávania prípadov organizácie vytvárajú províziu na základe špeciálnej objednávky (vzor nižšie). Komisia vypracuje akt o postúpení vecí pri prepustení zamestnanca. Prísna forma tohto dokument nie, tu je jedna z možností dizajnu (ukážka nižšie). Členovia komisie budú prípady nielen presúvať na iného zamestnanca, ale budú aj svedkami toho, že ich prijal a zodpovedá za ne. Ak zamestnanec ochorie, väčšinou to preberá jeho zástupca.

Ukážka. Nariadenie o vytvorení komisie a stanovení postupu prijímania a odovzdávania prípadov

Ukážka. Akt o prevzatí a odovzdaní vecí, dokumentov, hmotného majetku

Ak vás znepokojuje etická stránka problému, potom sa nemusíte obávať: nenarušujete osobný priestor inej osoby a nedotýkate sa osobných vecí. Počítač, stôl, kartotéka, trezor nie sú majetkom chorého zamestnanca, ale zamestnávateľa a sú umiestnené v priestoroch zamestnávateľa.

Vždy zvážte možnosť, že jeden z vašich zamestnancov zajtra nepríde do práce. Pripravte si niekoľko kópií kľúčov od trezoru – mali by ich uschovať konkrétni zamestnanci. Nemôžeme pripustiť situáciu, že organizácia stratí pečať, pretože je v trezore a kľúč od nej má len jeden človek a nosí ho so sebou a od dnešného dňa je tento zamestnanec na dovolenke alebo je chorý.

Zmena zamestnanca zodpovedného za vedenie personálnej evidencie v inštitúcii je v praxi vždy sprevádzaná odovzdaním pracovných kníh a iných dokladov o personáli - príkazov, osobných spisov a pod. Upozorňujeme, že povinnosťou takéhoto postupu je nie je ustanovená zákonom. Okrem toho niektorí personalisti po prepustení jednoducho odmietnu podpísať osvedčenie o prijatí dokumentu. Medzitým je potrebná registrácia prenosu personálnych dokumentov, v prvom rade, aby sa nič nestratilo, a po druhé, aby sa rýchlo identifikovali, odstránili alebo opravili chyby a nepresnosti v dokumentoch. V článku vám povieme, ako vykonať takýto postup, kedy, či je potrebné vytvoriť províziu a ako formalizovať prevod personálnych dokumentov.

Zamestnávateľ sa často stretáva s problémom organizácie presunu spisov uložených na personálnom oddelení a rozpracovaných dokumentov na nového zamestnanca, ktorý bude prijatý na personálne oddelenie a následne bude zodpovedný za personálnu dokumentáciu. Samozrejme, ideálnou možnosťou by bolo prijať nového zamestnanca ešte pred prepustením predchádzajúceho personalistu. V praxi je to však sotva možné - nováčik môže nastúpiť do práce až po prepustení predchádzajúceho zamestnanca, inak môže dôjsť k porušeniu personálnej a finančnej disciplíny.

Takže postup pri odovzdávaní personálnych dokladov pri zmene osoby zodpovednej za vedenie personálnej evidencie neupravujú právne akty. Napriek tomu sa v praxi objavili určité pravidlá na jeho realizáciu. Tento postup možno rozdeliť najmä do niekoľkých etáp:

— vytvorenie komisie;

— kontrola dostupnosti, obsahu, vyhotovenia, registrácie a uchovávania dokumentov;

— vypracovanie aktov o prijatí a odovzdaní prípadov.

Vytvorenie provízie

Povedzme hneď, že takáto provízia nie je povinná, ale žiaduca. Na jej vytvorenie je vydaný príkaz, ktorý okrem iného schvaľuje zloženie komisie na vykonávanie postupu prijímania a odovzdávania personálnej dokumentácie z dôvodu prepustenia zamestnanca HR oddelenia (alebo jeho preradenia na inú prácu). ). Zloženie komisie tvorí vedúci inštitúcie alebo jeho zástupca, hlavný účtovník alebo účtovník pre mzdy, technik bezpečnosti práce, špecialista dokumentačnej podpory, právnik a pod. Ide najmä o to, že odovzdávanie prípadov prebieha za účasti predchádzajúcich aj nových zamestnancov zodpovedných za tok personálnych dokumentov.

Rovnaký príkaz musí vymedziť právomoci komisie.

Kontrola dokumentácie

Cieľom kontroly dokumentácie pri presune prípadov je identifikácia existujúcich problémových oblastí v systéme toku personálnych dokumentov a hľadanie možností na jej optimalizáciu pomocou analýzy fungovania hlavných subsystémov správy dokumentov (tvorba, prenos, prevádzkové ukladanie, ničenie atď.). .). To znamená, že v tejto fáze sa vykonáva komplexné posúdenie systému toku personálnych dokumentov, jeho existujúcich postupov, štandardov a technológií na vytváranie personálnej dokumentácie. Okrem toho sa vykonáva kontrola úplnosti zloženia, správnosti vyhotovenia a súladu s platnou legislatívou.

Venujte pozornosť!Kontrolovať by sa mala nielen „papierová“ časť personálnej evidencie, ale aj softvér na tvorbu personálnej dokumentácie.

Je veľmi dobré, ak má inštitúcia pokyny alebo iné miestne predpisy upravujúce vedenie osobných záznamov: potom bude jasné, ako je v organizácii organizované riadenie záznamov a kde sú možné problémy. Ak tam nie je, je to v poriadku, len bude trochu ťažšie určiť obsah dokumentácie. V každom prípade, aby ste skontrolovali zloženie personálnej dokumentácie, jej obsah a správnosť vykonania, musíte vypracovať zoznam dokumentov.

1. Zostavujeme zoznam servisných dokumentov HR. Neexistuje jediný zoznam, každá konkrétna inštitúcia bude mať svoj vlastný. Každý zamestnávateľ však musí mať nejaké dokumenty:

— personálne obsadenie (články 15, 57 Zákonníka práce Ruskej federácie);

— vnútorné pracovné predpisy (články 189, 190 Zákonníka práce Ruskej federácie);

- predpisy o odmeňovaní a prémiách pre zamestnancov - dokument, ktorým sa ustanovuje systém odmeňovania, ak príslušný oddiel nie je vo vnútorných pracovnoprávnych predpisoch (článok 135 Zákonníka práce Ruskej federácie);

— rozvrh dovolenky (článok 123 Zákonníka práce Ruskej federácie);

- nariadenie o ochrane osobných údajov zamestnancov - dokument, ktorým sa ustanovuje postup pri spracúvaní osobných údajov (článok 86 Zákonníka práce Ruskej federácie);

— dokumentácia o ochrane práce (článok 212 Zákonníka práce Ruskej federácie);

— osobné karty vo formulároch T-2, T-2GS (MS) (článok 12 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných zošitov, schválených nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 N 225 „O pracovných zošitoch“ );

— pracovné výkazy (články 91, 99 Zákonníka práce Ruskej federácie stanovujú povinnosť zamestnávateľa viesť záznamy o skutočne odpracovanom čase zamestnancami);

— pracovné zmluvy (články 16, 56 – 59, 67 Zákonníka práce Ruskej federácie);

— zošity (články 65, 66 Zákonníka práce Ruskej federácie, Pravidlá vedenia a uchovávania zošitov);

— kniha na zaznamenávanie pohybu pracovných zošitov a príloh k nim (Pravidlá pre vedenie a uchovávanie pracovných zošitov, uznesenie Ministerstva práce Ruskej federácie z 10. októbra 2003 N 69 „O schválení Pokynov na vyplnenie prac. knihy“);

— protokol kontrolných opatrení (článok 8 článku 16 federálneho zákona z 26. decembra 2008 N 294-FZ „O ochrane práv právnických osôb a individuálnych podnikateľov pri výkone štátnej kontroly (dozoru) a obecnej kontroly“);

- príkazy pre personál - o prijatí a prepustení, preradení na inú prácu, udelení dovolenky, vyslaní na pracovnú cestu a pod.;

- príkazy na hlavné činnosti - o schválení alebo zmene personálneho obsadenia, o znížení počtu alebo zamestnancov organizácie, o práci cez víkendy, o poskytnutí dodatočných dní odpočinku zamestnancom a pod.

Okrem týchto dokladov, s prihliadnutím na špecifiká činnosti alebo pracovných podmienok, harmonogramy zmien, zoznam pozícií s nepravidelným pracovným časom, ako aj doklady ustanovujúce normy práce, postup a výšku náhrady výdavkov spojených s pracovnými cestami môže byť povinné.

FYIInštitúcia môže mať aj kolektívnu zmluvu, študentské zmluvy (články 198-208 Zákonníka práce Ruskej federácie), dohody o plnej individuálnej finančnej zodpovednosti (článok 244 Zákonníka práce Ruskej federácie), popisy práce(ak pracovné povinnosti nie sú zahrnuté v pracovných zmluvách), zápisnice, protokoly, úkony, dokumenty predložené zamestnancami pri výkone pracovnej činnosti (lekárske správy, rozhodnutia súdu, potvrdenia o predvolaní na zasadnutie a pod.), osobné spisy a iné dokumenty.

2. Kontrolujeme papiere. Pripomeňme, že najdôležitejšími údajmi každého dokumentu sú dátum jeho vyhotovenia a registračný index. Index zákazky je jej poradové číslo, ktoré sa prideľuje dokladom v rámci úradného roka, ktorý sa vo väčšine prípadov zhoduje s kalendárnym rokom (od 1. januára do 31. decembra). Výnimkou sú vzdelávacie inštitúcie, kultúrne inštitúcie a niektoré ďalšie inštitúcie, v ktorých sa úradný rok začína 1. septembra. Upozornenie: ak organizácia prijala všeobecné priebežné digitálne číslovanie objednávok, prítomnosť príkazu N 18-a medzi príkazmi N 18 a N 19 môže viesť kontrolné orgány k domnienke, že dokument bol vydaný so spätnou platnosťou. Ak sa táto skutočnosť preukáže, dokument sa bude považovať za neplatný. Všetky dokumenty by sa mali skontrolovať na podpisy oprávnenej osoby, schvaľovacie víza, známky oboznámenia sa zamestnanca, známky vykonania.

Hlavné predpisy upravujúce postup prípravy personálnych dokumentov sú:

— GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na prípravu dokumentu“;

— Uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie z 5. januára 2004 N 1 „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie na evidenciu práce a jej úhradu“;

— Zákonník práce.

Poznámka.Ak chcete skontrolovať skutočný odraz dostupnosti dokumentov, môžete porovnať niekoľko náhodne vybraných dokumentov so zodpovedajúcimi záznamami v registračnom denníku.

Venujte pozornosť!Osobitnú pozornosť treba venovať kontrole pracovných záznamov, keďže sú hlavnými dokladmi o dĺžke služby a činnosti zamestnancov. Pri preberaní pracovných zošitov sa zamestnanec zodpovedný za ich vedenie musí uistiť, že organizácia má v nich náhradné tlačivá pracovných zošitov a príloh. Povinnosť takejto dodávky tlačív je uvedená v článku 44 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie zošitov.

3. Kontrola registračného systému. Takmer vždy personalisti používajú na evidenciu dokladov denníky – denník objednávok pre personál, denník oboznámenia sa s miestnymi predpismi a pod. bude pre personalistu jednoduché dokázať, že ten či onen doklad nebol zostavený spätne (veď účtovné denníky sú zošité a strany v nich očíslované).

Dôležitým prvkom overovania je zistiť prítomnosť podporných dokumentov, napríklad vyhlásení k objednávkam: niekedy je na ne odkaz, ale samotné dokumenty neexistujú.

4. Kontrola systému ukladania dokumentov. Tu musí komisia skontrolovať dostupnosť zoznamu prípadov - jeho absencia znamená, že systém nie je premyslený a s najväčšou pravdepodobnosťou nie je organizovaný. Pri kontrole by sa malo zistiť, či sú všetky prípady obsahujúce personálne dokumenty zaradené do nomenklatúry vecí, či sú splnené požiadavky na nadpisy vecí, či sú stanovené lehoty uloženia a či zodpovedajú Zoznamu štandardných administratívnych archívov dokumenty vytvorené v rámci činnosti štátnych orgánov a orgánov samosprávy a organizácií s vyznačením lehôt uchovávania, schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 25. augusta 2010 N 558.

5. Skontrolujte softvér. Nie je žiadnym tajomstvom, že mnohé inštitúcie už prešli na vedenie personálnej evidencie pomocou softvérových produktov. Preto pri prijímaní a prenose prípadov musíte skontrolovať:

— súlad elektronických foriem dokumentov s požiadavkami platnej legislatívy;

— systémy elektronického uchovávania a ochrany osobných údajov zamestnancov.

Komisia teda po kontrole vypracuje zoznam dokumentov s poznámkami o ich dostupnosti a vyhotovení, z ktorého vyplýva, ktoré dokumenty je potrebné opraviť alebo doplniť a ktoré je potrebné znova rozpracovať.

Vyhotovíme akt o prijatí a odovzdaní dokumentov

Po kontrole dokladov sa vypracuje akt o prevzatí a odovzdaní personálnej dokumentácie. Takýto akt je vypracovaný svojvoľne.

Je vhodné uviesť názvy dokumentov a prípadov, časové obdobie, ktoré pokrývajú, ich množstvo, ako aj informácie o absencii (poškodení alebo nepresnosti) dokumentov, komentáre k ich obsahu a dizajnu.

Poznámka.Všetky zistené nedostatky v toku personálnych dokladov musia byť premietnuté do akceptačného certifikátu.

Ak ešte nie je vybraný nový personalista, odporúčame vystaviť potvrdenie o prijatí, podľa ktorého predchádzajúci personalista odovzdá doklady personálneho oddelenia bez kontroly ich kvality a úplnosti napríklad hlavnej účtovníčke. alebo iná osoba poverená konateľom, podľa množstva. Následne, keď príde nový pracovník HR oddelenia, prevezme všetky predložené doklady podľa správy a začne audit dokumentácie. Na základe výsledkov personálneho auditu môže nový zamestnanec vypracovať správu alebo správu adresovanú manažérovi o zistených chybách pri príprave a uchovávaní dokumentácie a požiadať o vytvorenie komisie na kontrolu stavu práce s personálnou dokumentáciou.

Prevzatie a prevod pracovných zošitov odporúčame formalizovať v samostatnom akte. Takýto akt musí obsahovať zoznam všetkých zošitov s uvedením týchto údajov: priezvisko, meno a priezvisko vlastníka, sériu a číslo zošita (prílohy), celkový počet zošitov a príloh, vrátane tých, ktoré nie sú predtým nárokovali prepustení zamestnanci. Ten istý zákon by mal zaznamenať presun nových tlačív pracovných zošitov a príloh v nich.

Prečo to odporúčame? Pretože zodpovednosť za vedenie, uchovávanie, evidenciu a vydávanie pracovných kníh má na to osobitne oprávnená osoba určená príkazom (pokynom) zamestnávateľa (bod 45 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných kníh). To znamená, že budete musieť vydať príkaz, ale bez odovzdania menného zoznamu pracovných záznamov, ako môžete určiť zodpovednosť? V žiadnom prípade. Postup pri prijímaní a odovzdávaní prípadov tak novému zamestnancovi umožňuje posúdiť stav personálnych dokladov a zbaviť sa zodpovednosti za chyby, ktoré sa dopustili v predchádzajúcom období.

Na záver

Nebojte sa zdokumentovať príjem a odoslanie personálnych dokumentov. Tento postup umožní novému zamestnancovi HR oddelenia posúdiť stav personálnych dokladov a zbaviť sa zodpovednosti za chyby, ktoré sa dopustili v predchádzajúcom období. Všimnite si, že ak nováčik odmietne podpísať potvrdenie o prijatí (napr. vidí, že personálna evidencia je v havarijnom stave), je potrebné mu vysvetliť, že je to v jeho záujme. V prípade nárokov zo strany regulačných orgánov bude všetka zodpovednosť spočívať na zamestnancovi, ktorý v danom momente vykonáva povinnosti v oblasti ľudských zdrojov. Cieľom nástupu personalistu do funkcie by malo byť skvalitnenie činnosti personálnej služby a okrem hľadania chýb v už vytvorených dokumentoch akceptovať všetky potrebné opatrenia aby sa im v budúcnosti zabránilo.

Akt o prijatí prevodu vecí pri prepustení je vypracovaný podľa vzorky a umožňuje vám zbaviť sa zodpovednosti prichádzajúceho zamestnanca za činy jeho predchodcu. Keďže postup prevodu a forma úkonu nie sú upravené zákonom, konateľ tento proces organizuje samostatne.

V akých prípadoch sa pri prepustení vypracuje akt o prijatí prevodu vecí?

Prepustenie sekretárky, personalistu alebo hlavného účtovníka z akéhokoľvek dôvodu môže narušiť pracovný proces spoločnosti alebo jej pobočky. Na zmiernenie možných následkov zamestnávateľ organizuje zdokumentované odovzdávanie prípadov.

Ak sa nenájde náhrada za odstupujúceho zamestnanca, prevezme všetky záležitosti iný zamestnanec alebo riaditeľ podniku, pričom si udelí ďalšie právomoci.

Ak sa na uvoľnené miesto nájde nový špecialista, preberá všetky povinnosti. Ak funkcie prepustenej osoby dočasne vykonával iný špecialista, k prevodu vecí dôjde v deň nástupu nového zamestnanca.

Zamestnávateľ organizuje postup prevodu tak, aby:

zabezpečiť nepretržitý pracovný tok;
posúdiť množstvo práce pre nového špecialistu prijímajúceho prípady;
rozdeliť oblasti zodpovednosti;
stimulovať kvalitné plnenie pracovných povinností zamestnancami.

Ak sa hlavný účtovník vzdá funkcie, je zo zákona povinný podať správu o svojej činnosti zamestnávateľovi, niekedy aj vyšším orgánom. Stav účtovnej závierky kontroluje komisia za účasti riaditeľa, ktorá na základe výsledkov inventarizácie a zosúladenia údajov vyhotoví akt o prijatí prevodu dokladov pri odvolaní. Jeho kópia sa posiela regulačným orgánom.

Prepustenie pokladníka, vedúceho skladu a ostatných hmotne zodpovedných zamestnancov sa vykonáva po dohode s hlavnou účtovníčkou. Pred odchodom sú povinní odovzdať zverené inventárne veci neporušené alebo nahradiť zamestnávateľovi škodu spôsobenú.

Proces prenosu

Vedúci spoločnosti je povinný organizovať kontrolu a vytvárať podmienky na jej vykonávanie. Prevod vecí sa vykonáva po vydaní príkazu riaditeľom alebo vedúcim útvaru. V objednávke musí byť uvedené:

dôvod a načasovanie prijatia a prevodu;
osoba zodpovedná za postup;
zloženie pracovnej komisie a schválený predseda;
obdobie, počas ktorého zákon nadobudne účinnosť.

Komisia sa zvyčajne skladá zo zástupcov administratívy, účtovníkov, inžinierov, ekonómov a iných odborníkov. Riaditeľ môže vykonať audit sám alebo prizvať externého audítora.

Neprítomnosť jedného z členov schválenej komisie je dôvodom na uznanie aktu postúpenia vecí pri odvolaní za neplatný.

Overenie sa musí vykonať pred odchodom zamestnanca z pozície.

Fakt! Ak osoba odmietne odovzdať dokumenty súvisiace s jej služobnými povinnosťami a vytvorené počas jej práce v tejto organizácii, zamestnávateľ má právo vyvodiť hmotnú alebo disciplinárnu zodpovednosť.

Skutočnosť odmietnutia nie je dostatočným dôvodom na oneskorenie vydania pracovného zošita a konečnej platby. Manažér sa môže po prepustení domáhať úradných dokumentov prostredníctvom súdu.

Proces prenosu prípadu pozostáva z týchto fáz:

Vypracovanie objednávky.
Vykonávanie inventarizácie účtovných dokladov.
Kontrola dokumentov, či sú v súlade s regulačnými právnymi požiadavkami.
Vysielanie.
Vypracovanie osvedčenia o prevode a prijatí.

Proces odovzdávania vecí zahŕňa nielen správu o stave práce, ale aj ústne odporúčania príjemcovi o spôsoboch, podmienkach, metódach a postupnosti vykonávania pracovných povinností. Tieto informácie a osobný príklad výrazne ovplyvňujú úspešnosť práce špecialistu v tejto oblasti.

Ďalšie dokumenty potrebné na vypracovanie zákona

Keďže postup pri odovzdávaní vecí nie je stanovený zákonom, zoznam sprievodných správ schvaľuje sám riaditeľ organizácie. Dokumenty sa pripravujú pomocou nasledujúcich postupov:

registrácia príkazu vydaného na prevod vecí;
úplný súpis pasív, aktív a prísne výkazy;
kontroly vedenia záznamov;
vykonávanie priameho prenosu prípadov;
vypracovanie a podpísanie aktu.

Ak sa postup prenosu prípadov neodráža v dokumentoch organizácie, potom sa pre každý jednotlivý prípad vydá príkaz.

Čo je uvedené v prevodnej listine?

Príklad dokumentu.

Akt je vyhotovený v akejkoľvek forme na liste A4. Musí obsahovať úplný zoznam prenesených papierov, ktoré sa zvyčajne zapisujú do tabuľky. Keďže neexistuje štandardný formulár pre akt prijatia a odovzdania vecí pri prepustení, má najčastejšie formu účtovnej inventarizácie dokladov.

Vzor dokončeného aktu o prijatí a odovzdaní vecí pri prepustení je znázornený na obrázku.

V akte musí byť uvedené:

názov spoločnosti;
typ a názov dokumentu;
dátum a miesto zostavenia;
registračné číslo;
zoznam priložených dokumentov.

Vyhotovený akt podpisujú všetci členovia komisie, zamestnanec, ktorý dal výpoveď, a zamestnanec prijatý na jeho miesto. Ak manažér prípady prijme, samostatne skontroluje a podpíše všetky papiere.

Nuance! Budúci zamestnanec, ktorý ešte nie je prihlásený na uvoľnené miesto, nie je povinný zúčastniť sa procesu a prijímať prípady.

Zákon zvyčajne odráža správnosť nasledujúcej dokumentácie:

účtovníctvo a vnútorné kontrolné systémy spoločnosti;
účtovníctvo peňažných tokov;
účtovanie o príjme, evidencii a bezpečnosti finančných aktív;
účtovníctvo a inventarizácia inventárnych položiek;
zmluvy, akty o odsúhlasení vzájomných vyrovnaní a iné finančné dokumenty;
správy predložené daňovému úradu;
dohody so zamestnancami, pracovné zmluvy, personálne plány;
stav odpisovania majetku a pod.

Ak má nastupujúci zamestnanec pochybnosti o akýchkoľvek dokladoch, má právo vyhotoviť ich súpis. To ho ochráni pred možnými problémami v budúcnosti a umožní mu rozlišovať medzi svojimi papiermi a papiermi, ktoré pripravil predchádzajúci zamestnanec.

Môže byť užitočné prečítať si: